Правовое обеспечение финансовой деятельности предприятия. Курс лекций
.pdfположениями ст. 244 Трудового кодекса. Существует перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых сотрудниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а также типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный Постановлением Министерства труда России от 31.12.2002 г. № 85. Этот перечень включает кассиров (кассиров-контролеров), в том числе старших, и других сотрудников, исполняющих обязанности кассиров.
Кассовыми документами служат приходный и расходный кассовые ордера (действующая форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88), расчетно-платежная ве-
домость, платежная ведомость, кассовая книга.
Приходный кассовый ордер (ПКО) предназначен для приема наличных денежных средств организацией или индивидуальным предпринимателем, а также:
•остатка наличных денег, полученных под отчет;
•наличных денег, сдаваемых уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридиче-
ским лицом.
Расходный кассовый ордер (РКО) используется для выдачи наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по расходному кассовому ордеру, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведется кассовая книга. В Положении № 373-П упоминалось о ведении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (книга учета денежных средств), в которой отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня и делаются соответствующие записи в момент передачи наличных денег. Однако ни в Положении № 373-П, ни в ныне действующем Указании № 3210-У не говорится о ведении журнала регистрации расходных и приходных кассовых ордеров, в котором прежде подлежали регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу
61
Оформление кассовых документов
Оформлять кассовые документы имеют право следующие сотрудники:
•главный бухгалтер;
•бухгалтер или другой работник, определенный руководителем путем издания распорядительного документа;
•руководитель — в случае, если отсутствует главный бухгалтер
ибухгалтер.
Основаниями для оформления кассовых документов являются:
•расчетно-платежные ведомости;
•платежные ведомости;
•заявления;
•счета;
•другие документы.
Перечисленные бумаги должны прилагаться к кассовым документам. Исправления и помарки в кассовых документах не допускаются.
Кассовые документы подписывают:
•приходный кассовый ордер — главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир;
•расходный кассовый ордер — руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.
Кассир должен иметь:
•образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;
•печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.
Если кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
Допускается оформление кассовых документов двумя способами:
•на бумажном носителе;
•с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение с распечатыванием на бумажном носителе.
62
Прием наличных денег
Прием наличных денег в кассу организации или индивидуального предпринимателя осуществляет кассир. При получении приходного кассового ордера он проверяет:
•наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя и
еесоответствие имеющемуся образцу;
•соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
•наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель денег может наблюдать за действиями кассира. Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если фактически вносимая сумма денежных средств совпадает с суммой, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если фактически вносимая сумма наличных денег не совпадает с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:
а) предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;
б) возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель отказывается довнести недостающую сумму на-
личных денег, кассир возвращает вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и передает его главному бухгалтеру или бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денежных средств.
При ведении кассовых операций с применением контрольнокассовых аппаратов по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовых аппаратов, приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом). Платежным агентом (банковским платежным агентом) по-
63
мимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.
Выдача наличных денег
Согласно Указанию № 3210-У от 11.03.2014 г. кассир выдает наличные деньги получателю, указанному в расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Для этого получатель обязан предъявить:
а) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность; б) доверенность и документ, удостоверяющий личность. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет:
•наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера — наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;
•соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
•наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
•соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
Выдача наличных денег по доверенности
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:
•соответствие указанных в расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;
•соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере ФИО доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.
В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись — «по доверенности».
64
Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (рас- четно-платежной ведомости, платежной ведомости).
Доверенность может быть оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости при завершающей выдаче наличных денег.
Выдача денег по расходному кассовому ордеру
При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает соответствующую сумму наличных денег и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Выдача денег под отчет
Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя или сотруднику организации под отчет, расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению получателя, которое пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные пункты:
•надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, сделанную собственноручно;
•подпись руководителя, также сделанную собственноручно (использование факсимиле в подобных случаях не допускается);
•дату подписания документа.
65
Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода подотчетного лица на работу). Руководитель организации или индивидуальный предприниматель устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет надлежит проверить и утвердить, а также произвести окончательный расчет. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем (при их отсутствии), а утверждается руководителем.
Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выплата зарплаты
Предназначенная для выплаты заработной платы и иных аналогичных выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной или платежной ведомости.
Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной или платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не должен быть более 5 рабочих дней (считая день получения наличных денег с банковского счета). По прежнему порядку срок составлял не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — не более 5 дней).
Старший кассир выдает надлежащую сумму согласно расчетноплатежной или платежной ведомости кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по расходному кассовому ордеру на срок, установленный в ведомости.
Кассир готовит подлежащую выдаче сумму денег и передает рас- четно-платежную или платежную ведомость сотруднику для подписи, затем пересчитывает подготовленную сумму денег так, чтобы сотрудник имел возможность видеть его манипуляции. При выдаче денег они пересчитываются полистно, поштучно в сумме, указанной в расчетно-платежной или платежной ведомости.
Сотрудник в присутствии кассира проверяет пересчет денег полистным, поштучным способом, без этого последующие претензии к сумме денег не принимаются.
66
В последний день выдачи заработной платы или иных аналогичных выплат в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир выполняет следующие действия:
•проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;
•подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
•сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-пла- тежной ведомости (платежной ведомости);
•оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм
Согласно Указанию № 3210-У реестр депонированных сумм должен содержать:
•наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя;
•дату оформления реестра;
•период возникновения депонированных сумм;
•номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
•ФИО сотрудника, не получившего деньги, его табельный номер, если таковой имеется;
•сумму невыплаченных денег;
•итоговую сумму по реестру;
•подпись кассира, ее расшифровку;
•дополнительные реквизиты.
Реестры нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. После оформления реестра кассир подписывает расчетно-платежную или платежную ведомость и реестр депонированных сумм и передает их бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) для сверки соответствия записей в реестре с данными расчетно-платежной или платежной ведомости и их подписания.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетноплатежной ведомости или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир указывает на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.
67
Если реестр депонированных сумм оформляет сам руководитель организации, он лично заверяет своей подписью соответствие записей в реестре и данных расчетно-платежной или платежной ведомости.
Кассовая книга
Кассовая книга ведется организацией или индивидуальным предпринимателем в целях учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денежных средств. Платежный агент ведет дополнительно кассовую книгу для учета принятых наличных денежных средств.
Кассир:
•делает в кассовой книге записи по каждому приходному или расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные или выданные наличные деньги;
•сверяет содержащиеся в кассовой книге записи с данными кассовых документов;
•вычисляет сумму остатка наличных денежных средств на конец рабочего дня;
•подписывает записи, сделанные в течение дня.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов, проверку выполняет и подписывает ее результаты бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель (при их отсутствии). Листы кассовой книги или книги учета денежных средств на бумажном носителе до начала ведения брошюруются и нумеруются, о количестве листов делается заверительная надпись, которая должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером или руководителем (при отсутствии главного бухгалтера) и снабжена печатью организации или индивидуального предпринимателя (если таковая имеется). Современные правила не требуют опечатывать кассовую книгу сургучной или мастичной печатью.
Вслучае ведения кассовой книги (книги учета денежных средств)
сприменением технических средств необходимо обеспечить:
•сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;
•исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.
Если за рабочий день не было кассовых операций, и поэтому записей в кассовой книге нет, остатком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в послед-
68
ний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.
По усмотрению руководителя, при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книги или без его распечатывания. Если лист книги учета денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем. Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Главный бухгалтер или руководитель (при отсутствии главного бухгалтера) осуществляет контроль за ведением кассовой книги в организации.
Передача листа кассовой книги обособленным подразделением
Обособленное подразделение после выведения на конец рабочего дня суммы остатка наличных денег передает лист кассовой книги за данный рабочий день юридическому лицу. Сделать это оно должно не позднее следующего рабочего дня. Передаче подлежит:
•отрывной второй экземпляр листа кассовой книги — если обособленное подразделение кассовую книгу оформляет на бумажном носителе;
•распечатанный на бумаге второй экземпляр листа кассовой книги — если для оформления кассовой книги оно применяет технические средства. Обособленное подразделение лист кассовой книги может передать юридическому лицу в электронном виде.
Тогда передача листа кассовой книги на бумаге может происходить согласно правилам документооборота, которые утверждены юридическим лицом.
69
Лимит остатка наличных денег
Лимит остатка наличных денег в кассе — это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы денежного остатка на конец рабочего дня.
До 2012 г. лимит остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий он только согласовывался. С 1 июня 2014 г. по новым правилам утверждать лимит в банке не нужно, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель устанавливает лимит в кассе самостоятельно, издавая соответствующий приказ.
Согласно правилам при установлении данного ограничения можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач
наличных денег.
Вариант 1. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени меж-
ду днями сдачи в банк поступивших наличных денег.
Вариант 2. Сумму выдач наличных денег (кроме сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендии и иных выплат работникам) за расчетный период делят на количество рабочих дней за этот период. Полученный результат умножают на количество рабочих дней между днями получения необходимых для выплат наличных денег из банка.
При обоих вариантах расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня. Период времени между днями сдачи наличных денег в банк или получения денег из банка не должен превышать 7 рабочих дней. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель находятся в населенном пункте, где нет отделения банка, этот срок может быть продлен до 14 рабочих дней.
На некоторых предприятиях лимит кассы остался прежним и после 1 июня 2014 г. Юристы рекомендуют таким предприятиям издать приказ о переутверждении старого лимита, хотя подобного прямого требования в законодательстве нет. Дело в том, что в старом приказе указаны реквизиты старого порядка, а именно Положения № 373-П. В связи с изменением законодательства (хотя оно и не было кардинальным) ревизоры могут признать приказ со ссылками на старый порядок недействующим, лимит кассы принять за
70