книги из ГПНТБ / Исаков, В. И. Экономика, организация и планирование работы машиносчетных установок учебник

Нередко на практике документы подбираются в пачки самими заказчиками, независимо от того, осуществляется или пет контроль до сдачи для машинной обработки; качество оформления докумен­ тов обязательно проверяет начальник или приемщик МСБ.

Контроль принятых документов в МСБ состоит в зрительном логическом просмотре полноты реквизитов, четкости и правильно­ сти записи последних по графо-клеткам, правильности комплектов­ ки пачек, в установлении соответствия количества документов ука­ занному в ярлыке и разносной книге, в которой они зарегистриро­ ваны заказчиком. Отдельные МСУ организуют также контроль до­ кументов и в отношении целесообразности и законности совершен­ ных хозяйственных операций, что следует признать целесообраз­ ным.

Поступившие и проверенные документы пачками отражаются в журнале приема документов и сдачи работ.

Форма № 4

ЖУРНАЛ

приема документов и сдачи работ

Название работы

Заказчик ,

все работы, выполняемые в МСБ. Как видим, в журнале записы­ вают по каждой пачке дату и часы приема (время поступления), вид документов, количество принятых документов и возвращенных заказчику по причине их плохого оформления. Иногда в том же журнале записывают и контрольные числа по каждой пачке (см. ниже). Тогда в графе «Расписка в получении выполненной работы» предусматриваются две-три дополнительные графы «Контрольные числа». Однако чаще для контрольных чисел ведут самостоятель­ ный журнал.

На стадии приема первичных документов весьма важно следить за соблюдением графика сдачи и установить последнюю пачку по

тому или иному участку учета за отчетный период. Это дает воз­ можность МСБ приступить к разработке окончательных сводных документов.

Следующей стадией технологического процесса машиносчетного бюро является таксировка (счетная обработка первичных докумен­ тов). На этой стадии могут применяться клавишные вычислитель­ ные, суммирующие, фактурные и даже бухгалтерские машины с вычислительными приставками (например, «Аскота» класса 170), что зависит от специфики обрабатываемых документов и наличного парка КВМ. В процессе вычислительной обработки первичных до­ кументов обычно получают контрольные числа по каждой пачке, записываемые в сопроводительные ярлыки.

После таксировки операторы-вычислители передают первичные документы (с сопроводительными ярлыками и операционными ли­ стами) начальнику или старшему контролеру-приемщику МСБ для учета выработки и передачи на очередную стадию обработки — контроль таксировки, или иначе контроль счетной обработки пер­ вичных документов.

Счетная обработка первичных документов контролируется сплошным или выборочным повторным выполнением операции, но другим работником, что зависит от квалификации операторов так­ сировки и сложности вычислений в тех или иных видах документов. Часто вообще эту контрольную операцию не производят, если есть условия для специализации высококвалифицированных операторов таксировки на однородных операциях определенного участка учета или других экономических расчетов.

Поскольку ошибки при таксировке наряду с другими причинами могут возникнуть и из-за неисправности машин, то крайне важно проверять 2—3 раза в день надежность их работы перед началом смены, выполняя ряд контрольных вычислений.

Проверку клавишных вычислительных машин, кроме релейных и электронных, производят по одному из двух приемов.

1. На клавиатуре набирают число 37 037 037, которое умножают на число 33 333 333, и частные произведения проверяют после ум­ ножения на каждый разряд множителя. Счетчики при этом долж­

68

Затем, не гася счетчики и установочный механизм, производят деление произведения 1 234 567 887 654 321 на число 37 037 037. После деления счетчики должны показывать нули, что будет сви­ детельствовать о правильности работы машины. Заметим, что на машинах, имеющих емкость счетчика результатов менее 16 разря­ дов, например на арифмометре, несколько высших разрядов кон­ трольных чисел окажутся за пределами его емкости. На отсутст­ вующие в числах разряды не обращают внимания.

2. На установочном механизме набирают число 12 345 679, ко­ торое умножают на число 99 999 999. В данном случае счетчики после умножения на каждый разряд множителя должны последо­ вательно показать числа, приведенные ниже.

Полученное произведение 1234 567 887 654 321 делят, не гася счетчиков и установочного механизма, на число 12 345 679. После деления счетчики должны показать нули.

При выполнении контрольных вычислений на машинах — полу­ автоматах с автоматическим делением и на машинах-автоматах — следует иметь в виду, что действия деления должны производить­ ся неавтоматически (от пусковой клавиши «—»). Применение ав­ томатического деления возможно, но при этом в счетчике оборо­ тов во всех разрядах, кроме разряда единиц, вместо нулей появят­ ся девятки, а в разряде единиц зафиксируется цифра 8.

На клавишных автоматических вычислительных машинах умно­ жение при контрольных подсчетах можно производить как авто­ матически, так и от пусковой клавиши «+ ».

Правильность работы релейных и электронных вычислительных автоматов обычно проверяют на следующих контрольных примерах:

1 111 111 111X1 ІИ 111 111 = 1 234 567 900 987 654 321; 1 234 567 900 987 654 321 : 1 111 111 111 = 1 111 111 111.

Работу клавишных электронных вычислительных машин можно проверить и так У~2 — 1,41421356237309505.

69

Для проверки работы клавишных суммирующих машин можно складывать следующие числа:

*

К полученному итогу 9 999 999 995 прибавляют 5, после чего машине дают итоговый ход, в результате которого на бумаге дол­ жен отпечататься знак общего итога «*», что подтверждает пра­ вильность работы машины, т. е. будет напечатано

начальнику (приемщику) МСБ для учета выработки, записи кон­ трольных чисел в журналы приема документов и сдачи работ, под­ группировки документов в соответствии с требованиями заполнения тех или иных накопительных ведомостей, карточек или других за­ меняющих их регистров.

Чтобы заполнить упомянутые накопительные регистры, они вместе с первичными документами и операционными листами на­ правляются операторам табличных вычислительных (обычно бух­ галтерских) машин. Заметим, что подсортировка документов для этой цели на отдельных МСБ производится также операторами табличных вычислительных машин, что нельзя признать целесооб­ разным из-за снижения загрузки вычислительной техники. В усло­ виях МСБ подсортировка документов весьма трудоемка и чаще всего повторяется несколько раз.

Поэтому подсортировка документов по тем или иным группировочным признакам чаще осуществляется после их счетной обра­ ботки на клавишных вычислительных и суммирующих машинах. Однако в тех или иных работах может оказаться более целесооб­ разной подсортировка документов до их счетной обработки, если есть возможность использовать накопительный счетчик КВМ для попутного получения итогов по определенным нужным признакам. Это исключает подсчеты за самостоятельные рабочие процессы, а полученные итоги, возможно, облегчат контроль таксировки и снизят затраты труда по записи исходных данных в накопительные регистры.

Значительно снижает трудоемкость подсортировки документов применение многосчетчиковых бухгалтерских машин (особенно автоматов «Аскота» класса 170) для заполнения накопительных,

70

группировочных и законченных сводных ведомостей или. регистров. В процессе разноски исходных данных в ведомости возможно до­ полнительная подсортировка этих же данных путем фиксации и накапливания в свободных счетчиках машины, в связи с чем доку­ менты до их обработки можно подсортировать по более старшим группировочным признакам.

До разноски исходных данных документов в накопительные регистры эти документы тщательно проверяются в отношении их принадлежности к соответствующему регистру. В процессе же со­ ставления накопительных регистров проверяется четкость печати, правильность группировки данных и т. п.

Завершив разноску данных массовых первичных документов в накопительные регистры, весь материал за смену снова передают начальнику (приемщику) МСБ для учета выработки, хранения и отсылки обработанных первичных документов заказчикам.

При наступлении срока разработки отчетных сводок начальник (приемщик) МСБ выписывает наряды и передает их вместе с на­ копительными регистрами и первичными документами, данные ко­ торых не нашли отражения в этих регистрах, операторам таблич­ ных вычислительных машин для выполнения указанных работ.

Составление отчетных сводок относится к наиболее сложной и ответственной стадии технологического процесса МСБ и складыва­ ется из соответствующей подгруппировки накопительных регистров

инемассовых первичных документов, печатания и подсчета нуж­ ных данных на машине в подготовленных типографским способом бланках. Для ускорения процесса работы многие сводки обычно изготовляют только на основании тех или иных уже разработанных учетных регистров. Подгруппировку накопительных или отчетных регистров и первичных документов выполняет начальник либо старший контролер-приемщик, но может производить специально выделенный работник и даже оператор табличной вычислительной машины (как уже упоминалось, последний вариант применять не­ целесообразно).

Отчетные сводки в зависимости от своей структуры, сложности

иназначения составляются на бухгалтерских многосчетчиковых, бухгалтерских односчетчиковых или фактурных вычислительных машинах. В настоящее время в МСБ преобладает применение бух­ галтерских автоматов «Аскота» класса 170 с вычислительными при­

ставками.

При составлении отчетных сводок осуществляется текущий кон­ троль, аналогичный контролю в процессе разноски исходных дан­ ных в накопительные регистры.

Завершающей стадией технологического процесса МСБ явля­ ется выпуск отчетных сводок, когда они вместе с документами, на основании которых были изготовлены, и нарядами поступают к на­ чальнику (приемщику) МСБ для проверки качества, сличения их конечных итогов с итогами соответствующих журналов приемки документов и сдачи работ или особых журналов контрольных чи­ сел, подписи и передачи заказчикам под расписку в первом из упо-

71

мяпутых журналов. Вместе с отчетными сводками заказчикам на­ правляются и оставшиеся первичные (немассовые) документы.

При выпуске отчетных сводок особенно большое внимание уде­ ляется контролю и оформлению изготовленных отчетных регистров. Суть контроля выпущенных отчетных сводок в основном совпадает с контролем в процессе их изготовления. Кроме того, как уже было отмечено, итоги отчетов сличаются с соответствующими контроль­ ными итогами журналов формы № 4 или журналов контрольных чисел. При расхождениях в итогах отыскиваются и исправляются ошибки, причем здесь надо особенно тщательно проверять ошибки, допущенные и исправленные работниками в процессе изготовления регистров на табличных вычислительных машинах.

Наряды на составленные сводные документы используются на­ чальником или приемщиком МСБ для учета выработки. Эти наря­ ды и операционные листы служат, кроме того, для подсчета зара­ ботной платы работникам машиносчетного бюро.

3. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА МСС И ФМС

Рассмотрим один из возможных вариантов технологического процесса МСС и ФМС (рис. 8). Предположим, что машиносчетная станция располагает только обычными перфораторами, сортиров­ ками, табуляторами, а также клавишными вычислительными и суммирующими записывающими машинами; контроль перфорации осуществляется счетным способом (см. стр. 76).

Сравнение стадий сдачи документов заказчиками, приема до­ кументов для обработки, таксировки и контроля таксировки их технологических процессов МСС (ФМС) и МСБ показывают, что характер выполняемых операций на этих стадиях соответственно аналогичен, только на машиносчетной станции в процессе такси­ ровки и ее контроля обычно не подсчитываются контрольные числа по пачкам документов. Контрольные числа на МСС получают при счетном контроле перфорации (см. стадию 5, рис. 8). Кроме того, если исходная информация позволяет составить на табуляторе та­ кую отчетную или вспомогательную сводку, по итогам которой можно проверить ее счетную обработку, то контроль таксировки выгодно производить по этим итогам. Такой способ можно, напри­ мер, применять для контроля таксировки документов по учету ма­ териальных ценностей, предварительно составив так называемые контрольно-таксировочные табуляграммы. Для этого соответствую­ щие первичные перфокарты прихода и расхода сортируют по при­ знаку номенклатурного номера и затем табулируют «на печать» с автоконтролем по соответствующему признаку. В табуляграмме печатаются номер пачки, номенклатурный номер, единица измере­ ния, количество, цена и стоимость (сумма), а также итоги количе­ ства и итоги суммы.

Если при умножении итога количества на цену получается итог суммы, напечатанный в табуляграмме, то это означает, что такси-

72

Продолжение

74

Продолжение

I

ющей машины; Я — сопроводительный ярлык.

Рис. 8. Схема технологического процесса МСС

75

ровка данных, вошедших в дроверяемые группы перфокарт, произ­ ведена правильно. При расхождениях проверяется сумма по каж­ дой позиции табуляграммы до выявления ошибки.

Зато в технологическом процессе МСС (ФМС) появилось много других стадий и операций, которые отсутствуют в технологическом процессе МСБ (перфорация, контрольная табуляция, подсчет кон­ трольных чисел и счетный контроль, перебивка неправильно про­ битых перфокарт и т. п.). Напротив, в этом технологическом про­ цессе нет ряда стадий и операций, имеющих место в технологиче­ ском процессе МСБ (подгруппировка документов, составление накопительных карточек, подгруппировка накопительных карточек

инемассовых документов и т. д.).

Всоответствии с технологией МСС (ФМС) первичные докумен­ ты после контроля таксировки передают для перфорации исходных данных по установленным макетам и инструкциям.

Кочередной стадии технологического процесса относится счет­ ный способ контроля перфорации, состоящий в том, что сначала

перфорируемые реквизиты (кроме постоянных) подсчитываются по пачкам или прокладкам, не пробитым перфокартам на основа­ нии документов на суммирующей машине, а затем эти же рекви­ зиты подсчитываются по перфокартам на табуляторе. Итоги ленты суммирующей машины и контрольной табуляграммы сличаются. Равенство соответствующих итогов свидетельствует о правильности нанесенных на перфокарты данных. Расхождение в итогах выявля­ ется сличением записей отдельных документопозиций и перфокарт. Счетным способом контроля информации перфокарт широко поль­ зуются на практике.

Однако возможны и другие способы ее контроля. Рассмотрим их. Контроль с помощью контрольников сводится к проверке ин­ формации перфокарт путем повторного выполнения той же работы, что и на перфораторе, с той лишь разницей, что производится не пробивка отверстий в перфокартах, а их ощупывание. Несовпаде­ ние правильно нажатой клавиши контрольника со значением про­ бивки свидетельствует о наличии ошибки, и перфокарта не пере­ двигается на очередную колонку. Этот способ контроля получил применение при механизации учета с помощью алфавитно-цифро­ вых ПВМ и ЭВМ, так как буквенные сведения фиксируются в пер­ фокартах в виде двойных (дуплетных) пробивок. Другие способы контроля в данном случае или неприменимы, или оказываются

малодейственными (кроме проверки постоянных признаков).

При использовании цифровых ПВМ описанный способ контроля применяется лишь тогда, когда по важнейшим реквизитам доку­ ментов уже имеются контрольные числа. В таком случае проверен­ ные на контрольнике перфокарты табулируются и полученные итоги сличаются с контрольными числами.

Контроль с помощью контрольников в сочетании со счетным способом заключается в проверке перфокарт на контрольниках и, кроме того, в проверке наиболее важных реквизитов счетным спо­ собом. Этот способ контроля перфорации карт является наиболее

76