Управление закупками и снабжением на предприятии. Конспект лекций

1)потребовать от поставщика устранения недостатков за его счет;

2)отказаться от оплаты товара;

3)потребовать возврата уплаченной суммы, возмещения убытков и уплату неустойки (штрафа).

Односторонний отказ от выполнения договора допускается в случаях:

– поставки товара ненадлежащего качества;

– систематической просрочки поставщиком поставки товара;

– систематической задержки покупателем оплаты товара или объявления покупателя неплатежеспособным.

8.3. Подготовка, проведение переговоров и заключение договора

Переговоры – это взаимный обмен мнениями между сторонами с целью достичь соглашения, которое бы устроило всех его участников. Элементами переговоров являются выступления, вопросы и ответы, возражения и доказательства, протокольные мероприятия.

Успех переговоров во многом зависит от того, насколько хорошо к ним подготовились. При подготовке к переговорам надо изучить следующие вопросы:

1)цель переговоров;

2)партнер по переговорам;

3)предмет переговоров;

4)ситуация и условия переговоров;

5)присутствующие на переговорах;

6)организация переговоров.

Переговоры – это сотрудничество, самое главное на переговорах – это партнер. Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильный вопрос и уметь выслушать партнера.

Переговоры состоят из следующих основных этапов:

1)подготовка к переговорам;

2)проведение переговоров;

3)завершение переговоров;

4)анализ результатов переговоров. 1. Подготовка переговоров включает:

91

1.1) определение предмета и цели переговоров;

1.2) формирование группы участников переговоров и распределение ролей между ними;

1.3) составление плана и возможных сценариев хода переговоров;

1.4) изучение сильных и слабых сторон партнера по переговорам;

1.5) определение элементов неуступчивости и компромисса на переговорах;

1.6) организацию переговоров.

2. Проведение переговоров включает:

2.1) встречу, приветствия и вступление в контакт. В европейских странах формой приветствия является рукопожатие. Хозяин первым подает руку, разговор носит неформальный характер;

2.2) привлечение внимания участников к началу переговоров (начало деловой части);

2.3) презентацию предмета переговоров. Цель этапа – убедить партнера, что заключение соглашения в его интересах;

2.4) обсуждение предмета и условий заключения договора. Аргументация, детальное обоснование предложения включает ответы на вопросы, снятие возражений, достижение компромиссов. На этой стадии переговоры могут быть отложены с целью выработки компромиссных предложений

ианализа возражений партнера.

3.Завершение переговоров включает:

3.1) если переговоры были успешными, необходимо резюмировать их результаты, дать характеристику положительных результатов, по которым достигнуто соглашение, обсудить перспективы новых встреч;

3.2) заключение договора;

3.3) если переговоры были неудачными, необходимо сохранить позитивный контакт с партнерами на переговорах, акцентировать внимание на личных связях, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем.

4. Анализ результатов переговоров включает:

4.1) сравнение целей переговоров с их результатами;

4.2) анализ хода, положительных и отрицательных моментов переговоров;

92

4.3) определение мероприятий, вытекающих из результатов переговоров;

4.4) деловые, личные и организационные выводы для повышения эффективности будущих переговоров.

Протокольные мероприятия – неотъемлемая часть важных переговоров, они включают организацию встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форму одежды, культурную программу. Для решения этих вопросов обычно создается протокольная группа (2–3 чел.).

8.4. Организация расчетов за продукцию

На территории Республики Беларусь расчеты за материальные ресурсы осуществляются между предприятием и поставщиками в основном в безналичной форме через банки и иные кредитные учреждения. Охарактеризуем основные формы расчетов:

1. Расчеты платежными поручениями.

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег. В нем обязательно указывается назначение подлежащих перечислению сумм.

Платежное поручение передается в учреждение банка плательщиком в порядке последующего акцепта после получения плательщиком товарно-материальных ценностей или оказанных ему услуг. Вместе с тем оно может выписываться и для предварительной оплаты счетов поставщика.

2. Расчеты платежными поручениями-требованиями.

При данной форме расчетов получатель средств предъявляет в обслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за поставленные товарноматериальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги. Оплата платежных поручений-требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта. Акцепт в расчетах означает согласие плательщика на оплату. Акцепт требований может быть последующим и предварительным. Пла-

93

тельщик имеет право отказаться от акцепта в полной сумме или частично в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной, недоброкачественной, нестандартной, некомплектной, досрочной поставки, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары, услуги, работы.

3. Аккредитивная форма расчетов.

Аккредитив – это поручение отделения банка покупателя отделению банка поставщика об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах указанной в заявлении суммы.

Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно-тех- нического назначения и товаров народного потребления.

Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полном объеме или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемосдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара.

4. Расчеты чеками.

Расчеты чеками – форма безналичных расчетов, при которой владелец счета (чекодатель) дает письменное поручение плательщику произвести платеж чекодателю указанной в нем суммы. При расчетах чеками из чековых книжек предприятие депонирует определенную сумму средств на отдельном счете. В чековой книжке указывается предельная сумма (лимит), на которую разрешается выписывать чек.

Расчеты чеками применяются при оплате товаров принятых по приемно-сдаточным документам. Если они вывезены или доставлены покупателю и при постоянных расчетах с транспортными организациями.

5. Зачет взаимной задолженности.

Использование данной формы расчетов предполагает, что между участниками сделки имеется взаимная задол-

94

женность, которая погашается не путем перечисления денежных средств через банки, а посредством зачета взаимных требований, что способствует ускорению расчетов.

На основе актов сверки составляется договор на проведение взаимных расчетов и акт о проведении зачета взаимной задолженности. При этом заключается договор мены либо бартерный договор и акт взаимозачета на сумму товарообмена.

6. Расчеты векселями.

Вексель – ценная бумага, представляющая собой письменное долговое обязательство строго установленной формы, дающее его владельцу (векселедержателю) бесспорное право по истечении срока обязательства требовать от должника, или акцептанта (лица обязавшегося уплатить по векселю), уплаты обозначенной на векселе денежной суммы. Различают два основных вида векселя: простой (соло) и переводной (тратта) вексель.

Простой вексель (соло) содержит место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или выделение обязательств по оплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя и подпись векселедателя.

Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную сумму третьему лицу (ремитенту) трассатом. Этот вексель превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) переводной вексель может использоваться неоднократно, выполняя функции кредитно-расчет- ного документа.

Векселедержатель посредством индоссамента передает вексель банку до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом учетного процента в пользу банка, называемого дисконтом.

Вексель используется как форма коммерческого кредита и как средство платежа. Его можно использовать для отсрочки или рассрочки платежа, т.е. это своего рода покупка в кредит. Когда оплата производится не в момент приобретения товара, а через некоторое время – покупка в долг.

Векселя активно используются в международных расчетах и внутренних сделках в странах с развитой экономикой. Сила векселя поддерживается вексельным правом и обеспечивается законодательством.

95

9. ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

9.1. Содержание оперативной работы по доставке материальных ресурсов на предприятие

После заключения договора поставки необходимо организовать доставку материальных ресурсов от поставщика до покупателя (потребителя). Данная работа относится к функциям закупочной логистики. Эта работа находит отражение в выполнении следующих логистических функций:

–разработка оперативных планов завоза материальных ресурсов от поставщиков;

–определение потребности в транспорте, составление и подача заявок на конкретные транспортные средства;

–заключение договоров с транспортно-экспедиционны- ми организациями на доставку материалов на предприятие;

–выбор транспорта и маршрута доставки;

–страхование грузов;

–таможенное оформление грузов, пересекающих таможенную границу республики;

–организация завоза материальных ресурсов на предприятие (собственным транспортом при экономической целесообразности);

–организация вывоза материальных ресурсов с железнодорожных станций, портов и аэропортов, поступивших от поставщиков;

–контроль над погрузочно-разгрузочными операциями

ипроцессами транспортировки грузов;

–решение вопросов своевременности оплаты счетов с поставщиками совместно с финансовой службой предприятия;

–оперативный учет поступивших материалов и анализ выполнения оперативных планов закупок;

–контроль выполнения обязательств поставщиками, выявление возможных нарушений и разрешение спорных вопросов и претензий в ходе поставки;

–выявление фактической обеспеченности производства материальными ресурсами, контроль и регулирование наличия производственных запасов.

96

Для каждой конкретной хозяйственной операции могут возникнуть свои специфические проблемы, связанные как с отгрузкой, так и с транспортировкой товаров. Однако можно выделить общие, наиболее характерные для большинства операций, которые связаны с изменением цен, несвоевременной отгрузкой и доставкой некомплектной или некачественной продукции, задержкой оплаты поставок и т. д. При получении претензий от одной из сторон другая сторона должна своевременно отреагировать и сделать все возможное, чтобы предотвратить конфликт и сохранить партнерские отношения.

9.2. Организация доставки материальных ресурсов на предприятие

В общей величине затрат на доставку материальных ресурсов значительная часть приходится на их транспортировку. Однако из этого вовсе не следует, что производителю необходимо использовать самый дешевый вид транспорта. Ему иногда целесообразно воспользоваться и более дорогим транспортом. Такой вариант возможен, если сама по себе транспортировка является определяющим фактором увеличения объемов поставок и снижения общих затрат.

Доставка материальных ресурсов на предприятие может осуществляться самовывозом или с использованием транспортных средств поставщика. При самовывозе предприятие использует собственные транспортные средства либо пользуется услугами транспортно-экспедиционных фирм и специализированных транспортных организаций-перевозчиков.

Для транспортировки товаров могут быть использованы:

•грузовой автомобильный транспорт;

•железнодорожный транспорт;

•водный транспорт;

•воздушный транспорт;

•трубопроводы.

Каждый вид транспорта имеет как свои преимущества, так и недостатки. Их нужно всегда анализировать, если следует принять решение о перемещении конкретных товаров в пространстве и времени.

Выбирая способ транспортировки своих товаров, грузоотправители должны учитывать такие факторы, как сто-

97

имость, скорость, надежность, доступность и возможность перевозок. С учетом этого железнодорожный транспорт наиболее целесообразно использовать для перевозок на дальние расстояния вагонных партий грузов навалом – каменного угля, руды, песка, сельскохозяйственной и лесной продукции.

Если грузоотправителю необходимо срочно доставить груз, для этих целей больше всего подходит воздушный или автомобильный транспорт. При этом значимость воздушного транспорта особенна велика, если необходимо доставить товары в отдаленные районы. В то же время тарифы грузовых авиаперевозок гораздо выше железнодорожных или автомобильных тарифов.

Наиболее низкие тарифы грузовых перевозок имеет водный транспорт. Такой транспорт используется для перевозок зерна, песка, руды, бокситов, нефтепродуктов и других товаров. Его недостатками являются тихоходность и определенная зависимость от погодных условий.

Наиболее широко используемым в последние годы является автомобильный транспорт. Этот вид транспорта особенно гибок в отношении маршрутов и графиков движения. Он используется для перевозок практически всех видов товаров, особенно на небольшие расстояния.

Наконец, наиболее современным видом транспорта является трубопроводный транспорт. С его помощью осуществляется транспортировка нефти, природного газа, воды, угольной пульпы. При этом транспортировка нефтепродуктов по трубопроводам обходится дешевле, чем по железной дороге, но несколько дороже, чем по воде.

Учитывая указанные выше, а также ряд других факторов, в каждом конкретном случае следует определить наиболее целесообразный вид транспорта и маршрута перевозки продукции. Часто в реальной действительности следует одновременно использовать комбинацию из нескольких видов транспорта.

При организации закупок и доставки товаров из-за рубежа должны учитываться национальное и иностранное законодательство в области ВЭД и применяться международные правила перевозок ИНКОТЕРМС.

98

9.3. Документальное оформление закупки и перевозки материальных ценностей

Движение материальных ценностей от производителя к потребителю оформляется на основе договора поставки различными товаросопроводительными документами, которые можно условно разделить на три группы:

1.Коммерческие документы, которые дают стоимостную количественную и качественную характеристику товара:

– счет-фактура – счет, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий фактическую поставку товара или услуги и их стоимость. Она является основанием для взаимных расчетов по партиям поставок. Счет-фактура, как правило, выписывается в одном экземпляре и дополняется необходимым количеством копий;

– счет-проформа – это предварительный счет на оплату импортируемой продукции, при поставке на консигнацию, выставки и ярмарки и содержащий обычно ту же информацию, что и окончательный счет, но не являющийся основой для оплаты сделки. Применяется в практике международной торговли;

– спецификация или упаковочный лист – перечень всех видов и сортов товаров, находящихся в каждом товарном месте;

– счет-спецификация – документ, объединяющий реквизиты счета и спецификации. Выписывается в случаях, когда партия товара содержит разный ассортимент.

2.Транспортные документы:

–товарно-транспортная накладная (типовая форма

№ТТН-1) выписывается в четырех экземплярах на перевозку грузов автомобильным транспортом. Первый экземпляр является сопроводительным документом для перевозимого груза и впоследствии передается грузополучателю. Второй экземпляр ТТН-1 остается у грузоотправителя и служит подтверждением факта отгрузки и основанием для списания материалов со склада поставщика. Третий и четвертый экземпляры передаются перевозчику и служат подтверждением оказанных транспортных услуг (при перевозках сторонними организациями) и основанием выставления счетфактуры для оплаты этих услуг.

99

Товарно-транспортная накладная является в Республике Беларусь документом строгой отчетности и в ней должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные типовой формой ТТН-1, а также заверенные подписями и штампами факты отгрузки, приемки к перевозке и получения материальных ценностей;

–товарная накладная (типовая форма ТТН-2) выписывает отправитель при отправке груза железнодорожным транспортом или если груз можно перемещать без транспорта (например, в ручной клади). Эта накладная выписывается в двух экземплярах: один остается у грузоотправителя, а другой передается грузополучателю. Требования к ведению

изаполнению аналогичны, как и к ТТН-1;

–международная накладная автомобильного транспорта (CMR) является специальной формой товарно-транспорт- ной накладной, используемой в международных перевозках. Она подтверждает соглашение между отправителем и перевозчиком об автомобильных международных перевозках;

–железнодорожная накладная является двусторонним соглашением о перевозке, заключенным между отправителем и железной дорогой. Железнодорожную накладную оформляет товарная контора железной дороги в трех экземплярах, один из которых передается грузополучателю и служит основанием для получения груза от железной дороги.

При перевозках грузов другими видами транспорта применяются и соответствующие накладные: международная накладная воздушного транспорта; коносамент речного и морского транспорта и другие.

3. Документы, удостоверяющие качество:

–сертификат соответствия выдается на серию, партию продукции или каждое изделие для подтверждения соответствия продукции требованиям стандартов или других нормативных документов по стандартизации;

–удостоверение качества оформляет поставщик-това- ропроизводитель на особо скоропортящиеся пищевые продукты с указанием на каждую партию и единицу упаковки даты и часа выработки, температуры хранения, конечные сроки реализации согласно действующим стандартам или другим нормам;

100