Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

61

представление о жизненном пути, деловой квалификации и об- щественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись[2, с. 110].

Пример.

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Сушко (Лукина) Виктория Юрьевна, родилась 22 марта 1981 года в г. Брянске. Среднюю общеобразовательную школу № 136 г. Брянска окончила в 1997 году. В этом же году была зачислена в Брянскую архи- тектурно-строительную академию и в 2002 году окончила данное учебное заведение с присвоением квалификации «Экономист-менеджер» по специальности «Экономика и управление на предприятии».

Затем в 2002–2004 годах я не работала в связи с замужеством и рождением ребенка.

За 2003–2004 годы в БИП «Логос» получила дополнительное образование, присвоена квалификация «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации» (английский язык).

В феврале 2005 года была принята в ООО «Фольга» на должность секретаря-референта, в октябре 2007 года была переведена на должность бухгалтера. В настоящее время продолжаю работать в ООО «Фольга» бухгалтером.

Замужем. В январе 2002 года изменила девичью фамилию Лукина на Сушко в связи с вступлением в брак.

Мой муж – Сушко Валерий Алексеевич, 1979 года рождения, занимает должность менеджера по персоналу в ООО «Камушки».

Дочь – Сушко Алина Валерьевна, 2002 года рождения, посещает 2 класс МОУ Гимназии № 5 г. Брянска.

Проживаем по адресу: г. Брянск, ул. Зеленая, д. 124, кв. 198.

Мать – Лукина Наталья Александровна, 1949 года рождения, отец – Лукин Юрий Георгиевич, 1946 года рождения. В настоящее время оба пенсионеры и проживают: г. Анапа, ул. Скачковая, д. 141.

62

В последние годы я много путешествовала. За 2008–2014 годы с туристической целью посетила Германию, Италию, Испанию, Францию, Индию, Китай, Таиланд, США, Канаду, Аргентину.

26 декабря 2014 г.

В настоящее время существует похожий на автобиографию документ – резюме. Резюме необходимо для того, чтобы заинтересовать работодателя при устройстве на работу.

Прежде чем приступать к составлению резюме, необходимо понять основной принцип его действия. Четко сформулированные мысли помогут заинтересовать специалиста по подбору персонала. Существует стандартизированная форма резюме, рамки которой позволяют соискателю подробно перечислить факты своей трудовой биографии. Принцип составления по определенной схеме приветствует большинство работодателей.

Начинается со слова «резюме», далее пишется фамилия, имя, отчество. Далее надо указать цель резюме – название должности, на которую вы претендуете. Лучше всего, если она будет совпадать с той, что содержится в объявлении о вакансии.

Опыт работы принято перечислять, начиная с последнего, т.е. в обратном хронологическом порядке. В каждом пункте необходимо отразить следующее: время работы с точностью до месяца, название организации, должность и выполняемые обязанности. Фразы должны быть четкими и понятными.

Далее следуют сведения об образовании, также в обратном хронологическом порядке. В данном разделе указывается не только основная специальность, приобретенная в вузе, но и все оконченные дополнительные курсы, семинары, тренинги, особенно если они напрямую связаны с деятельностью организации, куда направлено резюме.

Затем составляется список основных навыков. Чаще всего представителя отдела кадров интересует умение пользоваться компьютером (программы, которыми владеете); немаловажно и знание иностранных языков, наличие водительских прав и т. п.

63

Итоговый пункт – дополнительная информация о личностных качествах, увлечениях и пр. В данной ситуации необходимо понимать, зачем знакомить работодателя с подобными сведениями. Например, при устройстве дизайнером в отдел рекламы, ваше хобби – художественное фото, необходимо написать об этом. О том, что вы разводите аквариумных рыбок, сообщать не нужно. Кроме того, коммуникативные навыки, кристальная честность, организаторские качества, способность к быстрому восприятию информации, привлекут любого работодателя.

Далее – контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты. Их можно указать в начале или конце страницы.

Работники, имеющие дело с многочисленными резюме соискателей, довольно часто отмечают сходство ошибок, причем характер недочетов часто не зависит от должности. Одна из основных проблем заключается в том, что претендент пишет свою биографию в свободном стиле, используя длинные фразы описательного характера.

Понять, как правильно формулировать, удастся на простом примере. Вот как одну и ту же мысль можно отразить в документе.

Неправильно:

«...с января 2009-го по июль 2014 года я работал в ООО «Метроном» в отделе технической поддержки. Мы помогали коллегам, если у них возникали проблемы с компьютерами, покупали и устанавливали новое оборудование, ремонтировали компьютеры и другую технику».

Правильно: «...январь 2009 – июль 2014-го: ООО «Метроном»; Должность: сотрудник отдела технической поддержки; обязанности: ремонт компьютеров и оргтехники, покупка и уста-

новка оборудования, помощь коллегам».

Пример оформления резюме менеджера по продажам автомобилей приведен в прил. 7.

64

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. В кадровых документах фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами право на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

Вопросы для самопроверки

1.Какие документы требуются при приеме на работу?

2.Какие сведения о поступающем на работу указываются в личных карточках работника?

3.Каков порядок оформления и заполнения трудовой книжки?

4.Назвать реквизиты трудового договора, изложить его содержание.

5.Назвать последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность.

6.Каков состав документации, оформляемой при увольнении работ-

ника?

7.Пояснить назначение резюме.

8.В чем отличие резюме от автобиографии?

Задания

Задание 1.

Написать заявление о приеме на работу (данные укажите самостоятельно). На основании заявления оформить приказ о приеме на работу. Оформить запись в трудовую книжку о приеме на работу.

Задание 2.

Составить текст приказов о переводе на другую работу:

1.Секретаря-референта Соловьеву С. Е. на должность экономиста планового отдела.

2.Электрика Козлова С. П. временно на должность сторожа (причину укажите самостоятельно).

3.Программиста Симонову Л. Г. в связи с ремонтом помещений временно в Калачинский филиал с сохранением среднемесячного заработка.

65

Задание 3.

1.Составить приказ по предприятию ОАО «Водолей», содержащий сведения о приеме Ивановой И. И. на должность бухгалтера, увольнении

всвязи с уходом на пенсию Петрова П. П., командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации с 29.01.2014 г. по 13.02.2014 г.

2.Составить выписку из приказа, содержащую пункт о командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации.

Задание 4.

Написать заявление о приеме на работу на предприятие ОАО «Донбасс» на должность начальника отдела сбыта, с окладом согласно штатному расписанию.

Задание 5.

Написать заявление о предоставлении Вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 6.

Составить приказ по личному составу на предприятии ОАО «Штурм», в котором говорится о приеме на работу Дедовой А. М. на должность менеджера по персоналу, на основании ее заявления, а также о необходимости увольнения Кац С. С. за появление на работе в нетрезвом виде, что привело к срыву поставки заказа.

Задание 7.

Оформить запись в трудовой книжке об увольнении Вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

Задание 8.

Составить проект трудового договора при приеме Вас на работу менеджером в ЗАО «Дельта». Все реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составить приказ о переводе на работу внутри организации.

Задание 10.

Составить приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Задание 10.

Заполнить личную карточку работника. Необходимые данные указать самостоятельно.

66

Глава 4.ОФОРМЛЕНИЕОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙДОКУМЕНТАЦИИ

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие организационные документы: устав, инструкции, штатное расписание. Также существуют распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

4.1.ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ПРАВИЛАЕЕОФОРМЛЕНИЯ

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности [2, с. 175].

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственнохозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого или открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение при-

67

были, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Распространенным внутри предприятия организационным документом является должностная инструкция. Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (прил. 7).

Должностные инструкции позволяют реализовать ряд це-

лей:

–рациональное распределение труда;

–оптимальное использование кадров;

–повышение эффективности деятельности организации;

–создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

–повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;

–обеспечение объективности при аттестации работника;

68

–соблюдение объективности при поощрении и взыскании;

–разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций используют квалификационные требования к должностям служащих. Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ, выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

69

В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний,

атакже знаний:

–законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

–методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

«Требования к квалификации» определяют:

–уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей;

–требования по стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т. д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей.

Например. «Главный инженер несет ответственность за: …».

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом [3, с. 163].

Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителями организации или с помощью распорядительного акта (приказа, распоряжения).

Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под расписку.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д.

70

Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, т. к. «зона адресата» – правый верхний угол – будет отведена для реквизита «Гриф утверждения».

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации (прил. 8).

4. 2.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕДОКУМЕНТЫ, ИХ ВИДЫ ИЗНАЧЕНИЕ ВРАБОТЕПРЕДПРИЯТИЯ

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием. Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: решения, распоряжения, указания, постановления, приказы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Приказ – правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения пору-