Тема 3. Организация работы библиотеки Задание № 3. Составление оргаграммы распределения обязанностей в _________ отделе _________ библиотеки

Оргаграмма даёт возможность наглядно представить уровень организации библиотечной технологии, разделения и кооперации труда между сотрудниками библиотеки или её структурного подразделения.

Порядок выполнения задания:

1. Определить количество сотрудников в библиотеке (отделе), их должности, стаж и образование. Привести эти данные в таблице 1:

Таблица 1. Сведения о сотрудниках библиотеки

№	Должность	Стаж	Образование
1.
2.
3.
	………….	…………	……………
7.

Количество сотрудников должно быть не менее трёх и не более семи, поэтому если студент работает в библиотеке, не имеющей трёх сотрудников, задание следует выполнять на базе близлежащей крупной библиотеки (центральной, окружной, областной, вузовской библиотеки). Не рекомендуется брать в качестве объекта изучения сотрудников разных отделов (например, обслуживания и комплектования), так как их задачи и выполняемые функции трудно сопоставить.

2. Определить перечень процессов и операций, выполняемых в библиотеке (отделе). Для этого можно использовать в качестве ориентира номенклатуру процессов и операций, приведённую в сборнике «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» (Москва, 1997).

3. Ознакомиться с должностными инструкциями сотрудников библиотеки (отдела), выделить те процессы и операции, за которые отвечает каждый.

4. Заполнить таблицу 2 оргаграммы в соответствии со следующими условиями обозначениями степени соответствия данной операции квалификационному уровню сотрудника:

– функция (процесс, операция) соответствует квалификационному уровню исполнителя;

– функция (процесс, операция) выше квалификационного уровня;

– функция (процесс, операция) ниже квалификационного уровня;

Таблица 2. Распределение обязанностей

№	Перечень функций (процессов, операций)	Исполнители
1	2	3		4		5	6		7
1.
2.
3.
	………………………….		…	…	…	…	…	…	…
30.

Количество функций (процессов, операций), перечисленных в таблице оргаграммы (графа 2), должно быть не менее 20 и не более 30.

5. Последняя стадия работы – анализ оргаграммы и составление краткого заключения о рациональности распределения обязанностей между сотрудниками в библиотеке (отделе).

Приступая к составлению краткого заключения, рекомендуется сначала проанализировать таблицу по горизонтали, т.е. изучить построчно, сколько исполнителей и кто именно выполняет те или иные операции – это позволяет уяснить, соответствуют ли функции квалификации сотрудников, не загружают ли квалификационного сотрудника второстепенными техническими заданиями, которые можно было бы поручить менее квалифицированным работникам; целесообразно ли, что данная операция (процесс) выполняется двумя или более сотрудниками, нет ли при этом обезлички.

Анализ таблицы по вертикали (т.е. изучение сверху вниз) позволяет выяснить, какие и сколько операций выполняет каждый сотрудник, насколько они трудоёмки, нет ли перегрузки у одних лиц и недогрузки у других.

Итоги анализа распределения обязанностей в библиотеке (отделе) должны показать следующее: удовлетворительно ли распределены обязанности между сотрудниками с точки зрения освобождения квалифицированных сотрудников от второстепенных технических операций; нет ли обезлички, достаточна ли нагрузка библиотекарей; соответствуют ли реальные обязанности работников тем, тем которые зафиксированы в их должностных инструкциях; желательно также указать, что можно сделать для улучшения расстановки сил в библиотеке (отделе), если студент считает, что это необходимо.