2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД
.pdf
18 Резолюція Резолюція - це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконавця.
Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа
на вільному місці (не на тексті) паралельно до основного тексту.
Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника та дата.
Василенку М. М.
Довести до відома працівників до 01.11.2013 Іванов (підпис)
16.10.2013
Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках
допускається у таких випадках:
у разі необхідності повернення документа;
за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;
за відсутності на документі вільного місця для резолюції.
19 |
Заголовок документа |
Реквізит має узгоджуватися з назвою |
|
|
|
|
|
документа й містити короткий виклад його змісту.
Тексту документа, що перевищує 10 рядків, слід обов'язково давати заголовок, який складає виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою.
Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега.
Заголовок має відповідати на за питання: «Про що»? кого?, чого?
Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника «Про»,
«Щодо» та інш.
наприклад
Про проведення конкурсу наукових робіт студентів університету
Щодо недопущення безпідставних пропусків навчальних занять студентами університету
Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати
без заголовка.
Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.
Відмітки про проходження та виконання документа.
Про взяття на контроль позначка проставляється на лівому полі
20першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) - пишеться словоконтроль або літера К
Про виконавця. Кожен документ повинен мати відмітку про
безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службового
28телефону і зазначається зліва внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа
Про розмноження документа. У разі потреби під прізвищем виконавця зазначають також індекс друкарки або оператора електронного набору (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування
29Про виконання зазначають внизу документа зліва
Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на
31якому зазначено скорочене найменування організації (установи), дата надходження документа та індекс
21 Текст документу |
Всю ділову документацію ведуть державною |
|
мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством.
Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу
Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію.
Текст - головний елемент документа.
Обов'язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, яка підготувала документ.
Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:
1опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;
2висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації
Увиключних випадках текст може складатися лише із заключної частини (наприклад, прохання).
Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко, застосовується його рубрикація.
Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків.
Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців у тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.
Укладаючи документ слід пам'ятати, що документи повинні відповідати існуючому законодавству, тому в разу необхідності слід звіряти документи із
законами і підзаконними актами.
У документах слід використовувати лише перевірені факти.
Таблиця в документі
Велика
Виноситься у додаток, про що робиться повідомлення після закінчення основного тексту документа чи посилання у тексті.
Невелика
Друкується у загальному тексті документа.
22 |
Наявність додатків |
Розміщують під текстом документа. |
|
|
|
|
|
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
1документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора
Загальноосвітнього навчального закладу №7
10.02.2013 № 23
додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або
2доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах.
У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток», наприклад:
Додаток до п. 2.1. Інструкції
3додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:
про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку
про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.; 2. Звіт про проведення тижня з охорони праці у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим.
якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2013 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.
23 Підпис
складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться
ініціали ставляться перед прізвищем
повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата.
Якщо таких відомостей немає, то найменування посади наводиться
повністю
якщо документ підписують кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації
у випадку, коли підписують документ керівники одного й того самого рівня, то підписи розташовують на одному рівні
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує її заступник або особа на яку покладено обов'язки відсутнього.
Ініціали того, хто підписує документ, слід розташувати:
при адресуванні - після прізвища, наприклад: Іванюку І.І.
при підписанні документа, його затвердженні - перед прізвищем,
наприклад А.А.Білан
на резолюції - після прізвища або без зазначення ініціалів, наприклад: Симоненко; Петренку М.П.
у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) - після прізвища, наприклад: нагородити Коваленка О.О. цінним
подарунком
ініціали не бажано відривати від прізвища при переносі на інший рядок тексту
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник.
У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ.
При підписанні документів не допускається ставити прийменник "за" або навкісну риску перед найменуванням посади.