Инновационные методы учета, контроля и налогообложения в современной экономике. Монография

91

Таблица 1

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2019 года и документы, которые их утверждают

Обязательными реквизитами первичного учетного документа яв- ляются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование экономического субъекта, составившего доку-

мент;

4)содержание факта хозяйственной жизни;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хо- зяйственной жизни с указанием единиц измерения;

93

6)наименование должности лица (лиц), совершившего (совершив- ших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформ- ление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (от- ветственных) за оформление свершившегося события;

7)подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фа- милий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для иденти- фикации этих лиц.

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавлива- ются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Фе- дерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе

и(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или до- говором предусмотрено представление первичного учетного докумен- та другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или госу- дарственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде элек- тронного документа.

Чаще всего бухгалтер работает с:

– счетами-фактурами (данная форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);

– счетами на оплату (утвержденной формы в законодательстве нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно);

– договорами с контрагентами;

– товарными и товарно-транспортными накладными или ТТН (формы утверждены постановлениями Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 и Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78);

– актами выполненных работ и оказанных услуг (это своеобразный двусторонний первичный документ, на которым ставят отметки ис- полнитель и заказчик. Для строительных работ можно брать формы из постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 или разра- ботать свои, а вот по услугам унифицированных бланков нет).

94

Ведение журнала учета первичных документов является правилом рационального документооборота, а не бухгалтерского учета. Для ре- гистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета пер- вичных документов необходим. Также иметь такой журнал стоит и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бух- галтерской программы. При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент.

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отра- жение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных доку- ментов, при условии, что они поступят позже. В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении. При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа. Такой подход подтвержден в следующих документах:

–ПБУ 21/2008;

–Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1);

–Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из данного порядка – документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возраже- ние доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня по- лучения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

Оформление документов в бухгалтерском учете иногда сопровож- дается ошибками и неточностями. В таком случае требуются исправ- ления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских докумен- тах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

–зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,

–рядом указывается верное значение,

–проставляется запись «Исправлено»,

–ставится дата исправления и подпись лица, составившего доку- мент с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтер- ском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от

29.07.1983 № 105.

95

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это невозможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непо- средственный руководитель.

Обеспечить структурный, иерархичный порядок в бухгалтерии позволяет систематизация бухгалтерских документов. При грамотной систематизации для поиска счета-фактуры, товарной накладной, акта выполненных работ или платежного поручения бухгалтер тратит не более минуты. Облегченный доступ к выпискам банковских счетов, товарных чеков либо приходных и расходных ордеров способствует оперативной оценке, анализу определенных аспектов бизнес- процессов, решению текущих задач.

Грамотно систематизировать бухгалтерские документы можно пу- тем выполнения ряда мероприятий:

1)сортировка документов по критериям (в зависимости от специ- фики и вида деятельности предприятия):

– направлениям хозяйственных операций;

– временной промежуток;

– контрагенты;

– типы документов;

– период хранения.

2)подшивка документов в обособленные твердые папки с этикет- ками, содержащими необходимую информацию;

3)фиксация сформированных папок в журнале с указанием перио- да хранения.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные статьей 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтер- ском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основани- ем для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

96

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих ар- хивных документов, образующихся в процессе деятельности государ- ственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» регламентирует для некоторых докумен- тов и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно хранятся:

–годовые бухгалтерские отчеты с приложениями;

–передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;

–свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;

Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых докумен- тов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не посто- янно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками ком- плектования государственных, муниципальных архивов, срок «посто- янно» не может быть меньше 10 лет;

–договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;

–документы о переоценке основных фондов, определении аморти- зации основных средств, оценке стоимости имущества организа- ции;

–акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;

–договоры дарения;

–документы по операциям с ценными бумагами;

–переписка о разделе совместной собственности юридических лиц;

–паспорта сделок.

75 лет хранятся документы по личному составу и о выплаченных доходах: трудовые договоры; реестры сведений о доходах физлиц; ведомости на выдачу дивидендов; лицевые счета и карточки работни- ков. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сро- ки хранения других документов: о приеме выполненных работ по до- говорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взно- сам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, доку- менты о получении зарплаты и других выплат.

Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хра- нятся 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы: по продаже движимого имущества; дого- воры по залогу имущества организации и документы к ним; оператив- ные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

97

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы органи- зация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет исполь- зован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчет- ности начинают с 1 января года, следующего за годом окончания де- лопроизводства:

–для учетной политики – это год, когда ее в последний раз исполь- зовали для составления отчетности;

–для договоров – год окончания действия договора;

–для первичных документов – это будет год, когда документы бы- ли приняты к учету;

–для документов налогового учета – год, когда эти документы по- следний раз использовались для расчета налога.

Для первичных документов, которые отражают формирование пер- воначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью аморти- зировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Публичные и непубличные акционерные общества обеспечивают сохранность документов, образующихся в результате их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной ко- миссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03 № 03-33/пс).

Условия хранения должны отвечать противопожарным, охранным

исанитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хране- ния. Нельзя допускать хранение документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей

иатмосферных осадков. Место хранения желательно оборудовать спе- циальными средствами хранения и перемещения документов: стелла- жами, шкафами, сейфами и пр.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105) определяет требования

ик комплектации первичных учетных документов и регистров бухгал- терского учета, например:

98

1)сметы, бюджеты, лимиты, нормы, расчеты-обоснования форми- руются в отдельные дела, а в том случае если их количество в течение календарного года незначительно – объединяются в одном деле с уче- том их функционально-логической взаимосвязи;

2)переписка с контрагентами в течение календарного года форми- руется в отдельные дела;

3)первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчет- ность должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномочен- ных главным бухгалтером;

4)бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, метал- лических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обес- печить их сохранность и т.д.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере, при этом желательно иметь их элек- тронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD- дисках или съемном жестком диске. Но, учитывая возможные форс- мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, Интернет- соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут по- мешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов – собственный архив или внеофисное хранение – определяется финансовыми воз- можностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архив- ной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного про- странства и снизить издержки, которые связаны с созданием собствен- ного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным пре- имуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (со- здание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ

№125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федера-

99

ции». Их нужно сдать в муниципальный архив, предварительно за- ключив договор.

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, кото- рая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются пред- ложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем. Уничтожить документы можно:

–самостоятельно. При этом необходимо составить акт об уничто- жении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены;

–путем передачи на уничтожение в специализированную органи- зацию. При этом составляется накладная, в которой указывается коли- чество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализирован- ная организация.

Ответственным за организацию хранения документов является ру- ководитель.

Штрафные санкции по работе с первичными документами установ- лены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бух- галтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчет- ности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета являет- ся: «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных доку- ментов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгал- терской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в те- чение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов: на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей, за повторное совершение – на должностных лиц

100

в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалифи- кацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсут- ствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за необеспечение сохранности первич- ных документов установлена и НК РФ (статья 120): в течение одного отчетного периода – до 10 тыс. руб., в течение более одного налогово- го периода – до 30 тыс. руб., при занижении налоговой базы – 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Самое серьезное наказание предусматривает УК РФ. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказани- ем будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ). Предметом преступления, предусмотренного в ч. 1 статьи может быть любой официальный документ, а не только предо- ставляющий определенные права и освобождающий от обязанностей.

Таким образом, соблюдение действующих законодательных норм и правил составления и хранения бухгалтерских документов организа- ции позволит предотвратить определенные ошибки, утрату, порчу, а также несанкционированный доступ к содержащейся в бухгалтерских документах информации.

Список использованных источников

1.Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от

26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 29.07.2018, с изм. от 03.07.2019) (с изм. и

доп., вступ. в силу с 30.12.2018) // Справочная правовая система кон-

сультант. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/

2.Кодекс Российской Федерации об административных правона-

рушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная правовая система консультант. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/

3.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от

31.07.1998 №146-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная правовая си-

стема консультант. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/

4.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от

05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 30.07.2019) // Справочная правовая си-

стема консультант. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/

5.Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63- ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная правовая система консультант. –

Режим доступа: http://www.consultant.ru/