Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

2

УДК 651.4 ББК 65.050.2 К 30

Р е ц е н з е н т доц. каф ЭиОП, канд. эконом. наук. Н. А. Кулик

Ответственный за выпуск зав. кафедрой ЭиОП, канд. эконом. наук, профессор В. Л. Рачек

Кауфман, Н. Ю.

К 30 Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / Н. Ю. Кауфман. – Омск : Омский государственный институт сервиса, 2014. – 177 с.

ISBN 978-5-93252-309-4

Целью настоящего издания является оказание помощи студентам в изучении теоретических аспектов организации делопроизводства на предприятии.

В учебном пособии собраны основные правила и нормы по составлению документов, даны рекомендации по организации документооборота на предприятии с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организацион- но-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пособие подготовлено в соответствии с действующей программой Государственного образовательного стандарта, специальности 080200.62 Менеджмент.

Пособие предназначено для студентов специальности 080200.62 Менеджмент, профиль подготовки «Управление малым бизнесом», квалификация (степень) выпускника – бакалавр, дневной и заочной формы обучения.

УДК 651.4 ББК 65.050.2

3

Оглавление

1.3.Основные базовые понятия и термины…………………………………... 17

1.4.Классификация, виды и функции документов…………………………... 20

Вопросы для самопроверки…………………………………………………….. 25

Глава 2. Оформление реквизитов управленческих документов……….. 26

2.1.Правила оформления управленческих документов……………………... 26

2.2.Правила оформления реквизитов…………………………………………. 29

Вопросы для самопроверки…………………………………………………….. 45 Задания………………………………………………………………………….. 46

Глава 3. Документирование трудовых правоотношений……………….. 48

3.1.Делопроизводство по личному составу…………………………………... 48

3.2.Правила оформления автобиографии и резюме…………………………. 60

Вопросы для самопроверки…………………………………………………….. 64 Задания………………………………………………………………………….. 64

Глава 4. Оформление организационно-распорядительной документа-

ции………………………………………………………………………………. 66

5.2.Требования, предъявляемые к оформлению справок…………................ 81

5.3.Оформление актов…………………………………………………………. 82

5.4.Оформление краткого и полного протоколов……………………………. 84

Вопросы для самопроверки…………………………………………………….. 89 Задания………………………………………………………………………….. 89

Задания………………………………………………………………………….. 100

Глава 7. Организация делопроизводства на предприятии……………… 102

7.1.Организация работы с документами…………………………………….... 102

7.2.Прием и обработка входящих документов………………………………. 106

7.3.Работа с исходящими документами……………………………………… 108

7.4.Подготовка документов к последующему хранению и использованию.. 111

4

7.5.Работа с конфиденциальными документами…………………………….. 116

7.6.Значение электронного документооборота для современных предпри-

ятий……………………………………………………………………………… 118 Вопросы для самопроверки…………………………………………………….. 120 Заключение…………………………………………………………………….. 121

5

Предисловие

Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам понятие о технологии и организации делопроизводства. Знание основных правил подготовки документов и документооборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и уничтожения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя.

В данном учебном пособии подробно рассмотрено оформление реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации». Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается примерами оформления необходимых видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.). В приложении даны образцы рассмотренных в пособии документов.

Учебное пособие состоит из предисловия, введения, основного текста, заключения, библиографического списка, словаря, а также для удобства поиска базовых определений и понятий приведен алфавитно-предметный указатель. Каждая тема заканчивается списком вопросов для самоконтроля знаний студентов и заданиями с целью закрепления изученного материала. В конце учебного пособия даны итоговые тестовые задания по курсу. Для более глубокого изучения курса «Документирование управленческой деятельности» необходимо обратиться к основным и дополнительным изданиям, указанным в библиографическом списке.

В процессе изучения дисциплины студент должен освоить следующие компетенции: владеть основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией; способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и корпоративных информационных системах; способность осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации.

Издание подготовлено в соответствии с действующей программой Государственного образовательного стандарта, специальности 080200.62 Менеджмент, профиль подготовки «Управление малым бизнесом», квалификация (степень) выпускника – бакалавр, дневной и заочной формы обучения.

Настоящее издание отличается от ранее выпущенных пособий тем, что дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами, более подробно рассмотрены современные требования к написанию деловых писем.

Автор пособия – Кауфман Наталья Юрьевна, ст. преподаватель кафедры экономики и организации производства Омского государственного института сервиса.

Автор

6

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

7

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

•управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;

•управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее;

•управление (координация) работой подчиненного персо-

нала;

•реализация договоренностей с внешними организациями;

•отражение хода мероприятий, событий;

•анализ различных данных и их оценка;

•подведение итогов работы за определенный период;

•планирование рабочего времени;

•прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию,

всоответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы как сотрудника, так и предприятия в целом, а значит и повышает ее конкурентоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

8

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТА И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Успех управленческой деятельности менеджера зависит от полноты, достоверности и своевременности получения информации, на основе которой принимается решение. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

1.1.КРАТКАЯ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ПИСЬМЕННОСТИ

ИДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ВРОССИИ

Необходимость закрепления на каком-либо носителе важной информации привела к рождению и развитию письменности. Документооборот появился с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».

В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам.

Папирус как материал для письма производился только в Египте и был важной статьей экспорта. Однако гораздо больше ценился не он сам, а информация, записанная на нем. Ко II веку до нашей эры главным собранием человеческих знаний считалась библиотека в городе Александрии (Египет), состоявшая из папирусных свитков. Египетские цари дорожили своим статусом хранителей сокровенных знаний настолько, что запретили

9

вывозить папирус за пределы страны во избежание конкуренции. Эллины, цивилизация которых была не менее совершенна, были вынуждены искать новый материал для письма. Употребляемые ими навощенные дощечки не могли хранить знания долго. Новый носитель информации был найден в городе Пергаме (Малая Азия). Этим материалом стала выделанная недубленая кожа, по месту происхождения названная пергаментом. На многие века он стал главным писчим материалом.

Именно на пергаменте написаны первые известные на Руси документы – жития, летописи и статуты. Однако это был дорогой материал, доступный не всем и применявшийся только для особенно ценных записей. Для повседневных записей на Руси был распространен более доступный материал – береста. Именно на бересте велся документооборот того времени – писались расписки, письма и договоры. Этот материал был в ходу сотни лет – в XI–XV веках.

Хранилища письменных документов, архивы и библиотеки того времени находились в храмах и монастырях. Из числа монахов и священников выходили первые специалисты по документообороту. Это были дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в России вплоть до XVIII века. Ими были введены первые стандарты делопроизводства, устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, типовые формы, из которых составлялись так называемые формулярники.

В тот же период утвердился обычай заверять важные документы металлическими печатями, или буллами. Печати придавалось большое значение: в XIII–XVII веках существовала должность печатника – хранителя государственной печати при дворе русских князей и царей. Печатник заведовал личной канцелярией царя и государственным архивом.

Государственное делопроизводство на Руси начало формироваться с XV века. По мере объединения отдельных княжеств в централизованное государство развивалось и делопроизводство. Оно велось в основном в приказах (или избах) – органах центрального управления – приказными дьяками. Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Посольского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и других) регулирова-

10

лась высшим правительственным учреждением – Боярской ду-

мой [3, с.14].

Приказы выполняли все функции административного управления, поэтому этот период в развитии делопроизводства называется приказным. Принцип управления был объединенным – и территориальным, и отраслевым, то есть существовали приказы как по регионам, так и по отраслям деятельности. К XVII веку насчитывалось до 70 приказов.

Приказная изба, разделенная на столы, была канцелярией и архивом. В делопроизводстве приказов первоначально использовалась особая форма документа – столпик (столп, столбец) – свиток из склеенных друг с другом листов бумаги. Постепенно столпики были вытеснены тетрадями [3, с.16].

Первоначально тетрадью назывался лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе и переплетались в книги. Полностью столбцовая форма документов была отменена петровским указом в 1700 году. Во время приказов начали формироваться важнейшие признаки официального документа – реквизиты – языковые формулы, специфичные для каждого вида документа. Реквизиты чаще всего не выделялись: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа составляли сплошной текст.

Существенное реформирование российской системы делопроизводства произошло во времена правления императора Петра I. Развитие государственности требовало соответствующего уровня бюрократического аппарата. Появилась структура, контролирующая правительственные учреждения, – это был Сенат, высший орган по делам законодательства и государственного управления.

Была создана коллегиальная система государственного управления, вместо приказов действовало 12 коллегий, сформированных по отраслевому принципу: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор- коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактурколлегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Каждая коллегия имела собственный регламент, который определял штат, структуру, функции и поря-