Глава 4. Роль информации в менеджменте

Ко второй группе относятся составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенство­вания управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Необходимая информация заносится на определенные формы — но­сители информации. Формы могут содержать информацию по предпри­ятию в целом и по каждому подразделению в отдельности.

Каждое предприятие имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющей произвести оптимально де­тальный экономический анализ состояния и развития его хозяйственной деятельности, разработать и принять необходимые управленческие реше­ния.

Различают следующие виды бланков:

• формы для хранения информации;

• формы регистрации данных;

• формы статистической (финансовой) отчетности;

• формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости мо­гут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере (печатающем устройстве ЭВМ).

В случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

Поскольку потребности в получаемой информации у управленческого персонала предприятий меняются в зависимости от изменяющихся внут­ренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и пе­реработке форм, содержащих первичные данные.

Комплексная автоматизированная обработка информации на пред­приятиях предполагает объединение в единый комплекс всех техниче­ских средств обработки информации с использованием новейшей техно­логии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы обработки ин­формации включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

• использование устройств автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

• интеграция обособленных процессов обработки информации в еди­ную внутрифирменную систему;

4.3. Технология информационной деятельности

• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

• использование всего комплекса технических средств обработки ин­формации, переход к единой системе обработки всех видов информа­ции.

Комплексная система обработки информации на предприятиях в пер­спективе должна включать следующие технические средства:

• терминальные устройства;

• устройство оптического распознавания обозначений;

• устройство автоматизированной обработки текстовой информации;

• ЭВМ;

• фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах;

• фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

• устройство автоматического хранения и выдачи информации;

• дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей;

• печатающее устройство ЭВМ;

• устройство для чтения микрофильмов и микрофишей;

• автоматизированную систему хранения и вывода информации;

• средства доведения информации до пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию фотоформы, с которых затем получают твер­дые формы для высокой и офсетной печати.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами и предложениями, не может осуществляться с помощью пакетов приклад­ных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой ин­формации. ЭВМ используется им только как средство для печати и ре­дактирование текста.

В настоящее время устройства автоматизированной обработки тек­стовой информации на крупных предприятиях широко используются не только операторами, но и менеджерами всех уровней, которые на изо­браженном на экране документе делают свои замечания, ставят резолю-