Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

111

чив себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию [1, с. 136].

7.4.ПОДГОТОВКАДОКУМЕНТОВКПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮИИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

•экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

•оформление дел;

•описание документов постоянного и долговременного хранения;

•обеспечение их сохранности;

•передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об

112

установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмозапрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме [1, с. 251].

Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение. Образец примерной номенклатуры дел приведен в прил. 25.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 (прил.25) с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

–подписание руководителем службы делопроизводства;

–визирование ответственным за архив организации;

–согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

–рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);

–утверждение руководителем организации (приказом или

спомощью грифа утверждения на самом документе).

113

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года.

Далее документы формируются в дела. Формирование дел

– это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвра-

114

щаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

Вдела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

Вделе должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в

115

группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [3, с. 140].

Образец формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 5

Итого_____________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел,

116

дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

7.5. РАБОТАСКОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну.

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Это может быть ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.

Гриф конфиденциальности означает, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежащий предприятию. Если информация, которая составляет коммерческую тайну, содержится в документах, которые принадлежат предприятиям-партнерам, тогда, о ее неразглашении должно быть указано в тексте договора между этими предприятиями.

117

Если на документе не проставлен гриф и в тексте нет указаний о конфиденциальности, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусматривали все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Все документы, поступающие с грифом «КТ» (коммерческая тайна), получает ответственное лицо или секре- тарь-референт, которая обязательно проверяет корреспонденцию на целостность. Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.

Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено. Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами. Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.

Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись. Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:

–изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом« КТ »;

–выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;

–размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят

вноменклатуру дел предприятия [3, с. 340].

Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.

118

Обязательное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.

7.6. ЗНАЧЕНИЕЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Сегодня 100 % документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80 % созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Существует множество определений того, что такое электронный документ.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т. д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ ор-

ганизации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) –

компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.). Также СЭД называют EDMS

119

(Electronic Document Management Systems) – система управле-

ния электронными документами.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

–сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

–при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

–подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

–электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т. д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

СЭД позволяет видеть руководителю, на каком сотруднике «застрял» документ и вовремя «подтолкнуть» его. Система позволяет контролировать сроки исполнения задания, что облегчает оценку работы конкретного сотрудника.

Использование электронного документооборота облегчает планирование текущей работы компании. Кроме того, все документы хранятся в едином электронном архиве.

120

Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на активное хранение).

Технология работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Знание обязанностей повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Вопросы для самопроверки

1.Определить, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2.Что такое документооборот?

3.Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4.В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5.С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6.Каковы сроки хранения документов в организациях?

7.Какие документы на предприятии считаются конфиденциальны-

ми?

8.Что такое служебная тайна на предприятии?

9.Дать определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется?

10.Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

11.Пояснить порядок работы с исходящими документами.

12.Пояснить понятие электронного документооборота.