71. Что такое письменная информация и что можно к ней отнести

ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ И ТРЕБОВАНИЯ К НЕЙ

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться в конкретных ситуациях и принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информацион­ный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управле­ния, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента — совокупность сведе­ний о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для при­нятия и реализации управленческих решений.

Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать его свое­временное выполнение. Владение информацией означает обладание ре­альной властью — нехватка информации, как и наличие ненужной, может Дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информа­ции невозможна совместная работа. Проведенные исследования выявили, что от 50 до 90% своего рабочего времени менеджер тратит на обмен ин­формацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, приема посетителей, различных переговоров и т.п. Такие затраты времени в большинстве случаев необходимые, поскольку информация в

Глава 4. Роль информации в менеджменте

настоящее время превратилась в важнейшее условие эффективной работы и перспективного развития любой организации.

Потребность в управленческой информации определяется содержа­нием решаемых задач, пониманием этих задач работниками, уровнем опыта и образования последних. Чем они выше, тем меньше работники нуждаются в дополнительной и более подробной разнообразной инфор­мации. Организационно-практическая деятельность менеджера и аппара­та управления в целом также во многом носит информационный харак­тер, так как включает получение своевременной и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о приня­тых решениях. Обеспечение принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией — центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предпри­ятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия — полу­чения прибыли.

На предприятиях существуют следующие виды первичной информа­ции:

• статистическая;

• оперативно-отчетная;

• планово-экономическая;

• бухгалтерская;

• финансовая;

• техническая;

• технологическая;

• правовая;

• конструкторская;

• ремонтная;

• справочная;

• по кадрам;

• по материально-техническому снабжению;

• по капитальному строительству;

• по новой технике;

• по нормированию и оплате труда.

По содержанию различают экономическую, организационную, соци­альную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Органи-124

4.1. Виды информации и требования к ней

зационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная инфор­мация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Эта информация включает данные, содер­жащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация — совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием. Она вклю­чает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудова­ния, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др.

По месту образования и направлению информационных потоков раз­личают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы). Исходящая информация включает сведения, поступающие от предпри­ятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья). Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внеш­нюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (кар­точки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной про­дукции, различные технологические схемы).

По назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначен­ной для анализа итогов его деятельности.

По возможности применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригод­ную для нескольких различных.

По полноте охвата объекта различают частичную информацию, ко­торая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, со­держащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые ре­шения.

По степени применения информация бывает универсальной (пригод­ной для решения любых проблем), функциональной — для решения род-