Глава 4. Роль информации в менеджменте

нятия решений по соответствующим вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. Ответст­венным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполне­ния в соответствующее подразделение предприятия для подготовки отве­та или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо важ­ных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется секретарем и фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект докумен­та, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом необходимо проверить отправляе­мый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия указанных в документе приложений, соответствующих виз, под­писи руководителя, печати. На остающихся на предприятии копиях от­правляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и соответствующим образом оформ­ленные исходящие документы передают секретарю для отправки по поч­те (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. На основе полученной инфор­мации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распо­ряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременно­сти, полноты и достоверности.

Менеджер, как и любой работник аппарата управления, получив оп­ределенные данные, должен понять их содержание, оценить возмож­ность их использования для решения соответствующих задач. Уяснение содержания полученных сведений требует привлечения запаса знаний работника, зависящих от уровня его квалификации, специальности, спо­собностей, опыта работы. Запас таких знаний представлен понятиями, суждениями, связями между ними, размещенными в памяти конкретного работника, который воспринимает ту или иную информацию. Существу-128

4.1. Виды информации и требования к ней

_ет специальный термин для обозначения такого запаса знаний — «со­кровище».

Чтобы содержание какого-либо сообщения было понятно, оно долж­но иметь общие точки с «сокровищем» получателя, т.е. если в сообще­нии имеется какой-то термин, то в памяти получателя информации должно быть соответствующее понятие, которое составляет его смысло­вое значение.

То, что непонятно для получателя, не является информацией, пред­ставляет собой семантический шум.Очевидно, что квалифицированный работник может извлечь из любого сообщения значительно больше ин­формации, чем его коллега с меньшим запасом знаний.

Чтобы выяснить ценность определенного сообщения для конкретного получателя информации, надо иметь в виду еще один аспект сообщения — прагматику. Передающий соответствующую информацию должен учитывать, что получатель данного сообщения решает определенные за­дачи и оценивает это сообщение в плане влияния на результаты решения. При этом полезную информацию ему доставляет лишь та часть сообще­ния, которая способствует обоснованию принимаемых управленческих решений. Остальные данные — прагматический шум.

Таким образом, под информацией в менеджменте следует понимать новые знания и сведения, понятные и оцененные получателем как полез­ные для принятия управленческого решения. С целью получения полез­ной информации имеющиеся потоки данных должны пройти соответст­вующий трехслойный фильтр:

• физический канал связи с заданной пропускной способностью;

• «сокровищный» фильтр, в котором достигается понимание;

• прагматический фильтр, где оценивается полезность данных. Каждый такой слой сохраняет определенную часть данных, исключая

шумы. Пропускная способность органа управления тем ниже, чем больше возникает физического, «сокровищного» и прагматического шумов, или чем ниже уровень и надежность его технического оснащения, чем ниже квалификация управленческого персонала.

Из практики работы многих предприятий хорошо известно, что чем больше поступает в орган управления данных, не имеющих отношения к выполняемой работе, тем труднее своевременно принять эффективное Управленческое решение.

^э Менеджмент ^^у