Глава 4. Роль информации в менеджменте

ственных проблем, индивидуализированной — содержит сведения только о данной проблеме.

По степени готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, по­лученных непосредственно из их источника и содержащих много лишне­го и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность прини­мать обоснованные управленческие решения.

По роли в управлении информация подразделяется на основную, необ­ходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, само­стоятельного значения не имеющую.

По степени значимости информацию делят на важную и желатель­ную, без которой, в крайнем случае, можно обойтись.

По степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиаль­ной невозможностью получить от существующего источника точные све­дения.

По возможности закрепления и хранения выделяют нефиксирован­ную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, храня­щуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещест­венные, магнитные и электронные носители.

По способам распространения информация бывает устной, письмен­ной и комбинированной.

По времени получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная.

По степени конфиденциальности различают информацию для обще­го пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекрет­ную особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок. Содержание каждой конкретной информации определяется по­требностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

К информации в менеджменте предъявляются следующие требова­ния:

• актуальность;

• ценность;

• полезность;

• краткость; 126

4.1. Виды информации и требования к ней

• четкость;

• однозначность формулировок;

• своевременность поступления;

• правильный отбор первичных сведений;

• непрерывность сбора и обработки сведений;

• точность и достоверность;

• оптимальность систематизации.

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельно­сти накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной ин­формации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразо­ванных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений ко­личественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не исполь­зованы для какой-либо цели, они не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно ска­зать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на пре­одоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлени­ем тех или иных действий.

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различа­ются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предпри­ятиях.

Основным носителем информации является документ — материаль­ный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформ­ленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с дейст­вующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов ох­ватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводст­вом.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в спе­циальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю предприятия или его за­местителям, которым делегированы полномочия, необходимые для при-