Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

Автор документа – физиче-

ское или юридическое лицо, создавшее документ.

Администрация – органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполни- тельно-распорядительную деятельность.

Адресат – 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт – 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).

Анкета – 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения какихлибо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу «вопросответ».

Аппарат управления – 1) си-

стема органов государственного

управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архив – 1) учреждение или его часть, хранящая документы; 2) совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, организаций.

Бланк документа – стан-

дартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письма или документа.

Бланк должностного лица

– бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма – бланк до-

кумента, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принад-

лежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования доку-

мента – реквизит документа, вы-

ражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – до-

кумент, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – до-

кумент, поступивший в учреждение.

Входящий номер докумен-

та – регистрационный номер входящего документа.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо – 1)

служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые принимает поручитель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.

Графа таблицы – часть таб-

лицы в виде столбца, предназначенная для заполнения рек- визитами-основаниями.

Гербовый бланк – бланк до-

кумента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Россий-

ской Федерации или муниципальногообразования.

Государственная тайна –

защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и опера- тивно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт

– нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Гриф ограничения – рекви-

зит официального документа, доступа к документу свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователейдокумента.

Гриф согласования – рек-

визит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – рекви-

зит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Деловое письмо – документ,

применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Доверенность – документ,

дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Доклад – 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.

Докладная записка – доку-

мент, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ (документированная информация) – зафик-

сированная на материальном носителе информация с реквизита-

ми, позволяющими ее идентифицировать.

Документ личного проис-

хождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе (машиночитаемый документ, электронный доку-

мент) – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером.

Документационное обеспечение управления – см. делопро-

изводство.

Документация – совокуп-

ность документов по определенному предмету.

Документация по личному составу – приказы по личному составу, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др..

Документирование – науч-

ная дисциплина, разрабатывающая способы создания документов, принципы.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движе-

ние документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Дубликат документа – по-

вторный экземпляр подлинника

документа, имеющий юридическую силу.

Досье – документы, относящиеся к какому-нибудь делу или вопросу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовочная часть доку-

мента – часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ.

Заголовок к тексту доку-

мента – реквизит документа, кратко излагающий его содержание

Заказ – документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чеголибо, производство каких-либо работ.

Заключение – документ, со-

держащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по како- му-либо документу или вопросу.

Записка – см. докладная объяснительная записка, пояснительная записка.

Заявка – документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Заявление – официаль-

ное обращение, письменная прос ьба о чем-либо, составленная по

установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.

Знак обслуживания – см.

товарный знак, эмблема. Извещение – разновидность

служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела – цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ –

документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Исходящий документ – до-

кумент, отправляемый из организации.

Информационное письмо –

письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационносправочная документация –

письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы и др.

Информация о гражданах (персональные данные) – сведе-

ния о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать еголичность.

Канцелярия – структурное подразделение организации, ведающее делопроизводством.

Картотека по личному со-

ставу – каталог документальных материалов, содержащих сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате отдельных лиц.

Классификация докумен-

тов

– деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Ключевые слова – слова,

каждое из которых необходимо, а все вместе достаточные для выражения содержания документа.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации – иденти-

фикатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа –

идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Коммерческая тайна – ин-

формация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам,

не имеющим к ней свободного доступа на законном основании.

Контракт – документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Конфиденциальная ин-

формация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов –

воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа – доку-

мент, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент – учрежде-

ние или лицо, с которым ведется переписка.

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Машинописный документ

–письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами

Машиночитаемый доку-

мент – см. документ на машинном носителе.

Наименование документа

–обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия – ко-

пия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых

реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел – систе-

матизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ –

документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Носитель информации –

материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обзор – документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

Общий бланк документа –

бланк документа, используемый для подготовки всех организаци- онно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота –

количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка

– документ, поясняющий какоелибо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Описание документов – из-

ложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках и на обложках дел.

Организационная доку-

ментация – положения, уставы, инструкции, правила.

Организация работы с до-

кументами – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управления.

Оригинал документа – эк-

земпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отметка для автоматического поиска документов – рек-

визит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе –

реквизит документа, содержащий

сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о заверении ко-

пии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле – рек-

визит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии при-

ложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию – рекви-

зит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностномулицу.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор.

Официальный документ

– документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа –

проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Первичный документ – до-

кумент, содержащий исходную информацию.

Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение).

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Персональные данные –

см. информация.

Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо, сам оттиск.

Письменный документ –

текстовой документ, информация которого зафиксирована какимлибо типом письма.

Письмо – 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник документа –

первый или единственный экземпляр официального документа.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковые данные докумен-

та – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер страницы документа.

Положение – 1) документ,

устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного управления; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постоянный реквизит доку-

мента – реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении.

Поток работ – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнеспроцесса.

Почтовый индекс – услов-

ное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений.

Пояснительная записка –

документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирова-

ния – требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Претензионные письма –

письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и разного рода обязательств.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол заседания – до-

кумент, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Распорядительная доку-

ментация – приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельностиорганизации.

Регистрационная карточка

– карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа – цифровое или бук- венно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп –

штамп, проставляемый на входящем документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа –

фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.

Реестр – список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или спра- вочно-информационных целях.

Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обяза-

тельный информационный элемент оформления официального документа.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.

Решение – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными

органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными, и др.).

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по како- му-либо вопросу.

Система документации – со-

вокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ихоформлению.

Система организационнораспорядительной документации

(ОРД) – система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностныхлиц.

Система электронного документооборота (СЭД) – компью-

терная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачудокументов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.

п.).