Документоведение. Методические указания к написанию курсовых работ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет»

Кафедра государственного и муниципального управления

А.Т.Булатова

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К НАПИСАНИЮ КУРСОВЫХ РАБОТ

Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет»

Оренбург 2005

УДК 651(07) ББК 65.050.2я7

Б 90

Рецензент кандидат экономических наук А.М.Савина

Булатова, А.Т.

Б 90 Документоведение [Текст]: методические указания к

написанию курсовых работ/ А.Т.Булатова. – ГОУ ОГУ, 2005. – 23 с.

Методические указания предназначены для написания курсовой работы по дисциплине «Документоведение» для студентов специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В методических указаниях представлены цель, задачи написания курсовой работы, рекомендации по выбору темы и порядок выполнения курсовой работы, отмечены основные требования к содержанию и оформлению, а также особенности рецензирования, защиты и оценки курсовой работы.

ББК 65.050.2я7

© Булатова, А.Т., 2005 © ГОУ ОГУ, 2005

2

1 Цель и задачи курсовой работы

Согласно Государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования и учебному плану, студенты факультета экономики управления специальности 032001 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» изучают курс «Документоведение». В ходе изучения дисциплины студенты должны выполнить курсовую работу, предусмотренную учебным планом, и представить ее к защите в срок, предусмотренный кафедрой.

Курсовая работа является одной из форм самостоятельного творческого исследования студентом интересующей его проблемы, а также завершающим этапом изучения дисциплины.

Целью курсовой работы является более углубленная разработка одной из проблем курса, формирование у студентов навыков проведения самостоятельного исследования, умения анализировать отобранные источники, формулировать выводы и предложения по выбранной проблеме на основе изученных источников и литературы.

Студенту предоставляется возможность самостоятельно выбрать тему курсовой работы, определить необходимый круг источников и литературы по выбранной теме, оформить курсовую работу в соответствии с требованиями.

Задачи курсовой работы:

1)расширение теоретических знаний по изучаемому курсу «Документо-

ведение»;

2)приобретение практических навыков роботы с источниками и литературой по теме исследования;

3)обобщение и систематизация результатов исследования проблемы, содержащихся в научной литературе;

4)выявление дискуссионных теоретических вопросов в рамках исследуемой проблемы;

5)приобретение навыков обработки фактического материала, составления и оформления многостраничных текстовых документов с табличными вставками, приложениями и ссылками и их анализ.

4

2 Выбор темы курсовой работы

При выборе темы курсовой работы студент должен учитывать: свой интерес к той или иной научной проблеме; степень личного знакомства с намечаемым для исследования объектом; характер и объем практически доступных для использования литературных, статистических и других источников и материалов.

Студенту предоставляется право самому наметить тему курсовой работы, если он хорошо знаком по роду своей деятельности или предыдущему опыту с ка- ким-либо объектом изучения, представляющим для него интерес. Для студентов заочного отделения выбор темы курсовой работы должен быть по возможности связан с их практической деятельностью или с деятельностью организаций, учреждений и предприятий, в которых они работают.

Написание курсовых работ представляет собой определенную систему, призванную подготовить студента к выполнению дипломной работы. Каждая курсовая работа является самостоятельным исследованием, в то же время она может быть составной частью будущей дипломной работы. Поэтому выбор темы курсовойработычастоможетпредопределить тему дипломной работы.

Примерная тематика курсовых работ представлена в приложении А.

5

3 Порядок выполнения курсовой работы

Процесс выполнения курсовой работы может быть разбит на несколько этапов.

1)Обоснование актуальности выбора темы курсовой работы. На этом этапе студентом осмысливается выбор темы курсовой работы, проводится анализ роли и значения выбранной темы. Осуществляется утверждение темы курсовой работы научным руководителем. После утверждения выбранной темы, на первой консультации научный руководитель в общих чертах знакомит студента

ссодержанием будущей работы, рекомендует основные литературные источники, дает задание, следуя которому студент должен составить план курсовой работы. Первоначально составленный план является предварительным и по мере написания работы может меняться путем внесения дополнительных пунктов или их сокращения. Таким образом, курсовая работа выполняется в соответствии с заданием, которое получает студент, исходя из темы курсовой работы.

2)Поиск и выбор источников и литературы по теме является одним из важнейших этапов работы над курсовой работой. На этом этапе осуществляется самостоятельный поиск первичного материала по теме, проводится его систематизация, обобщение, анализ с точки зрения полноты изложения, теоретической и методической новизны в исследовании темы. Особое внимание при этом обращается на их подбор и соответствующую обработку.

Обязательным условием при написании курсовой работы является использование не только учебных и учебно-методических, но и различных периодических изданий. Важнейшим источником теоретических идей и фактов являются нормативно-правовые и нормативно-методические документы по исследуемой теме. Основным источником подбора литературы являются систематические (тематические) и алфавитные каталоги, имеющиеся в каждой библиотеке.

При изучении литературы студент должен отбирать и осмысливать необходимый для курсовой работы материал исходя из намеченных разделов будущей работы. Рекомендуется сразу отмечать путем конспектирования, в какой части работы будет использован тот или иной материал, то или иное положение, развиваемое автором соответствующего литературного источника.

3)Формулирование текстового изложения результатов проведенного анализа источников и литературы и формулирование собственных выводов. На этом этапе выполняется само исследование темы, в текстовой форме проводится письменное изложение полученных результатов согласно разработанному плану. Необходимо дополнение курсовой работы таблицами и рисунками (схемами, диаграммами и т.д.), приложениями, конкретизирующими, обобщающими, систематизирующими предлагаемый материал. Все сведения, взятые из конкретного источника и используемые при написании курсовой работы, должны быть снабжены соответствующей ссылкой на его номер в списке использованных источников.

4)Оформление результатов проведенного исследования, необходимых по тексту вставок, ссылок и приложений; составление списка использованных

6

источников; окончательное оформление курсовой работы и представление ее на рецензирование и оценку научному руководителю.

Оформление курсовой работы слагается из ряда последовательных операций, выполнение которых не менее важно, чем написание текста, и которые достаточно трудоемки и требуют большого количества времени. К числу таких операций относятся тщательная проверка и редактирование текста перед распечаткой; уточнение названий отдельных частей работы (разделов, подразделов); составление содержания работы с соответствующей рубрикацией; тщательная проверка приводимых в тексте цитат, ссылок, формул, латинских названий; перепечатка текста с соблюдением всех правил орфографии; составление списка использованных источников; изготовление иллюстративных материалов и титульного листа, соединение всех частей работы и ее скрепление.

Оформленная и подписанная студентом и руководителем на титульном листе курсовая работа за месяц до защиты должна быть подана на кафедру. Преподаватель может рассматривать курсовую работу в течение 7-10 дней с момента ее сдачи.

Полное оформление курсовой работы проводится в соответствии с требованиями данных методических указаний и требованиями Стандарта предприятия «Общие требования и правила оформления выпускных квалификационных работ, курсовых проектов (работ), отчетов по РГР, по УИРС, по производственной практике и рефератов» СТП 101-00.

Для соблюдения срока предоставления курсовой работы на рецензирование и оценку научному руководителю студентом должен быть составлен календарный план выполнения курсовой работы, в котором указываются сроки завершения каждого этапа или стадии ее выполнения и представления к защите. Научный руководитель и кафедра осуществляют контроль за выполнением данного календарного плана.

Необходимо правильно распределить и продуктивно использовать время, отведенное для непосредственного выполнения курсовой работы и подготовки ее к защите. Студент обязан регулярно (в установленные календарным планом сроки) информировать научного руководителя о ходе выполнения курсовой работы, представляя ему для ознакомления и проверки текста отдельные разделы и подразделы в рамках утвержденной программы выполнения работы. В случае серьезных замечаний текст перерабатывается основательно. В исправленном виде в полном объеме и вместе с иллюстрациями он снова подается напроверку руководителювустановленныйсрок.

7

4 Требования к содержанию структурных элементов курсовой работы

Курсовая работа состоит из текстовой части и графического материала, содержащих решение задач, установленных заданием на курсовую работу. Курсовая работа должна содержать следующие структурные элементы:

-титульный лист,

-задание на курсовую работу,

-аннотацию,

-содержание,

-введение,

-основную часть,

-заключение,

-список использованных источников,

-приложения.

Титульный лист курсовой работы является первым листом курсовой работы и не нумеруется. Титульный лист обязательно должен содержать: полные наименования факультета и кафедры, за которой закреплена дисциплина; полное наименование дисциплины и темы курсовой работы; классификационный код курсовой работы (п. 5.2); фамилию и инициалы руководителя курсовой работы; обозначение группы, фамилию и инициалы студента, являющегося исполнителем; отметки для даты и подписи руководителя курсовой работы и студента. Титульный лист подписывается студентом при сдаче курсовой работы научному руководителю; руководителем – в том случае, если курсовая работа допускается к защите.

Задание на курсовую работу включается в текстовую часть после титульного листа, не нумеруется и не включается в количество листов. Бланк задания на курсовую работу содержит: заголовочную часть титульного листа; наименование темы курсовой работы; исходные данные к курсовой работе, включающие в себя нормативно-правовую и нормативно-методическую документацию по теме курсовой работы; перечень подлежащих разработке вопросов, охватывающих основные положения курсовой работы; перечень графического материала; дату выдачи задания и срок защиты работы с подписями научного руководителя и исполнителя.

Аннотация является третьим листом курсовой работы. Аннотация – это краткое содержание, назначения и новизны результатов курсовой работы.

В структурный элемент «Содержание» следует вносить все последующие структурные элементы курсовой работы, включающие «Введение» номера и наименования разделов и подразделов, «Заключение», «Список использованных источников»; а также все приложения и их наименования с указанием соответствующих страниц.

Введение является вступлением к курсовой работе. В нем обосновывается выбор темы курсовой работы, определяется ее актуальность и значимость для науки и практики. Определение актуальности темы, является важнейшей

8

частью научно-исследовательской деятельности, позволяет установить место предмета исследования в общей совокупности документоведческих проблем. С этой целью рассматриваются основные тенденции изучения и развития проблемы, анализируется текущее состояние, определяются границы исследования (предмет, объект, хронологические и/или географические рамки), формируется основная цель и устанавливаются задачи курсовой работы. Объем введения не должен превышать 7% от общего объема курсовой работы.

Основную часть работы целесообразно разделить на три раздела. Первый раздел предусматривает исследование теоретических вопросов,

которые должны быть увязаны с практической частью работы и служить основой для разработки предложений и рекомендаций. Решающим фактором успешного написания этого раздела является тщательное и всестороннее изучение всех источников и литературы по избранной теме. При выборе исторической тематики необходимо увязать предмет исследования с современными проблемами документоведения. Обязательными являются ссылки на использованные литературные источники.

Второй раздел носит практический характер. Важно не только глубоко изучить действующую практику, но и осмыслить ее на основе анализа собранного материала. Задачей анализа является обзор и персональная оценка практического материала, касающегося выбранной темы документоведческого исследования. На основе проведенного анализа необходимо выявить основные проблемы по рассмотренной теме.

Третий раздел включает в себя разработку рекомендаций и мероприятий по решению выявленных в процессе анализа практического материала проблем. Он подводит итог всей проделанной работе и должен отражать практическую полезность выполненного студентом исследования. Рекомендации следует излагать последовательно, разбив на пункты, аргументируя каждый вывод. В целом данный раздел должен иметь целостное, логически выдержанное построение, позволяющее проследить авторский подход в раскрытии темы исследования.

Заключение является завершающей стадией написания курсовой работы, содержащей в сжатой форме теоретические выводы, практические предложения. Иными словами, в заключении автором формулируются общие выводы результатов проведенного исследования, обобщающие частные выводы, полученные на предыдущих этапах работы. Объем заключения должен составлять 8- 10% от общего объема курсовой работы.

При написании курсовой работы обязательным является составление списка использованных источников. В список могут быть включены только работы, упомянутые и цитируемые ранее в процессе исследования. Литература записывается и нумеруется в порядке ее упоминания в тексте.

Материал курсовой работы допускается помещать в приложениях. В приложениях можно размещать графический материал, таблицы большого формата, ксерокопии документов и т.д.

9

5 Требования к оформлению курсовой работы

5.1 Общие требования

Текст курсовой работы выполняется на листах формата А4, соблюдая следующие размеры полей:

-левое – не менее 30 мм,

-правое – не менее 10 мм,

-верхнее – не менее 15 мм,

-нижнее – не менее 20 мм.

Текст курсовой работы выполняется на компьютере в текстовом редакторе Word for Windows версии не ниже 6.0. Абзацный отступ в тексте должен быть равен 15 мм. Текст должен быть выровнен по ширине.

Тип шрифта: Times New Roman. Шрифт основного текста: обычный, размер 14 пт. Шрифт заголовков разделов и наименований структурных элементов «Аннотация», «Содержание», «Введение», «Заключение», «Список использованных источников», приложений с их буквенным обозначением: полужирный, размер 16 пт. Шрифт заголовков подразделов и заголовков приложений: полужирный, размер 14 пт. Шрифт указания на характер приложений (обязательное, рекомендуемое, справочное): полужирный, курсив, размер 14 пт.

Межсимвольный интервал: обычный. Межстрочный интервал: одинарный. Расстояние между заголовками и текстом должно быть равно 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 8 мм. Расстояние между последней строкой текста и последующим заголовком подраздела - 15 мм.

Формулы должны быть оформлены в редакторе формул Equation Editor и вставлены в документ как объект.

Размеры шрифта для формул:

-обычный - 14 пт;

-крупный индекс - 10 пт;

-мелкий индекс - 8 пт;

-крупный символ - 20 пт;

-мелкий символ - 14 пт.

Иллюстрации должны быть вставлены в текст:

1)либо командами ВСТАВКА-РИСУНОК, которые позволяют вставить рисунки из коллекции, из других программ и файлов, со сканера, созданные кнопками на панели рисования, автофигуры, объекты Word Art, диаграммы (все иллюстрации, вставляемые как рисунок, должны быть преобразованы в формат графических файлов, поддерживаемых Word);

2)либо командами ВСТАВКА-ОБЪЕКТ, при этом необходимо, чтобы объект, в котором создана вставляемая иллюстрация, поддерживался редактором Word стандартной конфигурации.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением в том же месте исправленного текста машинописным

10