2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД

1. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА, ЙОГО ОСНОВНІ РЕКВІЗИТИ ТА ЇХ ХАРАКТЕРИСТИКА.

До кожного документа ставляться певні вимоги:

відповідність своєму призначенню

достовірність і юридична сила

чітка структура та зручність в обробці

Щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений за формою, яка прийнята для даної категорії документів. Регламентують процес підготовки та оформлення документів затверджені і діючі в Україні стандарти:

ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення

ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формулярзразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа

ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів

ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів, формуляр-зразок визначається таким чином:

Формуляр-зразок (службового документа) - це модель побудови службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004).

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

Реквізити - це елементи, з яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

До обов'язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. До них належать:

1.Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

2.Емблема організації;

3.Зображення нагород;

4.Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

5.Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

6.Найменування міністерства чи відомства;

7.Найменування організації;

8.Найменування структурного підрозділу;

9.Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;

10.Назва виду документа;

11.Дата;

12.Індекс;

13.Посилання на індекс і дату вхідного документа;

16

Як правило, найбільш вагомі документи організації оформлюють на Бланках документів.

Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної інформації.

Особливості відображення на документах окремих реквізитів:

1 Герб

Герб зображують або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм

2Емблема

Емблема організації чи підприємства розташовується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак,

зареєстрований у встановленому порядку.

3Наогроди

Зображення державних нагород - у верхньому лівому кутку або посередині документа

4Код організації

Код підприємства, установи, організації - у верхньому

правому кутку (подробнее: http://www.ukrstat.gov.ua/menu/edrpou.htm)