Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие

Служебная записка – см.

докладная записка.

Служебная тайна – см.

коммерческая тайна.

Сопроводительное письмо

– письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.

Справка – 1) документ ин- формационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Справочноинформационная документа-

ция – см. информационносправочная документация.

Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Стандартизация – возведе-

ние в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа – инфор-

мация, зафиксированная какимлибо типом письма или какойлибо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма – краткое тек-

стовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной сети.

Телефонограмма – обоб-

щенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация

– обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Типовые документы – 1)

документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный текст доку-

мента – текст документа, отпечатанный на бланке при его изго-

товлении, со свободными местами для последующего их заполнения

Товарный знак (знак обслуживания, эмблема) – обо-

значения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Трафаретный текст – уни-

фицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

Указ – правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Унифицированная система документации (УСД) – рацио-

нально организованный комплекс взаимоувязанных документов,

созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности.

Управленческая докумен-

тация – совокупность документов, применяемых при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства. Из этого множества по определенным признакам могут быть выделены подмножества - отдельные системы документации: плановая, учетная, организационная и т. д.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Учредительный договор –

договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Факсограмма (факс) – по-

лучаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимиле – 1) воспроиз-

ведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловых документах.

Формат документа – уста-

новленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела – отне-

сение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Формуляр документа –

набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Характеристика – офици-

альный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.).

Циркулярное письмо –

направленное из вышестоящего органа управления в несколько адресов.

Шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков.

Шаг строки – расстояние между основаниями смежных строчек.

Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Штамп бланка – группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимых на бланке документа в виде единого блока.

Штатное расписание – пе-

речень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Экспертиза ценности до-

кумента – определение научного, хозяйственного, социальнокультурного и иного значения документа в целях отбора его для хранения и установления сроков хранения.

Эмблема организации –

символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).

Электронное сообщение –

документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Электронный документ –

это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (фай-

лы Word, Excel и т. п.).

Электронный документо-

оборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Юридическая сила (статус)

документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Автор документа 26 Адресат 36

реквизит 15

Архив 115 Бланк документа 26

официальный бланк26 для внутренних документов27 угловой 27 продольный 28

Виза согласования документа

реквизит 24, 42

Выписка из приказа 72 Гриф согласования документа

реквизит 23, 41

Гриф утверждения документа

реквизит 16, 37

Дата документа

реквизит 11, 34

Дело 113 Деловое письмо91

Делопроизводство15 Документы 20

по виду оформления24

подлинник24 дубликат 24 копия24 выписка24

по месту составления23

трудовыекнижки 51 трудовой договор 55 характеристика59

внутренняя 59 внешняя 60

организационно-распорядительные

66

инструкции 67

должностные 67

постановления75 распоряжения74 решения73

указания74 уставы66

штатноерасписание70

информационно-справочные78

акты83 докладныезаписки78

внутренние78 внешние79

объяснительныезаписки79 служебныезаписки79 письма 91

гарантийные94 информационные97 коммерческие98

оферта 99 рекламация 99

подтверждение95 приглашения98 просьба96 ответы96 напоминание96

сопроводительные95 уведомления97

фотодокументы22 электронные 22, 118

по степени сложности23

простые23 сложные23

по степени гласности23

секретные117 для служебного пользования23 несекретные23

по сроку исполнения(с.24)

срочные24 несрочные24

по стадиямсоздания24

личные24 служебные24

по срокам хранения24

постоянного хранения24 временного хранения24 долговременного хранения24

по степени обязанности 25

информационные25 директивные25

по степени унификации25

индивидуальные25 типовые25 трафаретные25 примерные25

Документирование 15 Документооборот102

бумажный 15 электронный 118

Заверенная копия

отметка о заверении копии (реквизит

26) 44

Заголовок к текстудокумента

реквизит (18)38

Знак обслуживания 31

эмблема организации (реквизит (03))

Канцелярия 105 Код организации

реквизит (04)31

Код формы документа

реквизит (07) 32

175

Конфиденциальная информация

118

Наименование документа33

реквизит 10

Номер документа

регистрационный номер документа

(реквизит (12)) 12

Номенклатура дел112

сводная 113 примерная 112

Общий отдел 105 Отметка

об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит

(28)) 44

об исполнителе (реквизит (27)) 44

озаверении копии(реквизит(26))43

оконтроле (реквизит 19) 39

оналичии приложения (реквизит

(21)) 40

опоступлении документав организацию (реквизит (29)) 44

Печать

оттискпечати (реквизит (25)) 43

Подпись

реквизит (22) 40

Работа с документами 102

централизованная 103 децентрализованная 103 смешанная 104

Регистрационныйномердокумента

реквизит (12) 34

Резолюция

реквизит (17) 38

Реквизит документа 29

обязательный29 дополнительный29

Стандартизация 18 Текст документа

реквизит (20) 39

Унификация 18

Формуляр документа 26

АО – акционерное общество. ВВЦ – Всероссийский выста-

вочный центр.

ВНИИДАД – Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

ГАУ – Главное архивное управление.

ГОСТ – межгосударственный стандарт предприятия.

ГОСТ Р – государственный стандарт предприятия.

ГС – государственный служащий.

ГСДОУ – Государственная система документационного обеспечения управления.

ДОУ – документационное обеспечение управления.

ДСП – документы для служебного пользования.

ЕГСД – Единая государственная система делопроизводства.

ЕЭС – Европейское экономическое сообщество.

ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации.

НИИ – научноисследовательский институт.

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

ООО – общество с ограниченной ответственностью.

ОСТ – отраслевой стандарт предприятия.

ОРД – организационнораспорядительная управленческая документация.

ПК – персональный компью-

тер.

РФ – Российская Федерация. СТП – стандарт предприятий,

учреждений и организаций.

СЭД – система электронного документооборота.

УСД – унифицированная система документации.

УСОРД – унифицированная система организационнораспорядительной документации.

ЭДО – электронный документооборот.