2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД
.pdf
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
02112418 Учредительный договор:
6Найменування міністерства
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа надається у верхньому лівому кутку або посередині сторінки
7Найменування організації
Повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті організації. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.
8Назва структурного підрозділу
Назва структурного підрозділу - у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
9Адреса та інш
Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку - у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:
вул. Пирогова, 9, м. Київ, 01054, тел. 221-99-33
На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
10 Назва виду документу
Наказ, розпорядження, рішення
тощо, записується на бланку друкарським або машинописним способом і має відповідати компетенції організації, змісту управлінської діяльності.
Варіант розташування реквізитів документу
01
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ Держкомархів України
вул. Соломянська, Київ, 03110, тел. 277-27-77, факс277-36-55 E-mail: mall@dkau.kiev.ua Web: http://WWW.scarch.kiev.ua
Код ЄДРПОУ 00018490
07
08
09
04
НАКАЗ |
10 |
25.10.2013 № 121 |
11 |
|
|
||
|
|
|
11 Дата
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці.
Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується:
словесно-цифровим способом (25 жовтня 2013 р.), або
цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 25.10.2013 (тобто 25 жовтня 2013 р).
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри,
то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99.
У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки
про виконання документа й направлення його до справи)
12 Індекс
Надається у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає
змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання.
Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.
Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу;
10 — номер справи;
36 —реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
Індексація - це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце його складання, виконання та зберігання.
Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб
(навскісну риску).
13 Посилання на індекс та дату вхідного документа
Надається у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ.
Наприклад:
на № 02-10/135 від 01.03.96, де:
02 — індекс структурного підрозділу;
10 — номер справи за номенклатурою; 135-— порядковий номер
13
14 Місце складання або видання
Зазначають на усіх документах крім, листів. Реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне
місцезнаходження входять до назви організації. Наприклад: Київський гуманітарний ліцей
15 Гриф обмеження доступу до документу
Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію
обмеженого доступу.
Для службового користування |
15 |
|
|
|
01 |
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ |
07 |
|
Держкомархів України |
08 |
|
вул. Соломянська, Київ, 03110, тел. 277-27-77, факс277-36-55 |
09 |
|
E-mail: mall@dkau.kiev.ua Web: http://WWW.scarch.kiev.ua |
||
|
||
Код ЄДРПОУ 00018490 |
04 |
16 Адресат
1.Якщо документ адресується організаціям або
структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку адреса пишеться у називному відмінку, наприклад:
16 |
2. |
Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його |
|
адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у
давальному відмінку, наприклад 
16 |
3. |
У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам |
|
(керівникам), то допускається зазначати в ньому не більше ніж чотири адреси:
16 |
4. |
Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при |
|
адресуванні зазначається прізвище заявника та поштова адреса:
16 |
5. |
При адресуванні кореспонденції приватній особі – зазначається |
|
спочатку прізвище та ініціали одержувача, потім поштова адреса:
При адресуванні прийменники в адресах випускаються.
При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.
17 Гриф затвердження |
Ця процедура здійснюється у два способи, що |
|
мають однакову силу:
грифом затвердження і
виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рішення, постанови.
1.Гриф затвердження проставляється у верхній частині
документа. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами, під ним вказується посада особи, яка затверджує документ, ставиться підпис і наводиться його
розшифровка, проставляється дата.
2. При затвердженні документів постановами, рішеннями, наказами цей реквізит оформляють таким чином: