9. Формы промежуточного и итогового контроля

9.1.Методические указания

к выполнению контрольной работы № 1 по дисциплине

«Менеджмент библиотечно-информационной деятельности»

для студентов ОЗО

Контрольная работа состоит из 8 заданий по наиболее значимым темам курса. Структура заданий включает методические указания, краткое содержание заданий и методику их выполнения. Все задания студент должен конкретизировать с учетом своей практической деятельности и выполнять на базе той библиотеки, в которой он работает. В заданиях №1, 3 условия требуют обращения к практике деятельности крупных библиотек.

Тема 1. Управление библиотекой Задание 1. Изучение организационно-управленческой структуры библиотеки (цбс)

Организационно-управленческая структура – это совокупность структурных подразделений библиотеки, их соподчиненность и взаимосвязи.

Рекомендуемая литература:

1. Колесникова, М. Н. Менеджмент библиотечно-информационной деятельности : учебник / М. Н. Колесникова. – Москва : Либерея-Бибинформ, 2009. – С. 93 – 103.

2. Суслова, И. М. Менеджмент библиотечно-информационной деятельности : учебник / И. М. Суслова, В. К. Клюев. – Санкт_Петербург : Профессия, 2009. – Гл.8.

Порядок выполнения задания:

1. На основании изучения документов библиотеки (Устав, положения об отделах, штатное расписание) составить перечень отделов, секторов, групп, филиалов библиотеки. Дать их полное наименование, количество и названия штатных должностей. При наличии органов коллективного управления (советов, комиссии) обязательно отразить их.

2. С помощью условных обозначений изобразить графически организационно-управленческую структуру библиотеки (ЦБС).

■ - директор

□ - зам. директора

◊ - коллективные органы

● - отделы библиотеки

○ - секторы библиотеки

▲ - филиалы

Линиями со стрелками обозначить взаимосвязи и соподчиненность структурных подразделений.

3. Определить «путь» управленческого решения в библиотеке (библиотечной системе), т.е. выделить в структуре те уровни, по которым проходит решение от руководителя к исполнителю.

4. Установить вид организационно-управленческой структуры в библиотеке (линейная, линейно-функциональная, линейно-штабная, программно-целевая, другие варианты).

5. Сделать вывод о целесообразности данной организационно-управленческой структуры библиотеки, излишней дробности структурных подразделений и создания дополнительных уровней управления, или наоборот, объединения разнофункциональных участков в одном подразделении; количестве подчиненных у каждого вышестоящего руководителя, оперативности прохождения по цепочке управленческого решения, отсутствия при этом дублирования и возвратов; стабильности или гибкости структуры библиотеки, появления новых структурных подразделений в последние годы.

Тема 2. Планирование работы библиотеки Задание 2. Планирование показателей работы библиотеки (отдела) и расхода рабочего времени

Рекомендуемая литература:

1. Внедрение и применение норм времени на основные виды работ, выполняемые в библиотеках : метод. рекомендации / ГБЛ ; сост. Н. А. Смирнова. – Москва, 1991. – С. 17 – 23.

2. Дригайло, В. Г. Основы научной организации труда в библиотеке : учеб.- метод. пособие / В. Г. Дригайло. – Москва : Либерея-Бибинформ, 2005. – 422 с.

Порядок выполнения задания:

1. Составить таблицу основных показателей видов деятельности и процессов.

Таблица 1.Основные показатели работы библиотеки

Наименование показателей, видов деятельности	Выполнено в 201…г.	План на 201…г.
Число читателей в т.ч. новых читателей
Средняя посещаемость
Число посещений
Читаемость
Книговыдача
Поступление литературы
Выбытие литературы
Книжные выставки
Читательские конференции
Вечера книги
Библиотечные плакаты
Библиографические обзоры
Библиографические справки
Информационные списки ……………

Необходимо обратить внимание на специфику расчета плановых показателей новых читателей, числа посещений, книговыдачи, выбытия литературы. В таблицу также следует включить виды управленческой, хозяйственной и прочей деятельности, которая выполняется в данной библиотеке/подразделении.

2. Определить по табелю-календарю годовой фонд рабочего времени библиотеки (отдела), заполнить таблицу 2:

Таблица 2. Годовой фонд рабочего времени библиотеки

Должности	Нерабочие дни (Нд)			Потери рабочего времени	Всего
	Выходные	Праздничные	От пуск	По вре менной нетрудо способности (Прв)	Нера бочих дней			Рабо чих дней (Рд)	Рабо чих часов (Рч)
1	2	3	4	5			6	7	8
1.
2.
…
Всего:
Фонд рабочего времени актива (Фа)
Итого:

Продолжительность очередного отпуска выбирается студентом, исходя из реальных условий библиотеки. Кроме того, у отдельных сотрудников, обучающихся заочно, должен быть предусмотрен учебный отпуск. Потери рабочего времени по временной нетрудоспособности исчисляются из общего числа рабочих дней в году (без выходных, праздничных и отпуска) в размере 2-5%.

Для дальнейших расчетов число рабочих дней переводится в количество рабочих часов. Средняя продолжительность рабочего дня принимается для библиотек, работающих с одним выходным днем в неделю – 7 часов (6 часов 50 минут), с двумя – 8 часов (8 часов 12 минут). У отдельных библиотекарей может быть сокращенный рабочий день. Это обстоятельство должно быть учтено.

Фонд рабочего времени актива (волонтеров), если таковые привлекаются библиотекой (отделом), планируется в размере фактических затрат времени или исходя из средней величины 13%.

Таким образом, годовой фонд рабочего времени каждого сотрудника библиотеки (отдела) будет равен:

Тгод = (Календарные дни – Нд – Прв) Х Рч + Фа

Если количество рабочих дней и продолжительность для сотрудников одинакова, то годовой фонд рабочего времени библиотеки вычисляется путем перемножения фонда времени одного сотрудника на их численность. Если разные, то определяется фонд рабочего времени по каждому сотруднику и суммируется.

3. Определить расход рабочего времени на запланированную работу, составив таблицу 3:

Таблица 3. Расход рабочего времени библиотеки

Наименование библиотечных процессов	Единицы учета	Норма времени часов	Плани руемое количе ство	Расход рабочего времени
				Всего	Штатных работников	Актив
1	2	3	4	5	6	7
Запись читателей	Читатель
Перерегистрация	Читатель
Обслуживание посетителей	Посещение
Обработка новых поступлений
Исключение литературы
Расстановка
Книжные выставки	Выставка
Библ. плакаты	Плакат
…
Резерв времени на различные виды работ
Всего

В таблице 3 необходимо учесть все показатели и виды работ, а также их количество, отраженные в таблице 1. Расход времени на выполнение каждого вида работ подсчитывается, исходя из сборника «Межотраслевые нормы на работы, выполняемые в библиотеках» (Москва, 1997) или тех норм, которые приняты в данной библиотеке. Распределение затрат времени между штатными сотрудниками и активом (волонтерами) осуществляется на основе особенностей библиотеки. Резерв рабочего времени отводится на выполнение других видов работ, не отраженных в плане или возникающих дополнительно к нему и определяется производно.

4. Сопоставить годовой фонд рабочего времени библиотеки (отдела) (таблица 2) и его расхода (таблица 3).

В случае, если годовой фонд рабочего времени превышает расход, необходимо увеличить плановые показатели или включать новые виды работ для полного использования рабочего времени.

Если запланированный расход рабочего времени превышает его годовой фонд, то студент предлагает наиболее целесообразные с его точки зрения, пути приведения в соответствие фонда рабочего времени и его расхода. Например, дополнительное привлечение актива, повышение норм выработки, уменьшение плановых показателей, исключение из плана отдельных видов работ, сокращение резерва времени и т.д. В завершении задания дается общая оценка правильности планирования, т.е. напряженности, уплотненности и реальности плана.