Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

11

док делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, которая получила название коллежской. В новых учреждениях основным стал коллегиальный способ принятия решений [3, с.18].

Петр I считал такую форму самой прогрессивной: «Все лучшее устроение через советы бывает». Именно в это время все делопроизводство закрепляется за специальным подразделением, канцелярией. Появилась должность секретаря, главы канцелярии, в обязанности которого входила организация делопроизводства коллегии. В состав канцелярии входили также нотариус, регистратор, актуариус (регистратор актов), канцеляристы, копиисты и переводчики.

В Генеральном регламенте были детально зафиксированы принципы регистрации документов, что обеспечивало их сохранность, быстрое нахождение, контроль над их движением и исполнением. Был введен порядок подписи главы присутствия (госучреждения) на документе и подписей членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Произошли изменения в форме документов – появились реквизиты, отражающие различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Была разработана так называемая иерархия властей и мест, то есть порядок взаимоотношений центральных и местных учреждений. Это было важным шагом – в измененном виде иерархия сохраняется в делопроизводстве до настоящего времени.

Через 100 лет после реформ Петра I другой царьреформатор и первый российский государь-либерал Александр I перевел делопроизводство и вообще всю систему государственности на новый уровень. Коллегии были упразднены и уступили место министерствам. Первые министерства были созданы в 1802 году как центральные органы государственного управления, отвечающие за определенную отрасль хозяйства или управления. Их было восемь: военно-сухопутных сил, во- енно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммер-

12

ции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета.

Государственный совет был создан в 1810 году и был высшим законосовещательным учреждением до 1906 года, в котором была создана Государственная дума. Члены Государственного совета также назначались императором. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем.

В1811 году был принят законодательный акт «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. Документы в делопроизводстве министерств делились на три группы:

• составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

• поступавшие из других учреждений;

• направлявшиеся в другие учреждения (в том числе исполнительные бумаги) [3, с.19].

Все более организованная государственная система повлекла за собой единообразие в системе делопроизводства. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов теперь включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс и заголовок документа. Появилась также ссылка на взаимосвязанные документы.

В1906 году была создана Государственная дума, и благодаря техническому прогрессу появились пишущие машинки,

13

телефон и телеграф. Формально Дума просуществовала до революции 1917 года и созывалась четыре раза. Делопроизводство в это время активно развивалось, пронизывая всю структуру государства. Накопленный опыт делопроизводства – это чуть ли не единственное, что коммунистическая власть восприняла от старого режима. В 1918 году было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений».

В1926 году был основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства. В 1931 Институт издал проект «Общих правил документации и документооборота», в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы. Это было началом процесса унификации и стандартизации видов и форм документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и других документов.

В1941 году на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа документационного обеспечения управления, но начавшаяся вскоре Великая Отечественная война и последующая послевоенная разруха отложили ее реализацию на 20 лет. Период активных преобразований в области делопроизводства и архивного дела пришелся на начало 60-х годов XX века.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 году по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1965 году появились «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства». Завершал разработку Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета министров СССР по науке и технике и рекомендованы для применения. ЕСГД продержалась более 15 лет и послужила основой для разработки государственных стандартов в области управленческих документов и классифи-

14

каторов. Их принятие унифицировало оформление документов

иузаконило процессы их учета, хранения и поиска.

В1988 году новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ является совокупностью принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и работе с документами. До сих пор это главный методический документ по организации документооборота. Часть ГСДОУ устарела, однако большинство ее рекомендаций может служить основой для организации документационного обеспечения управления и в настоящее время.

На основе ГСДОУ разрабатываются новые ГОСТы, регламентирующие документационное обеспечение. С 1 июля 2003 года действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» [3, с. 21].

1.2.ОСНОВНЫЕЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ

ИНОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией – программное обеспечение, аппаратное обес-

печение (от англ. software и hardware).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.

15

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документооборот – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными и любой документ на бумажном носителе перевоплощается в электронный, сохраняя при этом все реквизиты. А документ, набранный на компьютере, может быть принят на любом факсе в бумажном виде. [2, с.43]

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью норма- тивно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

–правильно создать и оформить документы, придать им юридическую силу;

–организовать документооборот;

–обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

16

–законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

–указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

–нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

–технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

–общероссийские классификаторы технико-экономической

исоциальной информации;

–унифицированные системы документации;

–нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив). В ее задачи входит межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов техникоэкономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответству-

17

ющих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основные законодательные акты и нормативнометодические документы, для организации делопроизводства в Российской Федерации, наряду с вышеупомянутыми, включают Конституцию РФ, различные кодексы РФ (включая Гражданский и Трудовой), а также ряд документов, которые перечислены в библиографическом списке [4, с. 19; 22; 23].

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная норматив- но-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по ДОУ (делопроизводству), табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

1.3.ОСНОВНЫЕБАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ ИТЕРМИНЫ

Кдокументам (от лат. dokumentum – свидетельство, доказательство) относятся все источники и носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочноинформационным материалом, и в частности предметом доказательства истины (так как имеют юридическую силу) [2, с. 46].

Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных актахи нормативно-методических документах.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

18

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документа-

ции, среди которых – Унифицированная система организацион- но-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД – это система документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в единую папку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

19

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный впервые.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям представлено право выдачи в случае утери владельцем подлинного документа ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1)теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2)пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

В систему документооборота входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – опреде-

20

ление сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

1.4.КЛАССИФИКАЦИЯ, ВИДЫ ИФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

•прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

•прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

•контроль за правильностью оформления документов;

•распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

•учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

•систематизация документов и организация их текущего хранения;

•проведение экспертизы ценности документов;