Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

32

ответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример.

ИНН/КПП 7807032160/871001001

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Каждый документ имеет свой код.

Пример.

Код КЧ Наименование документа 0200000 2 Унифицированная система организационнораспорядительной документации

0211231 2 Устав

08. Наименование организации – составителя документа.

Наименование организации должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте.

Пример.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЯЗИ РФ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРКО»

Сокращенное наименование приводится тогда, когда оно включено в устав этого предприятия. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА (ФГБОУ ВПО «ОГИС»)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования.

33

Пример.

ЗАО «ПИЛОТ»

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывается в том случае, если они участвовали (являются) авторами этого документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации.

Пример.

ООО «ФАКТОРИАЛ» ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Пример.

ГЛАВА ЦЕНТРАЛЬНОГО ОКРУГА

09. Справочные данные об организации включают почто-

вый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Пример.

Среднеохтинский пр., д. 22, Санкт-Петербург, 195279

тел. 8 (812)5101620

10. Название вида документа (акт, приказ, протокол,

справка и т.д.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организацион- но-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия. Наименование документа указывается заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, КОНТРАКТ, АКТ и т. д. Проставляется во всех документах, кроме писем.

34

11. Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 ноября 2013 г. следует оформлять в левом углу документа, после его названия, независимо от того, угловым или продольным способом оформляется документ.

Пример.

05.11.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Пример.

05ноября 2013 г.

Атакже оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Пример.

2013.11.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Индекс дела по номенклатуре включает условное обозначение подразделения, куда направлен документ или где был создан, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен, например:

Пример.

№1-3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа);

№ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела, 115 – порядковый номер документа).

36

ца. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Руководителю управления А. С. Сидорову

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например.

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например.

Главному редактору Издательского дома "Медиадом"

Н. В. Семиной

37

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например.

Государственное учреждение "Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д.82,

Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например.

Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

16. Гриф утверждения документа ставится должностным ли-

цом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

38

Например.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

ООО «Большевичка» (личная подпись) И. В. Сергеев

12.11.2014

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек.

Например.

УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров от 15.09.2014 № 4

17. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например.

А. В. Зайцевой, П. С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с ООО «Гермес» к 10.02.2014

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости написания второй и третьей резолюции, они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

18. Заголовок к тексту. Состоит из краткого изложения содержания текста документа, отвечает на вопросы о чем? чего?

39

Например:

ПРИКАЗ Об итогах работы за первое полугодие 2014 года

или

ПРОТОКОЛ Заседания педагогического совета

Заголовок допускается не указывать, если документ с небольшим текстом или документ формата А5.

19.Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

20.Текст – это основная информационная часть документа

иважнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким. Текст состоит из двух частей. В первой части, констатирующей, указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй, заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может состоять только из заключительной части (в приказах присутствует в основном только распорядительная часть).

Например.

ПРИКАЗЫВАЮ:

До 14.04.2014г. коммерческому директору Петрову И. В. подготовить отчет о проделанной работе.

Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

40

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Более подробно образцы составления текста документов можно увидеть в приложениях.

21. Отметка о наличии приложения. Если документ име-

ет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Например.

Приложение: на 10 л. в 3-х экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждо-

го. Например.

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3-х экз. 2. Смета расходов на 3-х л. в 3-х экз.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.