Глава 4. Роль информации в менеджменте

рабатывается и уточняется. Он должен охватывать показатели, необхо­димые для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования предприятия.

Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, осуществляется обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравне­ний и сопоставлений оценок, хранимых в банке данных.

Это имеет существенное значение при объединении всех первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами.

Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематиче­ской основе с учетом требований управляющих — основных пользовате­лей базами данных. Во многих предприятиях созданы базы данных, в ко­торых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за укомплектован­ностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и уволь­нением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной инфор­мации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного мето­да исследований для решения современных научных и технических про­блем. Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, по­лучили в современных условиях существенное развитие.

Вопросы для проверки

1. Каковы внутренние источники информации?

2. Перечислите основные внешние источники информации.

3. Что представляет собой промышленная разведка?

4. Какова цель проверки достоверности источников информации?

5. Из каких разделов состоит база стратегических данных по инфор­мации?

6. Перечислите основные источники управленческой информации на предприятиях.

7. Что понимается под восприятием информации? 136

4.3. Технология информационной деятельности

8. От каких факторов зависит восприятие информации?

9. Как происходит отбор информации?

10. Как происходит систематизация информации?

11. Что представляют собой слухи и дезинформация и как с ними бо­роться?

12. Что включает информационная база данных предприятия?

4.3. ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Особое значение для четкой работы системы менеджмента на пред­приятиях приобретает обеспечение достоверности и оперативности полу­чаемой информации.В частности, информация играет важную роль в пре­доставлении сведений для принятия оперативных управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение из­держек производства и повышение его эффективности.

Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплош­ным, предписанным руководством или проводимым по собственной ини­циативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю (пись­менную, звуковую, графическую, табличную и др.). В соответствии с этим подбирается рациональный способ ее передачи: устный, письмен­ный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.

На третьем этапе осуществляется передача информации. В случаях передачи крайне важной информации целесообразно производить это од­новременно несколькими способами. Например, сначала можно позво­нить по телефону, а затем послать подробное письмо. Помимо этого такая информация может передаваться с периодическими повторами.

На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и ос­мысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него