Исследование систем управления. Учебное пособие

–по подходу к исследованию: нормативные и дескриптивные;

–по охватываемому периоду времени: прогностические, ретроспективные, текущие;

–по связи с принимаемыми решениями: стратегические, тактические, оперативные;

–по степени детализации: обобщенные (агрегированные) и детализированные;

–по частоте проведения: систематические, периодические, экспресс-исследования.

Однако приведенная классификация исследований не являет-

ся исчерпывающей. Многообразие видов исследования говорит о сложности и многогранности данного процесса. Знание классификационных характеристик различных видов исследования выступает основой для выбора конкретных методов, процедур, организации исследования как процесса.

1.2. Система управления как объект исследования

Система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которые взаимодействуют между собой для достижения определенной цели.

Систему управления можно определить как систему организации и поддержки хозяйственных решений, направленную на рост организованности хозяйственной системы. Именно процессы принятия решений определяют содержание процесса управления в хозяйственных системах и конкретный способ реализации системной функции управления – изменение организованности.

Приведенное выше определение носит дескриптивный характер. Однако систему управления также можно представить и в конструктивном плане через системные элементы. Такими элементами системы управления выступают: функция системы управления, цели системы, входы и выходы системы, процессор системы управления.

11

Конкретизируем составляющие элементы системы управления.

Функцией системы управления является поддержание и рост организованности хозяйственной системы. Цели системы управленияориентированынаобеспечениенаиболееэффективныхспособов реализации целей хозяйственной системы. Входы системы управления – это воздействия внешней среды, воздействия объекта управления и т. п. Выходами системы управления выступают принятые и реализованные конкретные управленческие решения, направленные на достижение поставленных целей. Между входом и выходом системы управления действует процессор, включающий материально-технические и информационные условия принятия решений (оснащение), функции, процессы и методы принятия решений (последовательность), управленческий персонал (субъективный фактор), мотивацию управленческого персонала (катализатор системы). Важнейшим системообразующим элементом любой системы управления является ее структура.

Декомпозиционная схема элементов системы управления, определяющая последовательность рассмотрения отдельных направлений исследования системы, представлена на рисунке 1.

В предложенной схеме декомпозиционного представления элементов системы управления можно выделить следующие уровни проведения исследования:

I – исследование миссии организации и системы управления; II – исследование целей и результатов функционирования ор-

ганизации и системы управления;

III – исследование стратегии достижения целей;

IV – изучение функций организации и системы управления; V – исследование организационной структуры;

VI -исследование процессов и методов управления;

VII – исследование обеспечения управления (информационного, кадрового, финансового, материально-технического, а также организационной культуры и стиля управления).

Указанные уровни проведения исследования в совокупности с изучением влияния внешней среды на систему формируют картину комплексного исследования системы управления.

12

ʽ̶̛̛̬̦̐̌̌́̚

ʽ̸̛̖̭̪̖̖̦̖̍: ̴̶̨̨̨̛̛̦̬̥̦̦̖̌, ̡̨̨̬̖̌̔̏, ̴̨̨̛̛̦̦̭̖̌̏ ̯. ̔.

Рис. 1. Элементы системы управления1

1.3.Научные подходы к исследованию систем управления

Исследование систем управления выступает актуальным направлениемсовременнойнаукиоразвитиисложныхобщественноэкономических систем. Концептуальной основой методологической базы, используемой в исследованиях систем управления предприятиями, являются системный подход, общая теория систем управления и системный анализ.

1Мотышина М. С. Исследование систем управления и системный анализ. Методические и прикладные аспекты: учеб. пособие. СПб.: СПбГУЭФ, 2002.

С. 6.

13

В. И. Мухин выделяет следующие подходы1 к исследованию систем управления:

1.Диалектический. Данный подход определен сущностью диалектики как учения о всеобщих связях явлений и наиболее общих закономерностях развития бытия и мышления. Базовым законом диалектического учения выступает закон единства и борьбы противоположностей. Основополагающим принципом является принцип всеобщих связей явлений. Это означает, что для изучения какого-либо предмета необходимо рассмотреть все его стороны и связи. При этом развитиекакобщийпроцесспроходитпериодическиповторяющиеся ступени, но каждый раз на более высоком уровне, по спирали.

2.Процессный. Этот подход базируется на том, что процесс представляет собой последовательную смену состояний в развитии чего-либо; развитие какого-либо явления. Данный подход применяется к управлению в целом и рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих управленческих функций (планирование, организация, мотивация, контроль).Выполнениекаждойработыобщихфункцийуправления также рассматриваются как процесс, т. е. как совокупность взаимосвязанныхнепрерывновыполняемыхдействий,преобразующихвходы системы (ресурсы) в соответствующие выходы (результаты).

3.Ситуационный. Это подход к исследованию объекта (проблемы,явления,процесса)какксистеме,вкоторойвыделенытрадиционные элементы, внутренние и внешние связи, но основным фактором здесь выступает ситуация – как набор обстоятельств, условий, определяющих специфику исследования элементов системы в данный момент времени. В настоящее время, характеризующееся высокой степенью неопределенности, нестабильностью ситуации, необходимо принятие правильных, обоснованных решений, что требует оперативной реакции современного менеджера и быстротечного изменения управления, а соответственно, и целей исследования. Такие цели могут формулироваться по мере возникновения

1 Мухин В. И. Основы теории управления: учебник для вузов. М.: Экзамен, 2003. С. 256.

14

непредсказуемых проблем управления, требующих быстрого решения и связанных с внезапными изменениями на рынках, необходимостью срочного заключения контракта и т. п. В условиях жесткой конкурентной борьбы задержка в проведении исследования и принятии последующего решения по его результатам может оказаться катастрофичной. Таким образом, необходимо повышать оперативность проведения исследований систем управления.

4.Функциональный. Данный подход тесно связан с диалектическимподходом.Егосущностьсостоитвтом,чтоисследуемаясистема управления или составляющие ее элементы рассматриваются толькоспозицийвнешнейсреды.Исследуемаясистемауправленияпредставляется в виде так называемого черного ящика. Это позволяет рассматривать отношения системы с другими системами и внешней средой абстрактно, не вникая в процессы, происходящие непосредственно в исследуемой системе. Поэтому все то, что отражает поведение и отношения, таким образом представленной функционирующей системы, называют функцией, а подход функциональным.

5.Рефлексивный. В данном подходе исходят из того, что рефлекс (от лат. reflexus – отражение) – это физиологическая ответная реакция организма на те или иные воздействия, осуществляющаяся через нервную систему. Различают безусловные (врожденные)

иусловные (приобретенные и приобретаемые) рефлексы. В течение жизни условнее рефлексы могут не только исчезать, восстанавливаться, но и в определенной мере трансформироваться в безусловные. Как правило, системы управления носят рефлекторный характер. Это определено тем, что в большинстве случаев при проведении исследования можно предугадать ответную реакцию системы на различного рода воздействия. При этом на более сильное воздействие система отвечает большей реакцией. Соответственно нерефлекторная система управления реагирует на одни и те же воздействия неоднозначно, многовариантно. Нерефлекторной система становится, например, при потере устойчивости в результате неработоспособности какого-либо элемента, стрессового состояния менеджеров и т. п.

6.Системный. Этот подход базируется на том, что исследование любого объекта представляет собой исследование сложной

15

целостной социально-экономической системы. Напомним, что системный подход к организации является основополагающим в теории менеджмента. Системный подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, предполагает исследование выделенных элементов, внутренних и внешних связей системы, наиболее существенным образом влияющих на исследуемые результаты функционирования системы.

7. Комплексный. Такой подход к исследованию предполагает необходимость учета при анализе как внутренней, так и внешней среды организации. Это означает, что при исследовании системы управления необходимо учитывать не только внутренние факторы организации (цели, задачи, структуру и т. п.), но и внешние факторы (экономические, политические, социальные, демографические, экологические и др.). Данные факторы при анализе организаций, к сожалению, учитываются не всегда. Часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются, либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты взаимодействия в коллективе. Таким образом, комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Рассмотренные научные подходы различаются особенностями подхода к исследованию систем управления в рамках каждого из них (будь то – система, процесс, ситуация и т. п.), но в целом они дополняют друг друга.

1.4.Системный анализ в исследовании систем управления

Системa управления может быть представлена как совокупность форм объединения людей, которые осуществляют процесс управления как всей организацией в целом, так и всеми ее составными элементами в отдельности.

16

Системныйанализкакметодисследованияпредставляетсобой комплекс исследований, позволяющих выявить общие тенденции и факторы развития организации, на основе которых вырабатываются мероприятия по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ способствует оценке целесообразности создания либо совершенствования организации, позволяет определить к какому классу сложности относится данная организация, выявить наиболее эффективные для нее методы научной организации труда.

Системный анализ деятельности организации должен проводиться на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления организации. Это обусловлено рядом причин:

1.Продолжительностью трудоемких работ на этапе предпроектного обследования.

2.Подбором материала, необходимого для проведения полноценного исследования.

3.Выбором наиболее подходящего метода исследования.

4.Необходимостью обоснования экономической, технической и организационной целесообразности.

5.Разработкой компьютерных программ.

При системном анализе необходимо четко представлять себе конечную цель его проведения – разработку и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с указанной целью необходимо выполнение следующих исследований системного характера:

1)выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2)установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

3)выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4)определить условия, препятствующие достижению целей;

5)осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

6)использовать передовой опыт других предприятий;

17

7)изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

Системный анализ как метод исследования позволяет опреде-

лить, какова роль и место предприятия в отрасли; какое состояние производственно-хозяйственной базы организации; оценить производственную структуру предприятия; описать систему управления и организационную структуру фирмы; выявить особенности взаимодействияспоставщикамиидругимиорганизaциями,атакжеоценить применяемые формы и методы стимулирования труда персонала.

Системный анaлиз представляет собой процесс, состоящий из последовательности взаимосвязанных этапов. Э. М. Коротков выделяет пять этапов в проведении системного анализа как метода исследования систем управления.

Первым этапом данного процесса является уточнение или формулирование целей системы управления и определение критерия по которому будет оцениваться эффективность. Такой критерий должен быть выражен в виде конкретного показателя. Большинствоорганизацийимеютмножествовзаимосвязанныхцелей,т.е.являются многоцелевыми. Это объясняется особенностями развития организации и фактическим состоянием дел компании в рассматриваемый период времени. Определяющими также выступают состояние окружающей среды, влияние политических, экономических, социальных и других факторов внешнего окружения организации.

Такие требования, как четкость и грамотность формулировки цели развития организации, являются основой для проведения системного анализа и разработки программы дальнейшего исследования.

При разработке программы системного анализа необходимо составить подробный перечень вопросов, подлежащих исследованию и установить их приоритетность. Основными разделами программы системного анализа могут быть следующие:

–анализ предприятия в целом;

–анализ типа производства, его технико-экономическая характеристика;

–анализ основных структурных подразделений предприятия;

18

–анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;

–анализ системы управления предприятием;

–анализ форм связей документов, действующих на предприятии, оценка системы документооборота на предприятии. Каждый раздел программы должен рассматриваться как са-

мостоятельное исследование и начинаться с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным. От качества его выполнения зависит дальнейший ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в итоге – реформирование конкретной системы управления.

Второй этап проведения системного анализа предполагает выбор источников информации. На их основе дальше будет проводиться всесторонний комплексный анализ.

Источники информации традиционно подразделяются на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации для системного анализа относят отчеты, доклады, сводки и справки. Внешние источники информации получают из СМИ, от поставщиков, потребителей, консультантов.

Третий этап системного анализа предполагает измерение результатов состояния дел на предприятии, систематизацию их по функциональному и временному признаку.

Осуществляя сбор информации, следует учесть возможность существенных отклонений представленной информации от фактического состояния дел на предприятии. Это требует перепроверки данных,возможно,использованиедополнительныхисточниковинформации, привлечение независимых экспертов и консультантов.

На четвертом этапе системного анализа проводится оценка и анализ собранной информации о состоянии дел на предприятии. Для этого необходимо провести сравнение фактического состояния дел и нормативной базы в отношении исследуемых целей и задач.

Результатом такого сравнения нормируемого и фактического состояния дел организации должно стать выявление сильных и слабых сторон организации, имеющихся возможностей и угроз. Следует обратить внимание на то, что степень отклонений, выявленных в ходе сравнения, можно считать существенной в случае значительных расхождений норм и фактов.

19

В зависимости от полученных результатов анализа следует определить оптимальную потребность в тех или иных ресурсах. Инструментарием может послужить функционально-стоимостной анализ, различные конечные результаты которого приводят в целом к созданию различных моделей системы управления.

Пятый этап системного анализа направлен на разработку оптимальной модели системы управления. Основой такой модели системы управления должны быть сформулированные в результате исследования цели. Далее на основе сформулированных по результатам исследования целей разрабатываются задачи, которые могут быть ранжированы по степени приоритетности. Особое внимание следует уделить выбору оптимальной концепции разделения труда и создания структуры организации1.

Результатом проведения системного анализа должны стать разработанные системные предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. В дальнейшем на основе таких предложений выполняются следующие работы: принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления; разрабатываются регламентирующая документация, конечная схема процесса управления, конкретные организационнотехническиемероприятияпосовершенствованиюуправленияпредприятием; выбираются конкретные научно обоснованные методы управления; формируется новая корпоративная культура.

1.5.Структура процесса исследования систем управления

Структура процесса исследования систем управления включает следующие этапы: определение объекта анализа; структурный анализ; функциональный анализ; информационный анализ; параметрический анализ и оценка эффективности.

1Исследование систем управления / Коротков Э. М., ред. М.: ИНФРА, 2003.

С. 176.

20