Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1.Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ООО Бизнессервис» (далее – «Общество»).

1.2.Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.

1.3.Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

1.4.На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5.Секретарь руководителя должен знать:

–постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

–структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

–организацию делопроизводства;

–методы оформления и обработки документов;

–архивное дело;

–машинопись;

–правила пользования приемно-переговорными устройствами;

–стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;

–правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

–основы этики и эстетики;

–правила делового общения;

–основы организации труда и управления;

–правила эксплуатации вычислительной техники;

–основы административного права и законодательства о труде;

–правила внутреннего трудового распорядка;

–правила и нормы охраны труда.

142

Продолжение прил. 7

1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву И. Г. – специалиста отдела автоматизации.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы

либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

143

Окончание прил. 7

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном копировальном оборудовании.

3. ПРАВА.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1.Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя.

3.2.Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря руководителя.

3.3.Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Секретарь руководителя несет ответственность за:

4.1.Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2.Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3.Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора Общества.

4.4.Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.5.Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ.

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

заголовок к тексту начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова приказываю.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2.Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3.В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: контроль за исполнением приказа возложить на...

(указывается должность, Ф. И. О. или наименование структурного подразделения).

146

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Пример оформления решения

ООО «РОССИЙСКАЯ ПУШНИНА»

РЕШЕНИЕ совета директоров 25.05.2014 № 5 Санкт-Петербург

О подготовке к пушному аукциону в г. Новосибирске

На основании координационного плана от 23.04.2014 г. совет директоров ассоциации «Российская пушнина»

РЕШИЛ:

1.Назначить ответственным представителем ООО на аукционе Васильева А.Д.

2.Васильеву А. Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение совету до 27.05.2014г.

3.Смирнову Л. В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение совету до 27.05.2014г.

147

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Пример оформления распоряжения

ООО «МАЯК» РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.01.2014 № 31 г. Омск

опроведении ремонтных работ

Всвязи с аварийным состоянием отопительной системы в кабинетах № 15, 17, 18

ОБЯЗЫВАЮ:

1.Провести ремонтные работы в комн. № 15, 17, 18. Ответственный – Сайко Л. М.

Срок исполнения – «01» февраля 2014 г.

2.Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А. В.

Визы

148

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Пример оформления указания

ООО «Электрик-МИКС» УКАЗАНИЕ 28.11.2013 № 34 г. Омск

О графике отпусков на 2014 г.

Для составления графика отпусков на 2014 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников.

Срок представления списков «____»_____________2014г.

2.Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2014 г. и представить его на утверждение директору предприятия.

Срок представления графика «____»_____________2014 г.

Визы

Старший следователь Иванов М. П., рассмотрев материалы уголовного дела № 29 от 20.01. 2014 г.,

УСТАНОВИЛ:

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_________________________

Принимая во внимание, что для установления истины по делу и ответа на поставленные ниже вопросы необходимы специальные познания в области ботаники, руководствуясь ст. 78, 184, 187 УПК РФ,

ПОСТАНОВИЛ:

1. Назначить по данному делу ботаническую экспертизу, производство которой поручить экспертам Сидорову И. К. и Кукушкину С. В.

2. Поставить на разрешение экспертов следующие вопросы:

1)Как называется растение (часть его), обнаруженная в определенном месте?

2)Не являются ли данные растения (одно из которых обнаружено там-то, например, на квартире обвиняемого) растениями одного вида?

3)От какого растения происходят данные семена?

3.Представить в распоряжение экспертов копию данного постановления.

4.Предупредить экспертов об уголовной ответственности за отказ или уклонение от дачи заключения по ст. 308 УК РФ и за дачу заведомо ложного заключения по ст. 307 УК РФ.

150

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Примеры оформления объяснительных записок

П. 14.1. Пример оформления объяснительной записки об опоздании на работу

09.04.2014 г. я опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

П. 14.2. Пример оформления объяснительной записки по производственным вопросам

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2014 г. не был представлен в указанный ж в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.