50. Регулирование и контроль в менеджменте.

Регулирование –управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется оперативная управление ходом производственного процесса.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования, т.е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля. Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом: фиксирование результата управленческой деятельности и её оценка; фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и её оценка; фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий; разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Одной из функций менеджмента является контроль.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Контроль – это непрерывная деятельность по учету, анализу, оценке и коррекции полученных результатов, на основании запланированных задач.

Под контролем в системе менеджмента понимается процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации, с целью облегчения выполнения поставленных целей или задач. В управлении контроль можно рассматривать в 3 эпостасьях: систематическая деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента; завершённая стадия управленческого цикла, сердцевиной является механизм обратной связи; неотъемлемая часть процессов принятия и реализации решения.

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? Что в следующий раз следует сделать иначе? Какое воздей-ие оказал контроль на принятие решений? Было ли воздействие контроля позитивным или негативным? Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле.

Нбх к-ля:

• предотвращение откл от выработанных критериев и стандартов

• предотвращение ошибок и кризисных сит-й

• выявление проблемных сит

• корректировка д-ти орг в целом, отдельных подр-1 орг или отд-х лиц.

Виды контроля: стратегический, контроль информационных ресурсов, контроль человеческих ресурсов, контроль финансовых ресурсов, контроль физических ресурсов.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролёрами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и её результата­ми и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Виды управленческого контроля:1) по типу (традиционный, опережающий, предпринимательский); 2) по субъектам (администрация, сотрудники, государственные службы, специальные контрольные подразделения); 3) по интенсивности ( нормальный, усиленный); 4) место осуществления (летучий, стационарный); 5) по целям (фильтрующий, корректирующий); 6) по методам (фактический, документальный, оценочный); 7) по стадиям осуществления (предварительный, текущий, итоговый или заключительный).

Основные формы к-ля:

Активный: воздействие оказывается на управляемый объект во время всего пр-са, что позволяет устранить откл-я и компенсировать возмущающие воздействия.

Пассивный осуществляется дискретно, по окончании к-либо пр-са.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Цель: предупреждение нарушений нецелесообразности, необычности действий и решений. Пример: составление сметы затрат, собеседование с работниками, выработка стандартов качества продукции.на этом этапе устанавливаются необходимые пропорции в планировании и финансировании. Основным средством осуществления предвар-го контроля является реализация опред-ых правил, процедур и линий поведения. В организациях предвар-ый контроль используется в 3 областях: чел-их, материальных и фин-ых ресурсах. В процессе этого контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.

2. Текущий контроль (просеивающий, «да/нет»контроль). Он осуществляется в ходе проведения работ. Измеряются фактические результаты, полученные в процессе работ и соизмеряются с запланированными. Чаще всего его объекты – сотрудники. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Основывается на обратной связи.

3. Заключительный контроль (обратный, итоговый). Цель такого контроля – установить результативность, законченность, целесообразность, скрыть упущения и недостатки, помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Функции контроля:

1.Проверочная. Установление целесообразности, законности, обоснованности решений, проверка хода их выполнения, соблюдение этических, технических, экологических, правовых норм и правил, выявление ошибок и отклонений.

2.Информационная. Сбор, передача и обработка информации о состоянии объекта.

3. Диагностическая. Получение и оценка реального положения дел в организации, выявление основных тенденций его изменения, а также изучение скрытых резервов, возможностей и угроз.

4. Прогностическая. Создание основы предположений о будущем состоянии объекта, а также возможные отклонения от заданных параметров.

5. Коммуникационная. Устранение и удержание обратной связи.

6. Ориентирующая. Предсказание, на то что обратить особое внимание.

7. Стимулирующая. Осуществление по итогам контроля оценки персонала или поощрение.

8. Корректирующая. Внесение изменений или дополнений в управленческий процесс для обеспечения устойчивости функции организации.

9. Защитная. Обеспечение сохранности всех используемых ресурсов.

Принципы контроля.

1) контроль должен быть всеохватывающим и держать в поле зрения основные сферы деятельности орг-ии и процессы, протекающие в ней.

2) система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемые приоритетами развития организации.

3) современ. контроль направлен не на исправление ошибок, а на их предотвращение.

4) эффективный контроль д.б. гибким и легко приспособляемым к изменяющимся условиям внешней среды.

5) своевременность. Позволяет вовремя проводить все необходимые процедуры.

6) контроль должен служить условием повышения эффективности деят-ти орг-ии и быть экономичным.

7) контроль строго индивидуализирован, нацелен на конкретные результаты и требует учета личных качеств людей, их положения и связи в коллективе.

8) контроль д.б. ориентирован на человека, и быть доброжелателен.

9) контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его – быть понятной.

10) необходимо избегать чрезмерного контроля.

Объективные и субъективные ошибки к-ля:

• Контроль по случаю, не предупреждающий отклонения, а им вдогонку

• Излишне детализир-й, тотальный

• К-ль из предубежденности, недоверие к исполнителям

• Ориентация в пр-сн к-ля на стиреотипы, не учит влияние внеш среды

• Игнорирование личных особ-й и кач-в исполнителя

• Отсутствие информир-ти контролируемых о результатах

• Смешение фактов и выводов.

Основные этапы контроля: 1 – определяются параметры функционирования организации и развития, которые необходимо контролировать, а также источники информации о них; 2 – создается модель организации на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места затрат, которые являются наиболее подходящими для наблюдения; 3 – заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования организации на основе чего можно применять обоснованные решения об дальнейших действиях. Источниками информации являются целевые наблюдения, статистические отчеты, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, специальные аналитические обзоры; 4 - состоит в анализе информации, ее оценке, что позволяет выявить наличие и степень отклонения от заданных параметров и определить необходимость осуществления корректирующих воздействий; 5 - состоит в корректировке деятельности организации, преодолении отклонений, чья допустимая величина устанавливается высшим руководством.

Идея внешнего контроля основывается на том, что формально люди будут лучше выполнять свои обязанности, если за ними наблюдает руководитель или его представитель. Для обеспечения выполнения внешнего контроля необходимы за­траты. При постоянно усложняющейся деятельности они становятся экономически непосильными для организации. Вы­ход - внедрение, где это возможно, практики внутреннего контроля или самоконтроля. Главная задача последнего состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути ей решения, а не поймать кого-то за руку и наказать, чтобы другим было не повадно. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно.