Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

71

чение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников (прил. 9).

Приказы подразделяют на две группы: по основной (производственной) деятельности; личному составу (кадрам) организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорга-

низации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в

действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научнотехнической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу были рассмотрены в гл. 2.,

они регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации для решения поставленного вопроса. Для этого используют различные информационносправочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению проекта документа.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – введение в суть рассматриваемого вопроса, а также разъяснение, чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается

72

словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа[1, с. 98].

Ответственному исполнителю для выполнения работы не всегда требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него.

Выписка из приказа – это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа, к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии, для представления её в вышестоящую организацию. Такой документ позволяет передать копию части текста, касающуюся поставленного вопроса, и сохранить конфиденциальность остальной части приказа.

По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке вместо слова ПРИКАЗ пишется название документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнения.

После текста указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа. Далее необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должно-

73

сти, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать).

Например.

Осоздании экспертной комиссии

Вцелях организации работы по проведению экспертизы ценности документов ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.05.2014 г.

Верно

Секретарь подпись О. Е. Шкваркина 20.05.2014

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов (прил. 10).

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, со-

74

стоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц (прил. 11).

Распоряжения издают также главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений) [3, с. 170].

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информа- ционно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

75

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же состав и расположение реквизитов. Указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» (прил. 12).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. В тексте распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ". Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись (прил. 13).

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

– комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. С помощью ОРД устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Вопросы для самопроверки

1.Что представляет собой устав организации и каковы его основные требования к содержанию и оформлению?

2.Как правильно оформить штатное расписание?

3.Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?

76

4.Какие виды приказов существуют?

5.Каковы требования к оформлению приказов по основной деятель-

ности?

6.Как оформить выписку из приказа?

7.Как оформить распоряжение?

8.Как оформить указание?

9.Назовите реквизиты решения.

10.Как оформить постановление?

Задания

Задание 1. Написать указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудников пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.

Задание 2. Составить указание об организации работы сотрудников

ООО «Образ» в праздничные дни.

Задание 3. Составить решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2014 г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е. М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее

17.05.2014г.

Задание 4. Составить решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5. Написать распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голодова А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01.05.2014 г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.

Задание 6. Составить приказ по ОАО «Новострой» об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией предприятия разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

77

Задание 7. Составить проект приказа по ОАО «Химпром» об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 8. Написать проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах до- ку-ментальной ревизии работы предприятия с 01.02.2014 г. по 01.09.2014 г. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л. Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования. Другие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 9. Составить приказ по строительному предприятию ЗАО «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части указать, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Задание 10. Составить приказ по ООО «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части указать, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 11. Написать проект приказа директора ООО «Колос» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.

78

Глава 5.ОФОРМЛЕНИЕИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях, являются информационносправочными. Документы этой группы самые многочисленные, содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся докладные, служебные и объяснительные записки, справки, акты, письма, телеграммы, протоколы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информаци- онно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

5.1.ОФОРМЛЕНИЕДОКЛАДНЫХ,СЛУЖЕБНЫХ

ИОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Докладные записки – это вид внутренней переписки спра- вочно-информационного характера, содержащей изложение ка- кого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение.

79

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения …».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т. к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя [2, с. 190].

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 г. в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р. В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р. В. объявить выговор.

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже – ее составитель.

80

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой

– излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Пример оформления служебной записки

Во втором квартале 2014 г. отдел планирует внедрение новой версии компьютерной программы 1: С БУХГАЛТЕРИЯ, которая требует более современного материального обеспечения. Компьютеры класса Pentium 2, используемые в настоящее время, не соответствуют этому уровню.

Прошу Вас выделить нашему подразделению компьютеры класса Pentium 4 – 6 шт., лазерный принтер – 2 шт.

Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации. Реквизиты для служебной записки те же, что и для докладной записки, изменяется лишь наименование документа.

Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т. к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения ка- кого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения,