2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД

проекту документа..

Погодження

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа.

Віза - це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці

останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зовнішнє погодження здійснюється поставленням підпису у два способи:

1.нижче реквізитів, якщо погоджень не багато;

2.на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значним числом посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається

розшифровка підпису:

Якщо погодження робляться на окремому аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється таким чином: у тексті документа робиться посилання на наявність аркуша погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Зазначемий реквізит складається з таких елементів:

назва посади особи, яка візує документ;

особистий підпис особи, яка візує документ; ініціали і прізвище особи, яка візує документ.

Завідувач господарства

_______підпис_________ О.Р. Юрченко 13.03.2013

документі підпис відповідальної особи

Відтиск печатки ставлять на документах поруч з підписом таким чином, щоб частково захопити назву посади й підпис.

У фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис.

На службових листах, що надруковані на бланку, печатка не

ставиться.

Існують печатки двох видів: прості та гербові.

бандеролей, пакетів тощо.

Перелік документів, на яких проставляється гербова печатка

Акти списання, реєстри (чеків, бюджетних доручень), титульні списки.

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату, тощо).

Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, тощо).

Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження, штатні розписи

Кошторис видатків (на утримання апарату управління, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями.

видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу.

Відмітка «копія» проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис»

Згідно з оригіналом Секретар _____підпис______ О.О. Романенко 14.02.2014

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

30 Відмітки про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493.

Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження

Нумерація сторінок

Номери сторінок проставляються починаючи з

другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів складання і оформлення документів передбачає обов'язкову наявність таких їх

атрибутів:

зазначення установи-автора

найменування виду документа (включаючи лист)

складання заголовка документа

адресування і датування документа

поставлення відміток про погодження тексту

засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки)

поставлення відміток про проходження і виконання документа

На бланках для листів указують довідкові реквізити

індекс підприємства зв'язку поштову і телеграфну адресу номери телефонів, факсів, пейджерів розрахунковий рахунок у банку дату

індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа коди листа за загальним класифікатором управлінських документів (ЗКУД)

код організації за загальним класифікатором підприємств та організацій (ЗКПО)

Література

1.ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення

2.ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формулярзразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа

3.ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів

4.ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення