Исследование систем управления. Учебное пособие

ты подразделений организации и распоряжения ею. В этой связи поощряются активность в выдвижении проблем и выявлении путей их решения. К разработке решений привлекают работников разных уровней управленческой лестницы. Широка практика групповых и децентрализованных форм принятия решений. В этих организациях в основном реализованы горизонтальные связи, имеющие не директивный, а проблемно-ориентированный характер, таким организациям присуще использование проектных структур управления, включая программно-целевые, матричные и другие типы структур.

Диагностика и анализ структур управления

Диагностика организационной структуры требует получения ответов на следующие вопросы:

–в какой мере действующая организационная структура соответствует реализации целей и стратегии организации;

–насколько структура сопоставима факторам внешней и внутренней среды;

–накакиеуровниизвеньяворганизационнойструктуредолжно быть направлено выполнение конкретных функций и задач;

–какие изменения необходимо реализовать в структуре при изменении стратегии организации.

Диагностика структуры управления основана на проверке

важнейших требований к структуре, к которым относятся следующие:

1)необходимо, чтобы структура управления отражала цели и задачи организации, была подчиненной по отношению к структуре самой организации и менялась вместе с преобразованием организационных форм;

2)структура управления должна отражать функциональное раграничение задач и объем полномочий работников управления, последние регулируются стратегией, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются в направлении более высоких уровней управления;

3)структура управления должна согласовываться с социальнокультурной, экономической и рыночной средой.

41

В первую очередь необходимо исследовать адекватность структуры объявленным целям (в том числе, их характеру, содержанию и составу).

Для изучения соответствия типа структуры содержанию и составу целей рационально использовать системный метод структуризации (построение дерева целей). При этом следует построить дерево целей всей организации и, кроме того, целесообразно построить системы целей или задач для конкретных подразделений и оценить адекватность целей всей организации и ее подразделений.

Дляданныхисследованийиспользуютсясистемныеиэкспертные методы, методы графического и табличного представления.

Важным фактором структуры управления является также стратегия развития системы. Усложнение структуры управления часто связано с формированием автономной стратегической деятельности. Принятие новой стратегии может потребовать новой структуры управления. Поэтому необходим анализ соответствия структуры управления стратегиям организации, как действующим, так и проектируемым. Это можно осуществлять по аналогии с диагностикой целей.

Одним из важных факторов, определяющих тип организационной структуры, является внешняя среда ее функционирования. Прежде всего, сам кризисный, несбалансированный характер социально-экономической и политической среды, в которой действуют современные отечественные предприятия, требует с большимвниманиемотноситьсяквыборуструктурыуправления.Вприоритете обязаны оставаться гибкие и адаптивные структуры.

Необходимо, кроме того, провести анализ элементов внешнего окружения системы: поставщиков, потребителей, компоненты инфраструктуры, и чем более стабильны связи системы с элементами среды, тем больше оснований для использования стабильных линейно-функциональных структур (и наоборот).

Для диагностики адекватности организационной структуры внешней среде можно использовать таблицы соответствия. Помимо этого, целесообразно применять древовидный граф, который структурирует ключевые факторы, которые в свою очередь воз-

42

действуют на структуру. Необходимо оценить и в конечном счете учесть относительную важность выявленных факторов.

При сравнении структуры с обстоятельствами внутренней среды нужно оценить ее производственно-технологические факторы.

Конечно, диагностика структуры управления выражается не только перечисленными факторами, их перечень очень велик и является предметом изучения специальных дисциплин, таких как менеджмент и проектирование организационных структур.

Синтез в исследовании организационных структур

Синтез включает объединение собранной информации и составление основных выводов о соответствии и эффективности структуры. Для этого может быть использована система критериев, среди которых: гибкость, адаптивность, динамичность, способность к развитию, надежность, рациональное сочетание централизации и децентрализации в управлении, производительность персонала управления, экономичность структуры, направленность на поиск нового («инновационность»), полнота охвата функций управления, соответствие структуры целям управления, отсутствие избыточных звеньев, своевременность принятия решений, маневренность ресурсов, оперативность контроля, повышение конкурентоспособности и др. На их основе может быть выстроен «профиль» структуры, целесообразно построить также «решетку» сильных/слабых сторон.

Остановимся на вопросе возможной системной оценки структуры управления, для представления которой может быть использован такой подход, как «профильный анализ».

Техника профильного анализа заключается в следующем:

1.Отбираются основные критерии оценки структуры управления.

2.Определяет вес критериев (экспертным путем).

3.Структура оценивается по каждому частному критерию на сопоставимой шкале (обычно применяется балльная шкала).

4.Вычисляется взвешенная сумма частных критериев. Обычно для интегральной оценки используется аддитивный подход.

5.Дается графическое представление профиля структуры.

43

Создание профилей дает наглядное пособие об эффективности структуры, которое пропадет, если мы решим воспользоваться только интегральной оценкой, помимо этого, оно дает возможность наглядно сопоставить структуры, в том числе:

а) структуры различных объектов; б) одной и той же структуры в разные периоды времени;

в) реальной структуры и возможной «эталонной» (нормативной) структуры.

Эталонная структура имеет индивидуальное значение для диагностики, так как позволяет определить не только сложившиеся проблемы, но и их глубину.

Пример сравнения двух организационных структур методом построения «профиля» приведен на рисунке 21.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. ʧ̡̨̛̭̯̍̽ ̶̨̨̨̛̛̬̦̦̦̜̐̌̌̚ ̡̭̯̬̱̯̱̬̼

2. ˑ̸̡̨̨̨̛̦̥̦̭̯̽ ̡̭̯̬̱̯̱̬̼

3.ʿ̨̨̣̦̯̌ ̵̨̯̏̌̌ ̴̶̡̛̱̦̜ ̛̱̪̬̣̖̦̌̏́

4.ˁ̨̦̭̯̏́̽̚ ̨̣̖̥̖̦̯̾̏ ̡̭̯̬̱̯̱̬̼

5.ˁ̨̨̛̯̖̯̭̯̖̏̏ ̡̭̯̬̱̯̱̬̼ ̶̖̣̥́ ̛̱̪̬̣̖̦̌̏́

6. ˁ̯̖̪̖̦̽ ̶̶̛̛̛̖̦̯̬̣̌̌̚ ̡̭̯̬̱̯̱̬̼ ̛̱̪̬̣̖̦̌̏́

Рис. 2. «Профили» двух организационных структур

Основными методами исследования структур управления являются:

а) экспертно-аналитические методы;

1 Мотышина М. С. Указ. соч. С. 46.

44

б) информационно-логические методы, в частности, метод аналогий;

в) системные методы (прежде всего, декомпозиционные, например, метод структуризации целей);

г) методы организационного моделирования; д) социологические методы, в частности, социометрические

процедуры.

Метод аналогий представляет собой применение в качестве базысравненияорганизационныхформимеханизмовуправления, оправдавших себя в организациях с похожими характеристиками по отношению к анализируемой организации. Один из возможных подходов определяется типизацией наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимодействиях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях деятельности организаций данного типа в конкретных отраслях.

Методы исследования структур управления

Экспертно-аналитический методы состоят в обследовании и аналитическом изучении организации с помощью квалифицированных специалистов, а также с привлечением ее руководителей и другого персонала для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, «узкие места» в работе структуры управления. Также данные методы помогают выработать целесообразные рекомендации по формированию структуры или ее перестроению, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

Данный метод является наиболее гибким и всеохватывающим, используется в тесном сочетании с другими и имеет многообразные формы реализации. В первую очередь, к ним относится реализация диагностического анализа особенностей, проблем, «узких мест» в системе управления; сюда же относят проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функ-

45

ционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.

Важное место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления. К таким описаниям можно отнести маршрутную технологию выполнения управленческих функций или их этапов, которая основана на прогрессивных методах и технических средствах реализации управленческих работ и регламентирует их ход работы.

Метод структуризации цепей определяет выработку системы целей организации, включает их количественную и качественную формулировки и следующий далее анализ организационных структур с точки зрения их адекватности системе целей. При его использовании всего выполняются следующие этапы:

1.Разработка системы («дерева») целей, которая представляет собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из итогов. Независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации.

2.Экспертный анализ организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей их целей и т.п.

3.Составление и анализ карт «прав и ответственности» за достижение целей, как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждать и представлять на утверждение, согласовывать, подтверждать, контролировать).

46

Методы организационного моделирования представляют собой разработку формализованных математических, графических и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, которые также являются базой для диагностики, анализа и оценки множества вариантов организационных структур. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

1)экономико-математические модели иерархических управленческих структур, которые описывают организационные связи

иотношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков и др.;

2)графоаналитические модели организационных систем. Они представляют собой сетевые, матричные и другие табличные

играфические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей;

3)натурные модели организационных структур и процессов заключаются в оценке их функционирования в реальных организационных условиях;

4)математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур1.

Выбор метода исследования той или иной организационной проблемы зависит от ее характера и возможностей проведения соответствующего исследования, т. е. наличия методики, необходимой информации, а также квалификации исследователей.

1 Мотышина М. С. Указ. соч. С. 47–49.

47

Вопросы для самоконтроля

1.Назовите направления исследования системы управления в соответствии с системными измерениями (физическое, динамическое, сравнительное и прогнозное).

2.Охарактеризуйте взаимосвязь анализа, диагностики, прогнозирования и синтеза в исследовании систем управления.

3.Как осуществляется описание целей системы управления?

4.Что позволяет выявить диагностика целей системы управления?

5.Какие методы используют для прогнозирования целей системы управления?

6.Какие результаты позволяет получить исследование целей системы управления?

7.С какой целью осуществляется исследование стратегий управления?

8.Назовите уровни стратегии организации.

9.Какие направления исследования применимы для описания стратегии управления?

10.Что является результатом исследования стратегии управления?

11.Дайте определение функции управления.

12.Какова основная цель исследования функций управления?

13.Назовите и поясните основные этапы процесса исследования функций управления.

14.Что такое структура управления?

15.С какой целью проводится исследование структуры управления?

16.Как осуществляется описание структуры управления? Какие параметры для этого используются?

17.Что позволяет выявить диагностика организационной структуры?

18.Как применяется синтез в исследовании организационных структур?

19.Поясните методику «профильного анализа» в исследовании организационных структур.

20.Назовите основные методы исследования структур управления и поясните особенности их применения.

48

3. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Структурная диагностика

Диагностика формальной структуры управления включает сбор информации, который характеризует ее в статике (тип организационной структуры, распределение прав и обязанностей

ит. п.), и изучение ее в динамике (определение эффективности организационной структуры с позиций достижения конечных результатов деятельности).

При описании организационных структур большое значение имеет фиксирование формальных каналов коммуникаций, представляющих интерес для рационального распределения функций

иобязанностей в ходе подготовки и принятия решений. Управленческая диагностика как метод исследования исследует неформальную структуру организации.

Первое, с чего можно начинать диагностику, – это выделение структурных подразделений, а также отделов, должностных лиц организации, выявление их взаимоотношений между собой, способов принятия решений и выполнения задач, изучение их работы по обеспечению трудоспособности предприятия в целом.

Во время проведения структурной диагностики организации нужно знать методику, которая позволит определить характеристики ее структуры и даст им количественную оценку. И уже на

49

ранних стадиях диагностики организации выявляется необходимость оценивать качество структуры диагностируемой организации и ее элементов с позиций системного анализа. Также нужно сравнивать различные варианты организационных структур между собой. Содержание методики рассмотрим на примере изучения организационной структуры конкретного предприятия.

Пример. Предприятие относится к электротехнической промышленности и производит светотехническое оборудование для автомобильной промышленности. Численность персонала предприятия 325 человек. Организационная структура предприятия (упрощенная) представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Организационная структура предприятия

Предварительный анализ показывает, что на предприятии применена линейно-функциональная структура управления, при этом каждый структурный элемент (отдел, служба, производственное подразделение) выполняет конкретные задачи и обладает определенными правами и обязанностями.

Для проведения структурного анализа организационной структуры предприятия представим ее в виде графа

где X – множество вершин (X = n), соответствующее множеству структурных элементов; U – множество ребер (|U| = m), соответствующее множеству связей между структурными элементами предприятия.

50