Графическое описание документированной процедуры

1.Основные положения. Целью разработки настоящей инструкции является регламентация требований к системе оформления документов системы менеджмента качества.

2.Область применения. Действие настоящей инструкции распространяется на

Ссылки:

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования.

Сокращения:

СМК – система менеджмента качества

3.Описание способа оформления документов

3.1.Каждый документ СМК должен иметь свой уникальный идентификационный номер, показывающий его связь со стандартомISO 9001, руководством по качеству, другими документами СМК, а также процессами, к которым он относится.

3.2.Идентификационный номер состоит из нескольких позиций, разделенных точками (рис. 1).

РК.01.04.2005

тип документа

номер документа в группе

номер раздела стандарта

год утверждения

Рис. 1

3.3. Две позиции зарезервированы для краткого буквенного обозначения документа:

РК – руководство по качеству;

КП – книга процессов;

ПЛ – план;

ДП – документированная процедура;

РИ – рабочая инструкция;

ПП – положение о подразделении;

ДИ – должностная инструкция;

ЗП – запись.

Все документы входят в перечисленные .типыНапример, «Положение об

04 – «Система менеджмента качества (требования)»;

05 – «Ответственность руководства»;

06 – «Менеджмент ресурсов»;

07 – «Процессы жизненного цикла»;

08 – «Измерения, анализ улучшение».

требований и непосредственной связи с другими документами СМК не имеют.

3.5.Следующие две позиции указывают номер документа в группе, относящейся

кданному разделу стандарта ISO 9001 (руководства по качеству).

Примечание 2. Допускается обозначение подгруппы документа – через дефис от номера группы, например: ЗП.04-01.05.2005, что обозначает запись, относящуюся к 05 разделу стандарта ISO 9001, 04 группа документов – «ведомости», 01 подгруппа – «ведомости очного обучения», 2005 год.

Примечание 2. Нумерация данной инструкции является исключением.

3.6. В последних четырех позициях указывается год издания утвержденной версии документа.

1.Требования к оформлению документов

4.1.Оформление текста

4.1.1.Текст документа исполняется в электронном виде и печатается на принтере на бумаге стандартного размера.

4.1.2.Рекомендуется использовать следующие установки:

шрифт Times New Roman 12-14 пт,

междустрочный интервал – одинарный,

поля (не менее): слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху – 20 мм, снизу – 20 мм

выравнивание – по ширине,

автоматическую расстановку переносов не применять,

абзацный отступ – 1 см.

4.1.3. Текст документа следует делить на разделы и подразделы. Разделы рекомендуется начинать с новой страницы. Разделы и подразделы должны иметь заголовки.

Заголовки оформляются полужирным шрифтом с абзацного отступа с первой прописной буквой, остальные буквы – строчные, или - все буквы заголовка прописные без точки в конце, без подчеркивания. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Заголовки разделов оформляются шрифтом на2 пт больше, чем основной текст. Интервал между строками заголовка, подзаголовка, текста – 6 пт.

Примечания нумеруют по порядку арабскими цифрами.

При изложении обязательных требований в тексте документа следует применять повелительную форму изложения, слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует».

Формат текста титульного листа и обложкиполужирный шрифт, 14 пт, один междустрочный интервал, выравнивание по центру.

4.2. Структура документов

4.2.1.Документ должен содержать титульный лист(если документ содержит более 1 стр.), содержание (если документ содержит 3 и более разделов), основной текст

иприложения.

4.2.2.Обложка документа не нумеруется и в счет страниц не входит. Обложка документа должна содержать:

-наименование университета;

-наименование факультета

-наименование документа;

-идентификационный номер документа;

-год выпуска документа,

-город.

4.2.3.Титульный лист является первой страницей документа. В верхнем

Титульный лист документа содержит:

-верхний колонтитул, нижний колонтитул;

-наименование организации;

-наименование документа;

-идентификационный номер документа.

Внаименовании документа не допускаются сокращен, имскиея цифры, математические знаки, греческие буквы.

4.2.4. Заголовок документа определяет объект стандартизации. В заголовке должны быть приведены необходимые и достаточные признаки, отличающие данный объект от других объектов стандартизации.

4.2.4.В заголовке и подзаголовке процедуры первым словом должно быть имя существительное, а следующими словами - определения (имена прилагательные). При наличии в подзаголовке двух предложений они разделяются точкой.

4.2.5.Документ может содержать раздел«Область применения», в котором приводят информацию для определения назначения, уточнения объекта стандартизации и, при необходимости, ограничения сферы действия документа.

4.2.6.Документ может содержать раздел«Область распространения», который определяет подразделения института, на которые распространяется данный документ.

4.2.7. Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа цифрами. Каждое приложение оформляется как раздел (с точки зрения оформления).

Нумерация страниц осуществляется в каждом разделе отдельно. При этом указывается и общее число страниц раздела. Если документ содержит один раздел, то страницы относятся к документу в целом.

5.2. На каждом первом листе документа(или раздела) должен располагаться нижний колонтитул следующей формы:

В графах указываются фамилии соответствующих сотрудников(можно вписать от руки), дата подписания. Дата утверждения автоматически считается датой введения документа в действие.

6. Графическое представление материала

6.1.Графическое представление схемы последовательности действий в виде

схемы алгоритма в документах СМК должно выполняться с использованием следующих условных обозначений:

начало, конец действий

действие в ходе выполнения

оформленный документ

принятие решения

Нет

Да

контроль, проверка, анализ

направление перехода к следующему этапу положительное решение

значки переноса этапа процесса с одной 3 страницы на другую с указанием внутри знака

номера страницы, на которую осуществляется переход или от которой пришло управление

Слева от каждого процесса указывается лицо(подразделение), ответственное за его проведение и лицо, контролирующее факт проведения операции.

6.2. Порядок выполнения действий представляется сверху вниз.