книги из ГПНТБ / Исаков, В. И. Экономика, организация и планирование работы машиносчетных установок учебник

6. ИНСТРУКЦИЯ п о ПОДГОТОВКЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

КСДАЧЕ НА МСС И ИХ ПРИЕМУ, КОНТРОЛЮ, КОМПЛЕКТОВКЕ И СЧЕТНОЙ ОБРАБОТКЕ

Инструкция по подготовке первичных документов к сдаче на МСС составляется для каждого заказчика или подразделения пред­ приятия в разрезе разновидности форм документов и должна со­ держать указания о конкретных сроках сдачи в соответствии с раз­ работанным проектировщиком графиком.

При полной подготовке заказчиками документов к сдаче (их комплектовке в пачки, выписке ярлыка, подсчете контрольных чи­ сел и т. п.) инструкция должна иметь исчерпывающие сведения о технике выполнения указанных работ. Инструкцией в этом случае устанавливается объем пачек (количество документострок), поря­ док их комплектовки в пачки, выписка и оформление сопроводи­ тельного ярлыка, нумерация пачек и т. п.

При неполной подготовке документов заказчиками инструкция ограничивается указанием конкретных сроков, описанием техники ведения специального документа, регистрирующего сдачу на МСУ, и отметкой порядка извещения станции о сдаче последних доку­ ментов.

Приводим примерное содержание инструкции в условиях пол­ ной подготовки документов заказчиками.1

—

1. Рабочие наряды сдавать группе приема первичных докумен­ тов МСС ежедневно не позднее 12 час. в соответствии с утверж­ денным графиком.

2. Перед сдачей нарядов на МСС проверить: а) наличие в до­ кументах всех необходимых реквизитов и их проставление в соот­ ветствующие графы; б) наличие необходимых подписей; в) качест­ во заполнения и оформления, четкость записей; г) наличие соот­ ветствующих оговорок по всем произведенным исправлениям; д) соответствие бланка документа форме, принятой для регистра­ ции данной операции.

3.Документы подобрать в пачки из расчета не более 100 документострок в каждой.

4.На каждую пачку документов выписать сопроводительный ярлык.

5.Документы пачки сшить по верхнему левому углу (по лице­ вой стороне), подшив ярлык сверху.

6.Рабочие наряды сдавать на МСС по журналу.

7.Поперек сопроводительного ярлыка последней пачки рабочих нарядов за отчетный месяц написать цветным карандашом «по­ следняя».

8.Все документы, ранее возвращенные станцией заказчику для исправления дефектов, сдавать на МСС в последующих пачках обычным порядком.

Инструкция по приемке, контролю и комплектовке первичных документов разрабатывается на каждую разновидность формы до­

кумента.

Опа должна содержать сведения о сроках сдачи первичных до­ кументов данной формы каждым заказчиком, о порядке сдачи и формах сопроводительных документов (сопроводительных ярлыков, описей и т. п.).

В инструкции должен быть изложен порядок приемки первич­ ных документов, их контроля, браковки, оформления приемки или возврата, комплектовки, выписки сопроводительных документов и

1. Рабочие наряды должны сдаваться хозяйством (цехом) на МСС ежедневно не позднее 12 час. в соответствии с графиком.

2. Документы должны сдаваться подобранными в прошитые по лицевому верхнему углу пачки, не более чем по 100 документострок в каждой.

3. Каждая пачка документов должна иметь сопроводительный ярлык.

98

4.На первом документе пачки должны проставляться постоян­ ные признаки, указанные на сопроводительном ярлыке.

5.Первичные документы должны приниматься по описи. Пер­ вый экземпляр описи по приемке документов сдавать заказчику, второй — оставлять на МСС.

6.Приемку рабочих нарядов производить в присутствии пред­ ставителя заказчика.

7.При приемке рабочих нарядов проверить: а) количество па­ чек и число документов в каждой пачке; б) соответствие сдавае­ мого количества документов предусмотренному графиком; в) соот­ ветствие документов пх наименованию, указанному в описи, и фор­

ме, принятой для дайной хозяйственной операции; г) наличие в сопроводительном ярлыке и па первом документе пачки всех по­ стоянных признаков; д) наличие всех реквизитов и подписей; е) чет­ кость и понятность записей; ж) наличие оговорок при исправле­ ниях.

8.Обнаруженные дефектные документы изъять из пачки и сдать заказчику, сделав соответствующие отметки об этом в сопро­ водительном ярлыке и журнале приема документов и сдачи работ.

9.По принятым пачкам документов записать контрольные дан­ ные в журнале контрольных чисел.

Инструкция по счетной обработке (таксировке) должна содер­ жать указания о порядке выполнения вычислений, записи резуль­ татов определенной степени точности, исходном материале рабо­ ты и т. п.

Приведем форму инструкции для таксировки.

При таксировке с помощью вспомогательных табуляграмм ин­ струкцию заменяет соответствующая схема коммутации табулятора с необходимыми дополнительными указаниями.

При таксировке с помощью табличных карт инструкционным материалом являются схемы коммутации табулятора и итогового перфоратора или схема коммутации репродуктора.

При таксировке с помощью умножающего перфоратора инст­ рукцией является схема коммутации этого перфоратора. Если же таксировка осуществляется с помощью электронных вычислителей (ЭВ80-3 или ЭВП80 «Рута»), то инструктивным материалом слу­ жат программы и соответствующие схемы.

Инструкция по контролю таксировки содержит сведения, ана­ логичные предыдущей инструкции и в ряде случаев может быть

поступлении исходного материала, записи слагаемых и получаемых итогов.

При счетном контроле перфорации в инструкции по суммирова­ нию особо должны быть выделены указания об оперировании под­ считываемыми признаками, характере их печати, необходимости повторного набора постоянных данных и т. п.

В инструкционных картах следует указать порядок оформления лент (рулонов) суммирующих машин и их сдачи вместе с матери­ алом, исходным для подсчета. Инструкционные карты по сумми­ рованию следует изготовлять, используя бланк формы № 8.

7. ИНСТРУКЦИИ ПО ОСТАЛЬНЫМ ОПЕРАЦИЯМ МАШИНОСЧЕТНОЙ ОБРАБОТКИ

Инструкция по перфорации помимо содержания, общего для всех инструкций (см. стр. 96), должна иметь указания о количе­ стве перфокарт, пробиваемых по каждой строке документов, за­ креплении постоянных признаков, пробивке надсечек, дополнитель­ ных и добавочных карт. Инструкционная карта перфорации состав­ ляется по форме № 9.

Инструкциями по итоговой перфорации служат соответствую­ щие схемы коммутации табулятора и итогового перфоратора.

Инструкцией по дублированию перфокарт или по их репродук­ ции является схема коммутации репродуктора.

Инструкция по контролю перфорации зависит от способа кон­ троля. Так, при контроле перфорации с помощью контрольников содержание инструкционной карты контроля во многом аналогично инструкции по перфорации.

При счетном способе контроля перфорации инструкция по про­ верке карт состоит из трех частей: 1) инструкции по суммирова­ нию; 2) инструкции по контрольной табуляции «на печать» или «на итог» и 3) инструкции по сверке и корректированию карт.

Содержание первой инструкции описано выше, содержание вто­ рой аналогично инструкциям по табуляции, рассматриваемым ни­ же. Третья инструкция должна содержать указания о порядке сверки итогов по пачке, построчной считке при расхождении ито­ гов, наведении справок в связи с обнаружением ошибок, исправле­ нии ошибок в контрольных табуляграммах и лентах суммирующих машин, перебивке неверно пробитых перфокарт, контроле перебив­ ки и сверке итогов после дополнительной контрольной табуляции.

Инструкция по созданию и регистрации контрольных чисел содержит указания о порядке суммирования с подсчетом итогов в разрезе пачек документов, проверки сумм и их записи в журна-

100

Примечание. Надсечки. Пробивать надсечку в 11-й позиции колонки 22 для перфокарт макета 71 (с ведомостей поступивших платежных требований).

101

лы контрольных чисел. Инструкционная карта по этой операции может составляться по форме № 7.

Инструкция по сортировально-подборочным работам должна содержать материал по каждой из отчетных сводок, указывая, ка­ кие перфокарты принимают участие в группировке, отборке или комплектовке, каким методом они сортируются или отбираются, каков общий порядок сортировки, как проверяется сортировка и как следует разложить перфокарты после окончания работы.

Ниже приведена примерная форма инструкционной карты по сортировке.

П р и м е ч а н и е . Рассортированные перфокарты макета 71 уложить в картотеку в по­ рядке возрастания шифров складов, а в пределах -последних — в порядке возрастания шиф­ ров кладовщиков, разделив каждый из них вертикально поставленными прокладками.

Картотеку с перфокартами макета 71 передать на табуляцию.

При выполнении сортировально-подборочных работ на раскла­ дочно-подборочной машине инструкцией является схема ее на­ стройки.

Инструкция по табуляции составляется на каждую отчетную сводку и должна иметь указания об исходном материале, формате изготовляемой сводки или бланке типографской формы, порядке текущего контроля печати показателей и группировки карт, общем

102

Г л а в а III

РАСЧЕТНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ МАШИНОСЧЕТНЫХ УСТАНОВОК

1. МЕРОПРИЯТИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ МАШИНОСЧЕТНЫХ УСТАНОВОК

При организации машиносчетных установок необходимо прове­ дение ряда ответственных и сложных организационно-технических мероприятий. Основные из них: изучение действующей системы учетных и вычислительных работ и расчет их объема; расчеты необходимого количества вычислительных машин, численности персонала, вспомогательного оборудования и хозяйственного ин­ вентаря, площади помещения и потребной электроэнергии; состав­ ление сметы затрат по организации МСУ; комплектование и подго­ товка кадров машиносчетной установки; выделение, ремонт и обо­ рудование помещения; получение новых вычислительных машин, а также приобретение и изготовление необходимого вспомогатель­ ного оборудования и инвентаря; размещение на МСУ вспомогатель­ ного оборудования и машин.

Кэтим мероприятиям относятся также разработка положений

иуказаний по осуществлению хозрасчета на МСУ, выделенной на самостоятельный баланс; оформление сдачи ее в эксплуатацию;

разработка проектов механизации отдельных учетно-статистических работ или привязка имеющихся типовых проектов и указаний треста «Трансоргмашучет»; составление плана-графика поступле­ ния первичных документов от организаций и предприятий на об­ работку; проведение инструктажа работников.

Перечисленные мероприятия включаются обычно в календарный план подготовительных работ с указанием исполнителей и сроков

Для ускорения пуска МСУ в эксплуатацию некоторые меро­ приятия целесообразно проводить одновременно, например расчеты объема работ и подготовку кадров, расчет потребного количества машин и их приобретение и др.

104

Машиносчетные установки организуются согласно приказу ми­ нистерства. Трест «Трансоргмашучет» оказывает методологическую помощь в их организации. В соответствии с приказом планируются

сроки поставок вычислительной техники для вновь создаваемых MCБ и МСС.

Руководителя (начальника) МСУ назначают заранее или под­ готавливают через систему курсовой сети ЦСУ СССР. Одновремен­ но проводится разработка или привязка проекта механизации одного-двух разделов учетных работ, например учета труда и за­ работной платы, материалов и др.

В целях повышения загрузки и лучшего использования вычис­ лительной техники целесообразно, чтобы МСС, ФМС, МСБ рабо­ тали в две смены, а вычислительные центры — в три смены. Это обстоятельство имеет особое значение для более полного исполь­ зования вычислительных машин и своевременной разработки от­ четных табуляграмм.

Соответственно режиму работы МСУ составляется и график ра­ боты операторов в течение месяца по дням, продолжительность рабочей недели для сотрудников МСУ не может превышать 41 час.

(края, республики)_____________________________________________составили

или ведомства

________________ 197___ г. введенJL. в действие___________________________

о (ФМС, МСС, МСБ)

организованы— в соответствии с планом механизации учета и вычислительных

работ на 197__ год.

2. Штатное расписание вышеуказанной машиносчетной установки утверждено

Государственной штатной комиссией_____________________ №____________и

(дата)

105

(дата)

должностей.______________ .

Штат установки укомплектован_____________________________________

(полностью или какие должности не замещены)

3. Парк счетных машин

Табуляторы

»

Сортировки Перфораторы .

»

»

Контрольники .

Суммирующие

»

Вычислительные

»

Бухгалтерские Фактурные . .

Всего_________________________

4. Для машиносчетной установки выделено помещение и з ________ комнат, площадью________ кв. м.

5. Техническое обслуживание счетных машин машиносчетной установки

6.Машиносчетная установка оборудована мебелью

7.Подготовка кадров производилась_________________________________

где, каким образом и в каком количестве

S. Проекты и рабочие инструкции имеются на следующие работы:

из них внедряются с пуском установки:

106