Глава 4. Роль информации в менеджменте

ции, что упрощает процесс согласования их действий и ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре авто­матизированной обработки текстовой информации, облегчает менеджеру подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в крат­чайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностран­ный язык и использовать по своему усмотрению.

Для повышения эффективности управленческой деятельности и сни­жения управленческих расходов имеет значение рациональное построе­ние и четкое функционирование аппарата управления внутрифирменной системой информации.

Такой аппарат включает:

• вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

• центральную службу информации;

• информационную систему в производственных отделениях. Информационная система крупных предприятий включает отделы:

• обработки и анализа информации;

• обработки входящей и выходящей документации;

• хранения и выдачи информационных материалов;

• вычислительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных предприятиях. В них информация хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и мо­жет быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.

Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.

Основные функции и наиболее распространенные виды деятельности центров хранения записей:

• отбор информации для хранения;

• кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;

• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся доку­ментам;

• хранение и выдача информации.

На крупных предприятиях создается центральная служба ведения запи­сей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация 142

4.3. Технология информационной деятельности

всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации. Эта служба должна разрабатывать единую внутри-(Ьирменную программу совершенствования системы записей и оказывать в этом действенную помощь всем производственным подразделениям.

Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств сбора, обработки и хранения необходимой инфор­мации и ведения соответствующих записей, программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит определение потребностей всех подразделений предприятия в конкрет­ных технических средствах хранения записей, в создании новых форм но­сителей информации.

Центральная служба осуществляет контроль ведения записей в мас­штабе предприятия в целом.

В производственных отделениях обычно создается своя служба веде­ния записей. В ее функции входит контроль выполнения установленных процедур ведения записей.

Центры обработки текстовой информации создаются на крупных пред­приятиях с целью быстрой обработки поступающей информации, ее ре­дактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профес­сиональной деятельности, тесно связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно: программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Вопросы для проверки

1. Перечислите основные этапы движения информации от отправите­ля к получателю.

2. Что характеризует этап отбора информации?

3. Что характеризует этап кодирования информации?

4. Что характеризует этап передачи информации?

5. Что характеризует этап расшифровки информации?

6. Что дает «обратная связь» при передаче информации?

7. Каковы основные причины искажений и потерь при передаче ин­формации?