2-1 Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності / КНМЗ ОтІЗУД
.pdf
Номер наказу з особового складу доповнюються літерами ОС
31
Накази з оперативних питань
Накази з оперативних питань стосуються адміністративногосподарської діяльності установи і пов’язані з оформленням відряджень, наданням відпусток і дисциплінарними стягненнями
Текст такого наказу може складатися з двох частин - вступної і констатуючої - або тільки з однієї - констатуючої.
Розпорядчими словами в таких наказах мають виступати: НАКАЗУЮ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ ( догану ) тощо.
Накази з оперативних питань підписує керівник установи.
Реєструються накази окремо від інших наказів, а до реєстраційного номера додається відповідно літера - ОП - оперативні.
32
Номер наказу з оперативних питань доповнюються літерами ОП
33
Накази оформляються на загальних, спеціальних бланках на аркушах паперу формату А4.
Т Е К С Т Н А К А З у
Констатувальна частина
вступ (вказано причину видання наказу);
доведення |
(переказано |
основні факти ); |
|
висновок |
(викладено мету |
видання наказу )
Констатувальної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень
Розпорядча частина
починається словом " НАКАЗУЮ "
дія наказу
термін виконання
відповідальні за виконання
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено 
контроль за виконанням наказу, наприклад " Контроль за виконанням наказу покладаю
на …( залишаю за собою )". 34
Література
1.ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення
2.ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формулярзразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа
3.ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів
4.ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення
Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності
Лекція 9
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ВХІДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ. ПРАВОВІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ СПЕЦІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА
1.Приймання й опрацювання вхідних документів
2.Подання вхідних документів на розгляд і резолюцію керівництву
3.Передання вхідних документів виконавцям
4.Класифікація конфіденційної інформації. Законодавство України щодо захисту конфіденційної інформації.
1
Організація та інформаційне забезпечення управлінської діяльності
1. ПРИЙМАННЯ Й ОПРАЦЮВАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
На підприємство, в організацію, установу документи надходять різними шляхами. Найчастіше доставку здійснюють національний поштовий оператор «Укрпошта», кур’єрські служби, а також за допомогою засобів
електронного зв’язку.
Поштою та через кур’єрську службу доставляють:
письмову кореспонденцію |
бандеролі |
періодичні друковані видання |
дрібні пакети |
поштові картки |
Каналами електрозв’язку доставляють:
електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису й документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
факсограми |
телеграми (телетайпограми), телефонограми |
Усі документи, що надходять на підприємство, приймають централізовано в службі діловодства. Якщо на підприємстві не передбачено такої служби як окремого структурного підрозділу, то вхідні документи повинна прийняти особа, відповідальна за діловодство на цьому підприємстві.
У невеликих компаніях функції відповідального за діловодство найчастіше покладають на секретаря або ресепшіоніста. У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник підприємства.
Рекомендовану, спеціальну й цінну кореспонденцію приймають під розписку в журналі поштаря чи кур’єра або у квитанції з відміткою про дату одержання.
При надходженні кореспонденції з позначкою «Терміново» у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й годину та хвилини доставки.
Особа, відповідальна за діловодство, має право розкривати всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто».
У разі пошкодження конверта з таким написом роблять відповідну відмітку в поштовому реєстрі.
Документи, надіслані в конверті
Конверти слід зберігати й додавати до документів тоді, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
Документи, доставлені не за адресою, необхідно переслати за належністю або повернути відправнику.
Дату (а іноді й час) надходження документа на підприємство обов’язково
фіксують безпосередньо на вхідному документі
Фіксування документу:
У правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша проставляють відмітку про його надходження.
Для цього, як правило, застосовують штамп розміром 41,6 х 16 мм (Привести приклад аркуша з Мін.освіти!!!)