3272
.pdfным вопросам, обходы предприятий, просмотр корреспонденции и т.д.).
Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю).
Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должны быть минимальны и в тоже время достаточными для обмена информацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятий.
Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы работы были запланированы в одно и тоже время. Руководитель должен проконтролировать, как выполнены запланированные задачи. Тщательный контроль хода выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. Причем следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения.
В результате контроля своего индивидуального плана
руководитель выясняет, насколько удачно было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты.
Таким образом, практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
150
Практическое занятие 7
«Анализ причин экономических потерь рабочего времени руководителя»
Цель: на основе данных обследования затрат времени руководителя разработать оптимальный баланс использования рабочего дня.
Общие положения
В ходе практического занятия необходимо провести анализ данных самофотографии рабочего дня руководителя, выявить контролируемые и неконтролируемые затраты времени, составить фактический и проектный (плановый) баланс рабочего времени, рассчитать показатели, характеризующие качество труда руководителя и эффективность использования рабочего времени.
Ситуация для анализа
Для того чтобы выяснить причины потерь служебного времени, руководителю необходимо провести самофотографию рабочего дня, результаты приведены в табл. 3.8.
Таблица 3.8 Затраты времени в течении рабочего дня руководителя
|
Теку- |
Абсолютное |
|
|
|
продолжи- |
|
||
Что наблюдаем? |
щее |
Индекс |
||
тельность |
||||
|
время |
|
||
|
затрат (мин.) |
|
||
|
|
|
||
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. Начало рабочего дня |
8.00 |
|
|
|
2. Присутствие на ра- |
8.45 |
45 |
ПЗ |
|
бочем месте |
||||
|
|
|
151
Продолжение табл. 3.8
|
1 |
|
|
2 |
3 |
4 |
|
3. |
Проведение |
|
опера- |
9.10 |
25 |
ОП |
|
тивного совещания |
|||||||
|
|
|
|||||
4. |
Подписание |
доку- |
10.25 |
75 |
ОП |
||
ментов |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||
5.Отдых |
|
|
10.40 |
15 |
ОТ |
||
6. Отдает распоряжения |
10.55 |
15 |
ОП |
||||
секретарю |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||
7. Участие в заводских |
|
|
|
||||
оперативных |
совеща- |
11.10 |
15 |
ОП |
|||
ниях |
|
|
|
|
|
||
8. |
Согласование |
рабо- |
|
|
|
||
чей программы с на- |
11.35 |
25 |
ОП |
||||
чальником участка |
|
|
|
||||
9. Разрешение споров с |
|
|
|
||||
начальником участка на |
12.00 |
25 |
Порг |
||||
его рабочем месте |
|
|
|
||||
10. |
Пришел на участок |
12.03 |
3 |
Порг |
|||
11. |
Выяснение |
причин |
12.20 |
17 |
Порг |
||
сбоя работы с мастером |
|||||||
|
|
|
|||||
12. |
Вернулся в кабинет |
12.23 |
3 |
Порг |
|||
13. |
Разработка |
приказа |
12.35 |
12 |
ОП |
||
о наказании мастера |
|||||||
|
|
|
|||||
14. |
Работа с |
текущей |
12.40 |
5 |
ОП |
||
документацией |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||
15. |
Отдых |
|
|
13.45 |
65 |
ОТ |
|
16. |
Работа с |
текущей |
14.15 |
30 |
ОП |
||
документацией |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||
17. |
Обсуждение |
слу- |
|
|
|
||
жебных вопросов с сек- |
14.22 |
7 |
ОП |
||||
ретарем |
|
|
|
|
|
||
18. |
Переговоры по те- |
14.30 |
8 |
Порг |
|||
лефону |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||
152
Окончание табл. 3.8
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
19. Рассмотрение жалоб |
|
|
|
||
путем личной беседы с |
14.53 |
23 |
СР |
||
рабочим |
|
|
|
||
20. |
Переговоры по те- |
15.00 |
7 |
Порг |
|
лефону |
|||||
|
|
|
|||
21. |
Пришел на участок |
15.03 |
3 |
Порг |
|
с рабочим |
|||||
|
|
|
|||
22. |
Разговор с мастером |
15.11 |
8 |
ОП |
|
23. |
Вернулся в кабинет |
15.14 |
3 |
Порг |
|
24. |
Разговор по телефо- |
15.20 |
6 |
ОП |
|
ну с экономистом |
|||||
|
|
|
|||
25. |
Встреча с экономи- |
15.48 |
28 |
ОП |
|
стом |
|||||
|
|
|
|||
26. |
Разговор по телефо- |
15.53 |
5 |
Порг |
|
ну со снабженцем |
|||||
|
|
|
|||
27. |
Обсуждение вопро- |
16.15 |
22 |
ОП |
|
сов с экономистом |
|||||
|
|
|
|||
28. |
Разговор со снаб- |
16.35 |
20 |
ОП |
|
женцем |
|||||
|
|
|
|||
29. |
Разговор по телефо- |
16.41 |
6 |
Порг |
|
ну. |
|
||||
|
|
|
|
||
30. |
Разговор с секрета- |
16.45 |
4 |
ОП |
|
рем |
|||||
|
|
|
|||
31. |
Отдых |
16.55 |
10 |
ОТ |
|
32. |
Распоряжение под- |
|
|
|
|
чиненным на следую- |
17.05 |
10 |
ОП |
||
щий день |
|
|
|
||
33. |
Раскладка докумен- |
17.16 |
11 |
ПЗ |
|
тации |
|||||
|
|
|
|||
34. |
Отдых |
17.30 |
14 |
ОТ |
|
Форма фактического и проектируемого баланса рабочего времени руководителя приведена в табл. 3.9.
153
Таблица 3.9 Формирование фактического и проектируемого баланса
рабочего времени
|
|
|
Од- |
|
|
|
|
|
|
|
|
нои- |
Сумма |
Нор- |
Сверх |
Про- |
|
|
|
|
мен- |
одно- |
норма |
|||
|
|
|
матив |
екти- |
||||
Класси- |
|
ные |
имен- |
тив- |
||||
Ин- |
ные |
руе- |
||||||
фикация |
за- |
ных |
ные |
|||||
декс |
за- |
мый |
||||||
затрат |
траты |
затрат, |
за- |
|||||
|
траты |
ба- |
||||||
|
|
|
(вы- |
факт. |
траты |
|||
|
|
|
|
ланс |
||||
|
|
|
бор- |
баланс |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
ка) |
|
|
|
|
|
1 Полезная работа руководителя (планируемые затраты |
||||||||
|
|
|
рабочего времени) |
|
|
|||
1.1. |
Пла- |
|
|
|
|
|
|
|
новая |
|
|
|
|
|
|
||
работа |
ОП |
|
|
|
|
|
||
(опера- |
|
|
|
|
|
|
||
тивная) |
|
|
|
|
|
|
||
1.2.Подго |
|
|
|
|
|
|
||
товитель- |
ПЗ |
|
|
|
|
|
||
ная |
рабо- |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|||
та |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3. |
От- |
ОТ |
|
|
|
|
|
|
дых |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
2 Непродуктивные работы (потери рабочего времени) |
||||||||
2.1. Поте- |
|
|
|
|
|
|
||
ри |
орга- |
Пор |
|
|
|
|
|
|
низаци- |
г |
|
|
|
|
|
||
онные |
|
|
|
|
|
|
||
2.2. |
Слу- |
|
|
|
|
|
|
|
чайные |
Ср |
|
|
|
|
|
||
потери |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
Итого: |
|
|
|
|
|
153
Следующим шагом будет обработка наблюдательного листа путем формирования фактического и проектируемого баланса рабочего времени (табл. 3.9).
Фактически отработано времени 540:60=9часов. Нормативное значение рабочего времени 480:60=8часов.
Используя методику, предложенную Л. Зайвертом, необходимо выяснить причины потерь рабочего времени руководителя [22].
Для этого используются следующие обозначения каждого вида деятельности по указанным ниже критериям:
А – была ли необходимость в проделанной работе? /Да,
нет/
Б – затраты времени были адекватны значимости и целесообразности проделанной работы? /Да, нет/
В – предусматривалось ли выполнение этой работы в течение рабочего дня? /Да, нет/
Далее проводится корректировка рабочего времени руководителя (табл. 3.9) и заполняется табл. 3.10, используя указанные обозначения.
Таблица 3.10 Выявление целесообразности, продолжительности,
выполняемой работы в течение рабочего дня руководителя
|
Абсолютная |
Оценка |
Классификация |
|
Что |
продолжи- |
|||
деятельно- |
целесообразно- |
|||
наблюдаем? |
тельность за- |
|||
сти |
сти |
|||
|
трат (мин.) |
|||
|
|
|
||
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. Начало |
|
|
|
|
рабочего дня |
|
|
|
|
2. Присутствие |
|
|
|
|
на рабочем |
|
|
|
|
месте |
|
|
|
154
Продолжение табл. 3.10
|
1 |
2 |
3 |
4 |
3. |
Проведение |
|
|
|
оперативного |
|
|
|
|
совещания |
|
|
|
|
4. |
Подписание |
|
|
|
документов |
|
|
|
|
5. |
Отдых |
|
|
|
6. |
Отдает рас- |
|
|
|
поряжения |
|
|
|
|
секретарю |
|
|
|
|
7. |
Участие в |
|
|
|
заводских опе- |
|
|
|
|
ративных со- |
|
|
|
|
вещаниях |
|
|
|
|
8. |
Согласова- |
|
|
|
ние рабочей |
|
|
|
|
программы с |
|
|
|
|
начальником |
|
|
|
|
участка |
|
|
|
|
9. |
Разрешение |
|
|
|
споров с на- |
|
|
|
|
чальником |
|
|
|
|
участка на его |
|
|
|
|
рабочем месте |
|
|
|
|
10. Пришел на |
|
|
|
|
участок |
|
|
|
|
11. Выяснение |
|
|
|
|
причин сбоя |
|
|
|
|
работы с мас- |
|
|
|
|
тером |
|
|
|
|
12. Вернулся в |
|
|
|
|
кабинет |
|
|
|
|
155
Продолжение табл. 3.10
|
1 |
2 |
3 |
4 |
13. |
Разработка |
|
|
|
приказа о на- |
|
|
|
|
казании масте- |
|
|
|
|
ра |
|
|
|
|
14. |
Работа с |
|
|
|
текущей доку- |
|
|
|
|
ментацией |
|
|
|
|
15. |
Отдых |
|
|
|
16. |
Работа с |
|
|
|
текущей доку- |
|
|
|
|
ментацией |
|
|
|
|
17. |
Обсужде- |
|
|
|
ние служебных |
|
|
|
|
вопросов с |
|
|
|
|
секретарем |
|
|
|
|
18. |
Перегово- |
|
|
|
ры по телефо- |
|
|
|
|
ну |
|
|
|
|
19. |
Рассмотре- |
|
|
|
ние жалоб пу- |
|
|
|
|
тем личной бе- |
|
|
|
|
седы с рабочим |
|
|
|
|
20. |
Перегово- |
|
|
|
ры по телефо- |
|
|
|
|
ну |
|
|
|
|
21. |
Пришел на |
|
|
|
участок с ра- |
|
|
|
|
бочим |
|
|
|
|
22. |
Разговор с |
|
|
|
мастером |
|
|
|
|
23. |
Вернулся в |
|
|
|
кабинет |
|
|
|
|
156
|
|
|
|
Окончание табл. 3.10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
|
4 |
24. |
Разговор по |
|
|
|
|
телефону с |
|
|
|
|
|
экономистом |
|
|
|
|
|
25. |
Встреча с |
|
|
|
|
экономистом |
|
|
|
|
|
26. |
Разговор |
|
|
|
|
по телефону со |
|
|
|
|
|
снабженцем |
|
|
|
|
|
27. |
Обсужде- |
|
|
|
|
ние вопросов с |
|
|
|
|
|
экономистом |
|
|
|
|
|
28. |
Разговор со |
|
|
|
|
снабженцем |
|
|
|
|
|
29. |
Разговор |
|
|
|
|
по телефону |
|
|
|
|
|
30. |
Разговор с |
|
|
|
|
секретарем |
|
|
|
|
|
31. |
Отдых |
|
|
|
|
32. |
Распоря- |
|
|
|
|
жение подчи- |
|
|
|
|
|
ненным на |
|
|
|
|
|
следующий |
|
|
|
|
|
день |
|
|
|
|
|
33. |
Раскладка |
|
|
|
|
документации |
|
|
|
|
|
34. |
Отдых |
|
|
|
|
По данным табл. 3.11 проводятся расчеты по следующим формулам:
А=(А/ПД) 100 %; Б=(Б/ПД) 100 %; В=(В/ПД) 100 %.
157
где А, Б, В – продолжительность работ с отметкой «нет» по каждому критерию соответственно; ПД – продолжительность рабочего дня.
Допустимое отклонение процента затрат рабочего времени от нормативного не должен превышать 10%.
Задание. По результатам расчетов провести оценку структуры затрат рабочего времени руководителя, формулировать и обосновать выводы, разработать рекомендации по улучшению использования рабочего времени руководителя.
Задание для самостоятельной работы 6
Используя полученные результаты анализа затрат времени выявить и рассмотреть причины неэффективной работы руководителя (проблемы делегирования полномочий, необоснованный выбор стиля руководства или методов руководства).
Для анализа данного вопроса представить материал в виде табл. 3.11 (также по показателям Б и В).
Таблица 3.11 Выявление причин неэффективной работы руководителя
Наименование |
|
|
|
и значение |
Допус- |
|
Причины не- |
показателя |
тимое |
Нарушении в работе |
эффективной |
эффективной |
значе- |
руководителя |
работы руко- |
работы руко- |
ние, % |
|
водителя |
водителя |
|
|
|
Показатель, |
10 |
1. Неспособность |
|
отвечающий за |
|
делегировать полно- |
|
необходи- |
|
мочия своим подчи- |
|
мость в проде- |
|
ненным |
|
ланной работе |
|
2. Применение авто- |
|
(А) |
|
ритарного стиля ру- |
|
|
|
ководства |
|
|
|
3. Неотработанные |
|
|
|
методы руководства |
|
158