Глава 4. Роль информации в менеджменте

эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообще­ния и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения. Такой сигнал должен соответст­вовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном обращении это может быть, например, знак одобрения или какой-либо уточняющий вопрос.

Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надеж­ность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искаже­ния и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.

Следует знать основные причины подобных искажений и потерь ин­формации. Среди таких причин можно выделить:

• ненужность поступающих сведении;

• излишнее количество поступающих сведений;

• несоответствие сведений реальным потребностям;

• избыток негативных моментов в переданных сведениях;

• монотонность подачи сведений;

• психологические особенности восприятия информации людьми.

В некоторых случаях помехами при обмене информацией могут быть и «технические неполадки». Например, неодинаковое понимание симво­лов, с помощью которых данная информация передается. Это бывает вы­звано различиями в образовании, квалификации, национальными особен­ностями, слабым знанием языка и др. Помимо этого к возникающим помехам при обмене информацией относятся чисто физические или пси­хологические факторы:

• усталость;

• рассеянность;

• слабая память;

• импульсивность;

• нетерпеливость, не позволяющая сосредоточиться;

• излишняя эмоциональность.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информа­цией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге может негативно отражаться на качестве управленческих решений. 138

4.3. Технология информационной деятельности

Менеджеры предприятий должны знать и учитывать в практической деятельности основные факторы, способствующие получению своевре­менной и достоверной информации по широкому кругу вопросов, что по­зитивно скажется на разработке рациональных управленческих решений.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последо­вательных решений на предприятиях могут применяться различные виды информационных технологий:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использования центральной ЭВМ для агрегатирования данных;

• обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на тер­минале;

• получение свободного документа;

• использование машиносчитывающего носителя информации (напри­мер, дискеты);

• обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексно­го, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические и организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в коллек­тиве и в трудовом процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда.

Технология информационной деятельности предполагает:

• создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники;

• использование форм как носителей информации;

• формирование базы данных;

• создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуе­мой информации.

Обычно записи первичных данных делят на две группы.

К первой группе относятся статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация, доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития.