2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД

20

ситуації, а потім вже пояснити причини цієї ситуації. Пояснення мають бути вагомими, аргументованими та без зайвих емоцій.

ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ

Доповідні записки багато в чому подібні до пояснювальних, але й мають особливості. Згідно з ДК 010–98 доповідні записки, так само як і пояснювальні, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація», а вимоги до їх оформлення також містяться в ДСТУ 4163–2003 та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.

Відповідно до зазначених вище документів доповідна записка — службовий документ, у якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, певні факти, виконання роботи тощо. Якщо потрібно, у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Саме наявністю висновків і пропозицій доповідна записка в основному й відрізняється від пояснювальної.

Текст доповідної записки поділяється, як правило, на дві змістовні частини:

-у першій - наводять факти або описують ситуацію, що послугувала приводом для написання доповідної записки;

-у другій - аналізують ситуацію, роблять певні висновки, пропонують можливі варіанти вирішення проблеми або певні дії, які, на думку автора, треба виконати.

Пояснювальні записки складають і підписують здебільшого (хоча й не завжди) рядові працівники, а доповідні — керівники різного рівня.

Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва.

Реквізити доповідних записок подібні до реквізитів пояснювальних. Залежно від змісту й призначення доповідні записки можна умовно

розподілити на такі, що стосуються:

-звіту;

-інформації;

-ініціативи.

Доповідні записки, так само як і пояснювальні, розподіляють на внутрішні та зовнішні. У практичній діяльності більшості підприємств внутрішні доповідні записки трапляються частіше, ніж зовнішні. Замість зовнішніх доповідних записок у відносинах із органами вищого рівня часто використовують службові

21

листи, які за своїм характером і змістом іноді мало чим відрізняються від зовнішніх доповідних записок. Наприклад, у Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, зазначено, що текст службового листа (подібно до тексту доповідної записки) складається, як правило, з двох частин. У першій частині зазначають причину, підставу чи обґрунтування підготовки листа або наводять посилання на документи, які були підставою для його складання. У другій — подають висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщують з абзацу.

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Різні профільні фахівці іноді по-різному оцінюють роль і місце службових записок у системі діловодства. Деякі вважають службові записки одним із різновидів доповідної записки, які здебільшого використовуються з тією ж метою, що й внутрішні доповідні записки, і певною мірою навіть дублюють їх функції.

Інші стверджують, що існують суттєві відмінності між службовою й доповідною записками. Так, «класична» доповідна записка завжди адресується посадовій особі вищого рівня, наприклад, працівником структурного підрозділу його керівникові або керівником структурного підрозділу керівникові підприємства. Службові ж записки призначені здебільшого для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління і можуть подаватися (адресуватися), наприклад, керівником одного структурного підрозділу керівникові іншого або керівникам кількох структурних підрозділів, переважно з питань матеріально-технічного, інформаційного або господарського забезпечення. Зокрема, у них можуть міститися повідомлення, прохання, пропозиція чи відповідь.Інколи такі записки можуть мати й узагальненого автора та адресата (наприклад, автор — керівництво підприємства, адресат — усі структурні підрозділи підприємства).

Є також фахівці, які розглядають службові записки як узагальнений вид записок, а доповідні й пояснювальні записки — як найпоширеніші їх види. Таке неоднозначне трактування поняття «службова записка» пов’язане з тим, що в згаданих вище нормативно-правових актах і стандартах у сфері діловодства, а також у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності

22

державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, узагалі не міститься й не розглядається такий вид документа, як службова записка.

У зв’язку із зазначеним, таким чином, не слід «захоплюватися» складанням службових записок і за можливості у відповідних випадках треба оформляти пояснювальні або доповідні записки. Використання службових записок може бути виправданим для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління.

Реквізити службових записок подібні до реквізитів пояснювальних.

НАКАЗ

Наказ – основний розпорядчий документ, що видає керівник підприємства, установи, організації на основі єдиноначальності і містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньо-організаційної діяльності, адресовані підпорядкованим органам і працівникам.

Наказ має такі реквізити: зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; назва міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (Наказ); дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; візи документа; підпис.

Як правило, текст наказу складається з двох частин: констатуючої і резолютивної.

У констатуючій частині викладають причини й обставини, що зумовили видання даного наказу, зазначають його мету і завдання, дають оцінку існуючого стану справ. Цю частину наказу викладають стисло і лише ті питання, щодо яких будуть приписи в резолютивній частині.

Специфікою кадрових наказів є відсутність слова “НАКАЗУЮ”. Вони укладаються без констатуючої частини і починаються зі слів: “Призначити”, “Звільнити”, “Відрядити”.

Основною частиною наказу є резолютивна, в якій викладають суть документа. Вона починається словом “НАКАЗУЮ” і містить конкретні приписи щодо виконання завдань: названо заходи для виконання поставлених у наказі

23

завдань, виконавці цих заходів, їх права й обов’язки, строки виконання, форми та методи роботи тощо.

Структура резолютивної частини залежить від обсягу і змісту наказу. У ній можуть міститися один-два приписи, але частіше видають складні накази, які передбачають вирішення багатьох взаємопов'язаних питань. У таких випадках кожний припис оформлюють окремим пунктом. Якщо одній особі в наказі адресовано кілька приписів, то їх об'єднують в один пункт, який може бути поділений на підпункти.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – документ, що видає одноосібно керівник організації, установи, а також керівник колегіального органу державного управління для виконання оперативних завдань.

Розпорядження має такі реквізити: зображення емблеми організації, якщо зареєстровано у встановленому порядку; назва міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (Розпорядження); дата документа; місце укладання або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; візи документа; підпис.

ДОВІДКА

Довідка, це:

1) безадресний документ, що містить опис (стислий чи розгорнутий) і підтвердження тих чи інших фактів і подій, у якому відсутні висновки. Довідка має такі реквізити: назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підписи; дата документа;

2)документ, що передає одна організація, установа іншій і підтверджує факти біографічного чи службового характеру. Для укладання таких довідок, як правило, використовують надруковані трафаретні бланки.

ПРОТОКОЛ

Протокол (гр. protokollon, від protos – перший і kottao – приклеюю), це: 1)документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на

зборах, засіданнях, нарадах, судовому процесі, конференціях колегіальних органів;

2) один із видів процесуально-правових актів.

Протокол має такі реквізити: за потреби; назва виду документа (Протокол); дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний індекс

24

документа; гриф затвердження документа, заголовок до тексту документа; текст документа; підписи; додатки.

Протокол має бути складений так, щоб з нього чітко було видно: хто, де і коли його склав, хто і в ролі кого при цьому був присутній, що і яким чином установлено. У протоколах відбиваються тільки ті факти, які встановлені з безперечною достовірністю.

Текстова частина протоколу відбиває хід обговорення питань і прийняті рішення. Щодо кожного питання повинні бути розділи “Слухали”, “Виступили” й “Ухвалили”. У першому з них у називному відмінку формулюють питання і зазначають форму його викладу (наприклад: “Виконання плану роботи за IIІ квартал 2003 року. Доповідь начальника РВВС Петрова Г.І.”), після слова “ВИСТУПИЛИ” дається стислий виклад виступів учасників наради і заключного слова доповідача; після слова “Ухвалили” зазначають прийняті рішення і терміни їх виконання. У разі фіксування результатів голосування зазначається кількість осіб, що голосували “за” і “проти” за списком.

АКТ

Акт (лат. actus – дія), це:

1)документ, що видає державний орган, орган місцевого самоврядування, посадова особа або громадська організація в межах своєї компетенції: закон, указ, постанова, наказ, розпорядження і т. ін.;

2)протоколи й інші документи, що засвідчують юридичні факти.

Акт має такі реквізити: назва міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; гриф затвердження документа; назва виду документа; дата документа; місце укладення або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підписи.

Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної (починається зі слова “ПІДСТАВА”, де вказується розпорядчий документ або доручення посадової особи, окремо названо комісію – голову й учасників) і констатуючої (викладено мету і завдання акта, суть і характер проведеної роботи, виявлені факти, висновки).

Для актів з постійно повторюваною інформацією слід використовувати бланки з трафаретним текстом.

25

Акт підписують всі особи, які брали участь у його укладанні, без зазначення посад і спеціальних звань, в алфавітному порядку.

У разі наявності особливих думок укладачів акта або присутніх при його укладанні ці думки слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

26

ЗАВДАННЯ ДЛЯ ВИКОНАННЯ РОБОТИ

1.Ознайомитися з правилами складання основних службових документів підприємства.

2.Розробити типові документи підприємства: довідки, доповідну та пояснювальну записки, акт, протокол, наказ.

27

ТИПОВІ ТЕСТОВІ ПИТАННЯ ПРАКТИЧНОГО ЗАНЯТТЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Всі документопотіки на підприємстві можна поділити на:

a)вхідні та вихідні документи;

b)вхідні та внутрішні документи;

c)вхідні та документи створені на підприємстві;

d)внутрішні та вихідні документи;

2. За змістом вхідні та вихідні документи поділяють на :

a)надіслані до відома та ті, що потребують виконання й відповіді;

b)ініціативні документи та ті, що надіслані до відома;

c)ініціативні документи та ті, що потребують виконання й відповіді;

d)ініціативні документи та листи-відповіді;

e)надіслані до відома та листи відповіді;

3. Підпис посадової особи на службовому документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним називається:

a)резолюція;

b)візування;

c)індексація;

d)рубрикація;

4.Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших

фактів або подій носить назву:

a)наказ;

b)пояснювальна записка;

c)акт;

d)довідка;

e)протокол;

28

5. Службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів носить назву:

a)наказ;

b)пояснювальна записка;

c)акт;

d)довідка;

e)протокол;

6. Накази з основної діяльності підприємства повинні зберігатися:

a)один рік;

b)три роки;

c)десть років;

d)постійно;

7. Вкажіть особливості формування наказів з особового складу підприємства:

a)текст такого наказу може складатися з двох частин - вступної і констатуючої - або тільки з однієї - констатуючої

b)у тексті такого наказу відсутня так звана констатуюча частина та розпорядче слово "наказую";

c)дані накази зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам;

8. Заява – це:

a)документ, у якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ;

b)документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів;

c)звернення громадян із проханням сприяти реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їхніх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності установ;

29

9. Скарга – це:

a)звернення з вимогою поновити права і законні інтереси громадян, порушені діями (бездіяльністю), рішенням державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, об’єднань громадян, посадових осіб;

b)письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод;

c)звернення громадян із проханням сприяти реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їхніх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності установ;

10. Договір – це:

a)угода між особою, яку наймають на роботу, та керівником установи;

b)документ, у якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

c)домовленість сторін про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків;

d)це зафіксовані в спеціальному правовому документі зобов’язання учасників господарських відносин (сторін), спрямовані на обслуговування їх господарської діяльності.