Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

21

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов,

работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1)директивные, информационно-инструктивные и инфор- мационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

2)организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а) организационные (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б) распорядительные (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.)

3)документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4)финансовые документы.

Также документ выполняет следующие функции:

•информационная – отражает факты, события, которые фиксируются в документе и влияют на деятельность человека;

•организационная – заключается в обеспечении воздей-

ствия на группу людей для организации и координации их деятельности;

•коммуникативная – направлена на внешние связи предприятий и организаций партнеров, поставщиков и т. д.;

•юридическая – используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры;

22

• воспитательная – дисциплинирует исполнителей, требует повышенного уровня образовательной подготовки и является одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов при использовании унификации и стандартизации.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам:

1.По видам деятельности подразделяются на: научнотехнические, технологические, конструкторские, проектносметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные, плановые, по бухгалтерскому учету, по ценообразованию, по торговле, по социальному обеспечению, по изобретениям и т. д.

2.По наименованию (научные отчеты, графики, чертежи, техно-логические карты, приказы, распоряжения, указания, расписки, инструкции, служебные письма, платежные требования, уставы, договоры, доверенности, авторские свидетельства

ит. д.).

3.По способу фиксации информации:

• Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

•Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

•Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

•Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

•Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какоголибо объекта.

• Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

23

•Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

•Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

•Документ на машинном носителе – документ, создан-

ный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной.

• Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

4.По месту составления (документы, которые используются при решении внутренних и внешних вопросов). Внешняя документация делится на поступающую – входящая и отправляемую

–исходящая):

•входящие (поступившие в организацию);

•исходящие (отправляемые из организации);

•внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

5.По степени сложности (простые и сложные).

•простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;

•сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

6.По степени гласности:

•секретные документы, помечены особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения;

•для служебного пользования, содержат несекретные сведения, могут использоваться работниками учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования»;

•несекретные (простые).

7.По сроку исполнения (срочные, несрочные).

24

•срочные – документы, установленные законом или соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»;

•несрочные – выполняются по общим правилам, грифа «срочно» не содержат.

8.По юридической силе (подлинники (оригиналы), копии, дубликаты).

Подлинник официального документа (оригинал) – первый

(или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) [2, с. 48].

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на кото-

рой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

9.По стадиям создания:

•служебные письма – подготовленные на предприятии;

•личные письма – с изложением жалоб, пожеланий, различных просьб и т. д.

10.По происхождению:

•черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления;

•подлинник – единственный экземпляр документа, который оформлен и подписан в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, дубликаты, выписки из документа.

11.По срокам хранения:

•документы постоянного хранения;

•документы временного хранения – до 10 лет;

25

•документы долговременного хранения – свыше 10 лет.

12.По степени обязанности:

•информационные – содержат сведения и факты о производственной деятельности предприятия;

•директивные – обязательны для исполнения.

13.По степени унификации:

•индивидуальные – носят характер индивидуального разового документа;

•типовые – изложение однородных процессов и явле-

ний;

•трафаретные – заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа;

•примерные – унифицированные в виде таблиц, анкет

ипр.).

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справоч- но-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины.

Вопросы для самопроверки

1.Что такое документ?

2.Какие действия предусматривает работа с документами?

3.Чем подлинный документ отличается от дубликата?

4.Какие документы составляют нормативно-методическую базу делопроизводства?

5.Определить, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

6.Что такое стандартизация документов?

7.Назвать виды документов и указать, по каким признакам они классифицируются.

8.Какое понятие включает система документооборота?

26

Глава 2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы в качестве основного вида делового языка и носителя информации, являются способом засвидетельствования и основой для принятия решений или для доказательств, т. е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно оформлены по форме и содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов и имеют, в соответствии с действующим законодательством, юридическую силу.

2.1. ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Вуправленческой деятельности предприятий используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют

управленческими, а их совокупность – управленческой документацией.

Воформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами (например, дата, подпись, печать и т. д.). Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления. Реквизит от лат. requisitum – требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов документа отражает его форму и называется формуляром.

При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими посто-

янную информацию об организации – авторе документа. Существуют следующие типы бланков:

• официальный бланк, используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). В соот-

28

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Резолюция» и др.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа», и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются (рис. 2). Продольные бланки используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов на бланке

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

29

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30–35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

2.2. ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система документации». В данном государственном стандарте 30 реквизитов [11].

Обязательными реквизитами документа являются: название организации (автора документа), название документа (не указывается при оформлении писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются

дополнительными.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Перечень реквизитов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 04. Код организации по Общероссийскому классификатору пред-

приятий и организаций (ОКПО).

30

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации – составителя документа.

09.Справочные данные об организации.

10.Название документа.

11.Дата документа.

12.Регистрационный номер документа.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14.Место составления или издания документа.

15.Адресат.

16.Гриф утверждения документа.

17.Резолюция.

18.Заголовок к тексту.

19.Отметка о контроле.

20.Текст.

21.Отметка о наличии приложения.

22.Подпись.

23.Гриф согласования.

24.Виза.

25.Печать.

26.Отметка о заверении копии документа.

27.Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29.Отметка о поступлении документа.

30.Идентификатор электронной копии документа.

Схема расположения реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов) по ГОСТ 6.302003 приведена в прил. 1. Далее более подробно рассмотрено заполнение каждого реквизита.

01. Изображение Государственного герба РФ помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. На бланках с угловым расположением реквизитов герб помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре