3. Выбор поставщиков

Включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального постав­щика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками

Охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

3. 1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

• объявление конкурса;

• изучение рекламных материалов: фирменных ката­логов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;

• посещение выставок и ярмарок;

• переписка и личные контакты с возможными постав­щиками.

В результате перечисленных мероприятий формирует­ся список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

3. 2. Анализ потенциальных поставщиков.

Выбор лучшего поставщика продукта осуществляется на основании трех основных критериев: стоимости приобретаемой продукции или услуг, качества обслуживания, надежности обслуживания.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;

• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

• наличие резервных мощностей;

• организация управления качеством у поставщика;

• психологический климат у поставщика (в плане воз­можности забастовок);

• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

• финансовое положение поставщика, его кредито­способность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков фор­мируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

3. 3. Оценка результатов работы с поставщиками. (мониторнг результатов работы с поставщиками)

На выбор поставщика существенное влияние оказыва­ют результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позво­ляющая рассчитать рейтинг поставщика.

Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить диф­ференциацию закупаемых предметов труда.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным постав­щиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности постав­щика у потребителя могут иметь место срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансо­вые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивает­ся, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяю­щие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, за­падные фирмы нередко прибегают к услугам специализи­рованных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о фи­нансовом состоянии поставщика:

• отношение ликвидности поставщика к сумме долго­вых обязательств;

• отношение объема продаж к дебиторской задолжен­ности;

• отношение чистой прибыли к объему продаж;

• движение денежной наличности;

• оборачиваемость запасов и др.

4. Размещение и отсылка заказа

Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики.

Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экс­педирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного конт­роля.

Этапы осуществления процедуры закупок:

1. Размещение заказа

2. Подготовка заказа на закупку

3. Отслеживание заказа на закупку

4. Контроль выполнения и экспедирование заказа

5. Получение и проверка товаров

6. Оплата поставок

4. 1. Подготовка заказа на закупку.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют взаимоотношения между покупателем и продавцом.

Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, даты поставки, условий отгрузки и оплаты.

Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом.

Наиболее общими типами заказов являются следующие

Типы заказов на закупку

Тип заказа	Характеристика
Заказ на закупку	используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов и условия закупки
Общие заказы	дают простую систему для закупки дешевых и стандартных товаров. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые потребуются ей в течение какого – то времени. После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию
Электронное снабжение	использует электронный обмен данными для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов
Контракт	подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, условия выполнения. Контракт заключается если речь идет о долгосрочных услугах
Субконтракт	заключается поставщиком в случае передачи части работ субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организаций и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком

4. 2. Отсылка заказа на закупку.

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону или курьерской связью. Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронного обмена данными являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации.

4. 3. Контроль выполнения и экспедирование заказа.

Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества реклама­ций и брака. Контроль поставок включает в себя также от­слеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния за­пасов материальных ресурсов.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отставания графика.

4. 4. Получение и проверка товаров (приемка товара).

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара (рис. 15.).

Рис. 15. Классификация мер по обеспечению качества товара

4. 5. Оплата поставок.

Заключительный этап выполнения контракта – получение счетов на оплату заказанных товаров. Все счета проверяются и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется безналичный расчет, могут производиться и наличные платежи, если иное не установлено законом.

Организация снабжения предусматривает создание инфраструктуры процесса организации снабжения и организационной структуры управления снабжением.

Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств.

Организационная структура управления снабжением может иметь децентрализованную и централизованную формы.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки для своего отдела (рис.16.).

Рис. 16. Децентрализованная форма организации снабжения

Преимущества такого подхода:

• пользователь лучше знает потребности отдела;

• возможность более быстрого удовлетворении потребности в материальных ресурсах.

Недостатки:

• решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;

• недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;

• сложность проведения функционального анализа в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование и.п.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредотачивающий все функции снабжения организации (рис.17.).