Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

51

издается приказ. Отличает данный вид документов содержание текста [1, с. 30].

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т. п.

Пример оформления приказа

ЗАО «Рябина» ПРИКАЗ 12.04.2014 № 36 г. Омск о приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ

ПРИНЯТЬ Григорьеву Валентину Ивановну старшим экономистом с 14.04.2014 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: контракт от 14.04.2014 г.

Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина и его трудовом стаже (ст. 60 ТК РФ) [22].

Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из вооруженных сил – военный билет.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй

53

вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Возможна выдача дубликата книжки. Дубликат может быть выдан по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с его работой.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены. Трудовая книжка заводится один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.

Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Вновом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

Вобязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Атте-

54

стация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

•внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

•анкета или личный листок по учету кадров;

55

•автобиография или резюме;

•копии документов об образовании;

•копии документов об утверждении в должности;

•копии характеристик;

•трудовой договор;

•копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

•дополнение к личному листку по учету кадров;

•справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,

содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу (прил. 3). При ее заполнении используются

•паспорт;

•трудовая книжка;

•военный билет;

•документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

•документы об имеющихся изобретениях.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В настоящее время основанием для приема на работу яв-

ляется еще и контракт (трудовой договор) (прил. 4).

В статье 56 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) указано, что:

«Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудо-

56

вой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка» [22].

В определении трудового договора заложены такие признаки, которые позволяют отграничить его от гражданскоправового договора, связанного с трудом (например, от договора подряда, поручения, авторского, возмездного оказания услуг). Их разграничение имеет большое практическое значение, чтобы правильно применять законодательство.

По трудовому договору работник выполняет трудовую функцию, то есть работает по конкретной специальности, квалификации, должности, а по гражданско-правовому договору, связанному с трудом, трудящийся (он является подрядчиком или исполнителем, но не работником) выполняет индивидуальное задание, при котором оговаривается конечный результат труда (например, построить дом, написать книгу).

Трудовой договор имеет личный характер в силу того, что выполнение трудовой функции возможно только лично работником, поскольку трудовой способностью может распорядиться ее обладатель. В процессе выполнения трудовой функции работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. В случае нарушения правил работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. В гражданско-правовых договорах в случае невыполнения условий наступает гражданско-правовая ответственность. В трудовом договоре обязанность обеспечивать необходимые условия труда лежит на работодателе. В гражданско-правовых договорах подрядчик либо исполнитель организует работу сам, выполняет ее на свой риск. Существует также специфика вознаграждения за труд. Так, в трудовом договоре вознаграждение выплачивается в форме заработной платы по заранее установленным нормам и не ниже минимального размера оплаты труда.

57

Трудовой договор – это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. По общим правилам вступить в трудовое отношение может лицо, достигшее шестнадцати лет (статья 63 ТК РФ) [22]. В исключительных случаях с пятнадцати лет: в случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения.

Существуют, установленные трудовым законодательством, особенности заключения договоров с отдельными возрастными категориями граждан, которые более подробно можно изучить в ТК РФ [22].

Содержание трудового договора – это взаимные обязательства (условия), обусловленные сторонами при его заключении.

Условия трудового договора, составляющие его содержание, подразделяются на существенные, то есть условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные, наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.

Существенными условиями, согласно статьи 57 ТК РФ являются:

–место работы (с указанием структурного подразделения);

–дата начала работы;

–наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

–права и обязанности работника;

–права и обязанности работодателя;

–характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

–режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

58

–условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки

ипоощрительные выплаты);

–виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Факультативные (дополнительные) условия (об установлении испытательного срока; об установлении неполного рабочего времени; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный период времени, если обучение производилось за счет средств работодателя и другое) не влияют на существование трудового договора.

Как необходимые, так и факультативные условия имеют определенную юридическую значимость: они являются обязательными для сторон, влияют в той или иной мере на судьбу трудового договора и возникших на его основе трудовых правоотношений; их невыполнение должно повлечь правовые последствия. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью трудового договора.

Согласно статьи 9 ТК РФ трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если же такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться. Добровольное согласие работника на условия, ухудшающие его положение, не освобождает работодателя от ответственности, установленной за нарушение трудового законодательства [22].

Порядок вступления трудовых договоров в силу установлен статьей 61 ТК РФ. Согласно указанной статье трудовой договор считается вступившим в силу со дня его подписания сторонами (если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором) либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя).

59

При этом, фактическое допущение не освобождает работодателя от обязанности оформить (хотя бы с опозданием) трудовой договор и соответствующий приказ.

По общему правилу работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Но если день начала работы не оговорен в договоре, работник обязан приступить к выполнению своих трудовых обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу (со дня подписания обоими сторонами). В случае если работник без уважительных причин не приступит к выполнению трудовых обязанностей в установленный срок в течение недели, заключенный трудовой договор аннулируется (статья 61 ТК РФ) [22].

Если же причина, по которой работник не приступил к работе в установленный срок, является уважительной, заключенный трудовой договор считается действующим с момента вступления его в силу. Наличие или отсутствие уважительной причины в каждом конкретном случае устанавливает работодатель на основании объяснений работника и представленных им документов. При наличии разногласий между работодателем и работником по поводу оценки причин, по которым он не смог приступить к работе, вопрос рассматривается судом.

Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя), в этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (статья 67 ТК РФ).

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.). В зависимости от целей дальнейшего использования, характеристики подразделяются на:

• внутренние – используются только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.)

60

• внешние – составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при получении кредитов; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.) [2, с. 109].

Во всех перечисленных случаях характеристика с места работы оформляется исходя из общих правил.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать (прил. 5).

Состоит из логически связанных четырех частей: анкетные данные (И.О.Ф., должность, ученая степень и звание, если имеется; год рождения, образование сотрудника); данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.); собственно характеристика, т. е. оценка моральнопсихологических и деловых качеств сотрудника; его отношения к работе; повышения профессионального уровня, поведения в быту; заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

3.2.ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯАВТОБИОГРАФИИ

ИРЕЗЮМЕ

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Составляется в произвольной форме. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4. Форма изложения повествовательная от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, чтобы можно было составить