Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

42

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Например. СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. В. Соколов 12.06.2014

Если согласование производится коллегиальным органом или с помощью письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

Например: СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2014 № 10

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2014 № 01-4/27

24. Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например.

Начальник экономического отдела (личная подпись) А. И. Орлов 20.06.2014

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Например.

Замечания прилагаются Начальник экономического отдела (личная подпись) А. И. Орлов 20.06.2014

44

ца, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку и дату заверения.

Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например.

Аксенов 22-52-32

28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Пример.

В дело № 55 отправлен факс от 01.06.2014 № 16 Подпись 02.06.2014

29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Пример.

Вх. № 15 04.05.2014

45

30. Идентификатором электронной копии документа

является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Пример.

Приказы по личному составу

04.05.2014

В последние годы произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, расширением экономических и культурных связей, появилась необходимость автоматизации обработки документной информации. Основными направлениями совершенствования документации являются стандартизация и унификация.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на ОРД, относящуюся к Унифицированной системе организа- ционно-распорядительной документации (ОРД), вошедшей в состав общероссийского классификатора управленческой документации по классу 02 0000.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Государственным стандартом установлено 30 реквизитов, используемых в документах управления.

Вопросы для самопроверки

1.Раскрыть все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.302003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

2.Каким образом оформляется реквизит «Адресат»?

3.Каковы требования к оформлению текста документа?

4.Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Гриф согласования»?

5.Что представляет собой регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?

6.Назвать требования к постановке печати на документах.

47

3. Письмо

Герб Наименование организации

Директору ООО «Симбион» Борисову В.А.

Копия: главе администрации К.К. Петрову

____________________________

4. Выбрать правильное оформление реквизита «адресат», если адресат – частное лицо:

в) Боброву В.С.

ул. Гоголя, д.13, кв.68

Москва, 312446

______________________

5. Эмблема организации оформляется в соответствии со следующими правилами (выберите правильный вариант ответа):

а) площадь не более 2,5*2,5 см2, должна быть зарегистрирована в учредительных документах; б) должна быть оформлена по образцу;

в) площадь более 5*5 см2, должна быть зарегистрирована в учредительных документах; г) должна отражать основные цели и задачи деятельности организации.

________________________

6. В каком виде ставится отметка о контроле (выберите правильный

48

Глава 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХПРАВООТНОШЕНИЙ

В результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем создаются документы по личному составу. В документы по личному составу входят приказы (распоряжения по личному составу), заявления, трудовые книжки, личные карточки, контракт и трудовой договор. Данные документы имеют различные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. К особым условиям относят помещения, сейфы, шкафы: хранение их осуществляют отдельно от документов производственного характера.

3.1.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПОЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощре-

ния, составляют группу документов по личному составу. Схемы составления документов о приеме на работу, о переводе на другую работу внутри организации, об увольнении, представлены в прил. 2.1, 2.2, 2.3. К данной группе документов относятся: заявления, трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, характеристики.

Назначение кадровых документов – фиксирование сведений, необходимых для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ [19].

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление – официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностно-

49

го лица в учреждение, организацию. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А 4.

Реквизиты заявления: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Образец заявления о приеме на работу

Прошу принять меня с 08.06.2014 года на постоянную работу в пла- ново-экономический отдел на должность старшего экономиста.

Личная подпись С. Н. Григорьев

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно.

Образец заявления о предоставлении отпуска

Директору ООО «Адрон» Н. И. Крылову от гл. бухгалтера Филимонова И. Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2014 г.

50

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.

Подготовка приказа о приеме на работу сопровождается оформлением ряда других документов: трудовой договор, запись в трудовой книжке, оформление личных карточек (ф. №Т- 2, № Т-2ГС), открытие лицевого счета по ф. № Т-54 или Т-54-а).

При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.) [22].

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договорам.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, направление в командировку, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Обязательные реквизиты: фамилия работника (печатается прописными буквами), имя и отчество (строчными буквами). Затем указывается должность, структурное подразделение организации, содержание действия в отношении лица, о котором