3.3. Складання актів готовності проектних і вишукувальних робіт.

Одним із документів обліку виконаних землевпорядних робіт є акт готовності проектних і вишукувальних робіт. Його складають за закінчені проектні і вишукувальні роботи по об 'єкту або по етапах робіт. Встановлений такий порядок визначення етапів виконання робіт:

• акт готовності вишукувальних робіт, що здійснюється для складання проектів будівництва ПГС, докорінного поліпшення земель, тривалість виконання яких за графіком передбачення у термін до 6 місяців складаються після повного закінчення робіт.

• на топографічні зйомки і інженерно - геологічні вишукування тривалістю понад 6 місяців акти готовності складають за закінчені етапи.

• робочі проекти по створенню лісомеліоративних насаджень, будівництву ПГС, культурних пасовищ, зрошуванню, осушенню, рекультивацію земель, терасуванню схилів при тривалості їх виконання за графіком до 1року, а по експериментальних аб'єктах - 8 місяців актуються після повного закінчення робіт. При тривалості виконання таких робочих проектів більш встановлених термінів акти складаються за закінчені етапи.

• роботи по міжгосподарському і внутрішньогосподарському землеустрою коригуванню планово-картографічних матеріалів, наданню допомоги господарствам у здісненні проектів землевпорядкування підлягають щоквартальному актуванню станом на 25 число останнього місяця кварталу.

Акт готовності проектних і вишукувальних робіт складають у 5-денний строк з дня завершенняння всіх робіт оба стану робіт. Його складають представники проектної організації і замовник.

На виконаний обсяг проектних і вишукувальних робіт по незавершених об'єктах та етапах щомісячною складають довідку незавершеного виробництва за кошторисною вартістю. Один примірник не пізніше 5 числа наступного місяця відправляють замовнику.

Витрати на виконання проектних і вишукувальних робіт, які на кінець місяця складають незакінчений проект відображають у звітних документах за плановою собівартістю.

Для покриття планових витрат по незавершеним проектно-вишукувальним роботах організаціям-замовникам дозволено надавати проектним організаціям аванс в розмірі до 15% річного обсягу робіт зі сплатою його при подані рахунків за закінчені проекти або етапи робіт.

3.4.Зміст, порядок і терміни складання звітних документів

Поряд з обліковими документами в проектних організаціях ведуться також звітні документи. Форми і звіт звітних документів встановлюються державою, а їх ведення і подання вищестоящим органам суворо контролюється

Для складання поточних і річних звітів по землевпорядкуванню затверджені такі форми статистичне звітності №-2-зем. і №4- кс. Ці форми звітності подаються проектними організаціями вищестоящим організаціям у встановлені терміни за місяць, квартал, рік.

Фактичне виконання показників плану проектно-вишукувальних робіт за звітний період відображається у звіті на підставі належним чином оформлених документів перинного обліку. Основні документи первинного обліку для складання звіту по праці такі:

1) особові та пооб 'єктні картки на спеціалістів;

2) накази розпорядження про приймання, звільнення або переведення на іншу роботу, надання відпустки:

3) табелі обліку використання робочого часу;

4) листки про простої;

5) розрахунково-платіжні відомості.

Розбіжності між даними первинного обліку і даними, які відображаються у звітності, не допускаються. За повноту і достовірність усіх даних, відображених в звіті, несуть персональну відповідальність особи, які підписали ці документи.

Основною ланкою в системі звітності по землевпорядкуванні є звітна документація, яка складається щомісячно у виробничих підрозділах проектних організацій. Таким документом є звіт про виконання плану робіт за місяць, в якому на підставі особових карток спеціалістів записують обсяг виконаних робіт, показники виконана плану робіт та якості праці, а також дані про кількість робочих і неробочих днів.

На підставі місячних планів про виконання планів землевпорядних робіт у виробничих підрозділах складають аналогічні звіти по відділах, експеоиції. філіали і проектні організації в цілому.

Крім звіту про виконання плану землевпорядних робіт, проектні організації за кожний квартал складають також звіт про виконання плану по праці, в якому наводять дані про чисельність населення і фонд заробітної плати за плановими і фактичними показниками.

Наприкінці року проектні організації звітують про виконання плану проектна - вишукувальних робіт. Річний звіт складають з таблиць з цифровими показниками виконаного плану робіт і пояснювальної записки. Серед таблиць найбільш важливе значення мають дані про виконання плану проектних і вишукувальних робіт, які характеризують види та етапи робіт, їх обсяги і вартість за планом на рік і фактичне виконання.

Дані інших таблиць мають допоміжне значення. Вони характеризують виконання окремих видів землевпорядних робіт, також показують який вплив мали матеріальні і трудові ресурси на виконання річного плану землевпорядних робіт.

Пояснювальна записка дає обґрунтування виконання плану робіт за основними їх видами, стадіями та етапами, розкриває причини їх виконання, аналізує вартісні і натуральні показники річного плану робіт.

Річні звіти проектні організації подають інституту землеустрою та у Держкомзем до першого лютого.