Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

151

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

Макет оформления акта

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации АКТ 00.00.0000 № 00

Место составления (город)

Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже.

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: наименование должности, И. О. Фамилия Члены комиссии: наименование должности, И. О. Фамилии, распо-

лагаются в алфавитном порядке Присутствовали: наименование должности, И. О. Фамилии лиц,

присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда);

2-й – кому (куда).

Приложение: Текст приложения, если оно есть.

152

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

Образец оформления акта

Основание: приказ председателя комитета от 29.04.2014 г. № 12 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2.Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3.Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4.Референт Прокудина М.В.

Впериод с 16 по 18 мая 2014 г. комиссия проверила условия хранения управленческих документов предприятия. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Ответственным назначить зав. архивом Гоголеву И. Т.

153

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

Образец краткого протокола

ООО «ЛУЧ»

ПРОТОКОЛ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО СОВЕЩАНИЯ

г. Омск

Председатель – Жуков П. Н. Секретарь – Игнатова Е. В.

Присутствовали: Аникеева О. И., Воробьева Г. А. и т. д.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю. И.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный – начальник производственного отдела Шишкин С. Д. Срок 25.05.2014г.

154

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

Макет полного протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № 00 Место составления Форма заседания

Присутствовали 00 чел. (указываются Ф. И. О. или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке столбцом).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2.Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).

1.СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И. О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1.Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать

ит. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2.Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

156

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Пример оформления гарантийного письма

О поставке продукции

Просим вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1509 от

05июня 2014 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 24 июня 2014 г.

Вслучае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Авангард», г. Новосибирск Р/с № 40702810000080100058 К/с 30101810000000000504 БИК 044525202 ИНН 7412573246 КПП 741251001

157

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Пример оформления письма-ответа

Уважаемый Федор Максимович!

Спасибо за Ваш интерес к нашей фирме и приглашение принять участие в тендере на проведение капитального ремонта кровли здания по адресу: ул. Калинейка, 65. С сожалением вынуждены сообщить, что в связи с наличием уже имеющихся нескольких незавершенных проектов в текущем году, мы не имеем возможности принять ваше предложение.

Надеемся на сотрудничество в будущем.

158

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Пример оформления письма-напоминания

на № _________ от _____

О задержке поставки мебели

Уважаемый Георгий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.05 2014 № 90 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем,чтосогласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

А. Н. Рудницкая 31-56-30

159

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Пример оформления письма-уведомления

В связи с изменением реквизитов нашей организации, оплату за аренду помещения по адресу Измайловский пр., д. 15, к. 3 за июль 2014 года просим производить по следующим реквизитам.

Получатель:

ООО «Темп» ИНН/КПП 7807032160/871001001

р/сч 4070108100000000004 в ОАО «ВТБ 24» к/сч 30100000219000055 БИК 30100055

160

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

Пример оформления письма-претензии (рекламации) о замене товара в магазине

Директору магазина «Freedom» от С. Ю. Селезневой, проживающей по адресу:

ул. Ленина, 254, кв. 122, г. Москва, 142784

ПРЕТЕНЗИЯ

05 ноября 2011 года в Вашем магазине я купила пылесос "Vitek", через 3 месяца, во время гарантийного срока, он сломался.

Я обратилась в сервисный центр с просьбой осуществить ремонт пылесоса. Необходимых деталей в наличии не было, поэтому мастер не смог его отремонтировать. Нужные детали в течение месяца в сервисный центр так и не поступили. Таким образом, дефект не может быть устранен без больших затрат времени и относится к существенным, и я имею право на замену пылесоса другой марки.

В соответствии с п.1 ст. 18 Закона РФ "О защите прав потребителей" прошу заменить неисправный пылесос на пылесос "Samsung" с перерасчетом покупной цены.

Прошу рассмотреть мою претензию в течение 7 дней. В случае игнорирования моих требований я буду вынуждена обратиться в суд. В исковом заявлении я также буду требовать о взыскании с Вашего магазина компенсации морального ущерба.

Приложение:

1)копия чека о покупке пылесоса;

2)копия гарантийного талона;

3)копия акта осмотра пылесоса.