Тема 2. Модели организаций как объектов управления

2.1. Организация как система

В XX в. сформировался системный подход к изучению орга­низаций, позволивший рассматривать их в единстве всех составляющих элементов, подсистем и процессов. В его основе лежит общая теория систем.

Система – это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое.

Система есть множество, конкретные элементы которого обладают присущими только им свойствами, закономерно свя­заны между собой и составляют определенную целостность. При этом система обладает такими свойствами, отсутствующими у составляющих ее элементов, как эмерджентность (целостность), делимость, сложность, адаптивность, мобильность, гибкость. Все системы могут рассматриваться как самоуправляемые, и основ­ной задачей менеджмента является обеспечение баланса обмена внутри системы, их устойчивости и равновесия.

Рассматривая эволюцию взглядов на управление можно отметить два разных подхода к организации как системе с позиций ее взаимоотношений с внешней средой: организация как закрытая система и открытая систе­ма (Рис 2.1).

Рис. 2.1. Характеристика систем

Главная характеристика закрытой системы заключается в том, что она существенно игнорирует эф­фект внешнего воздействия.

Более рациональной схемой описания композиций является модель открытой системы, которая отражает динамическое взаимодействие с окружающим миром и включающая:

• микросреду (микросистема) представленную функциональными областями, общими для всех организаций, а также состояниями их внутренней среды, например ее производственными функ­циями;

• макросреда (макросистема) формируемую из факторов, нахо­дящихся вне организации, но оказывающих влияние на ее функционирование.

Вход открытой системы характеризуется поступлением материалов, рабочей силы, капитала, информации из внешней среды. Технологический процесс организуется для переработки сырья в конечный продукт. На выходе системы конечный продукт, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учре­ждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью внешней среды.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Откры­тая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структу­ры, нередким расширением границ системы или созданием новой суперсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры.

Таким образом, все системы могут рассматриваться как самоуправляемые, и основ­ной задачей менеджмента является обеспечение баланса обмена внутри системы, их устойчивости и равновесия.

2.2. Организация как объект управления

Современный мир нередко рассматривается как мир органи­заций, которые представляют собой совокупность людей и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения той или иной задачи на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обязанностей уровни полномочий и ответственности. Организации функционируют в форме предприятий, фирм компаний и др.

Организации, в которых для достижения общих целей приме­няется совместный труд людей, являются социально-экономичес­кими институтами со следующими общими чертами: цели; персонал или работники; разделение труда; коммуникации; формальные правила поведения, процедуры и контроль.

Изучением сущности организации, ее функционирования занимается наука - теория организации – наука об основных закономер­ностях, регламентирующих жизнедеятельность организаций, как реально существующих объектов окружающей нас дей­ствительности.

Организация (от французского слова organization) означает строение, соединение, а также хорошее, планомерное, проду­манное устройство чего-либо, соответственно термин «организация» следует понимать как объект (явление), как процесс управления, как воздействие или действие (налаживание чего-либо) (рис. 2.2.).

Рис. 2.2. Триединство термина «организация»

Организация как объект – это искусственное объединение людей, являющееся элементом или частью общественной структуры и выполняющее определенные функции (предприятия, фирмы, банки, органы власти, учреждения и т.п., соз­данные, например, по профессиональному признаку).

Организация как процесс – это совокупность мероприя­тий, обеспечивающих взаимосвязь между элементами систе­мы в процессе ее существования. По сути, это вид деятельности, включающий в себя распределение функций между членами коллектива, обеспечение взаимодействия ме­жду людьми, контроль за исполнением приказов и распоряже­ний вышестоящих должностных лиц, распределение матери­альных и денежных фондов и т.д. В этом смысле организация представляет собой не что иное, как процесс управления деятельностью людей, т.е. «организовывание».

Организация как воздействие – это упорядочение или на­лаживание действия какого-либо объекта. В принципе в этом смысле поня­тие «организация» применимо и к предприятию, если речь идет, скажем, о разработках схемы организационной структу­ры, или организационном проектировании.

В курсе «Теория организации» используются все три смысла термина «организация», поскольку речь идет и об ор­ганизациях как управляемых объектах, и об организационной деятельности, связанной с управлением коллективом, и о про­ектировании организаций с разработкой их организационных структур.

В самом об­щем случае под организацией следует понимать упорядоченное со­стояние элементов целого (статика) и процесс по их упорядочению в целесо­образное единство (динамика). Организация, рассматриваемая в статике, – это некоторое целостное образование (социальное, техническое, физическое, био­логическое), имеющее вполне определенную предназначенность. В динамике она представляется в виде разнообразных процессов по упорядочению элементов, формированию и поддержанию це­лостности вновь создаваемых или функционирующих природных объектов. Эти процессы могут состоять из целенаправленных дей­ствий людей, и тогда можно говорить об организации как функции управления, либо состоять из естественных физических процессов, т. е. иметь самоорганизующее начало.

Организация как целое представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функци­онирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Каждая организация имеет свое предназначение – миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятель­ность. Если целью, объединившей людей, является бизнес, то их совместное «дело» можно назвать бизнес-организацией.

В краткосрочном плане бизнес-организации ставят перед собой одну-единственную цель – «зарабатывать деньги», а в долгосрочном плане на первое место выходит сохранение и развитие бизнеса, что позволит получать прибыль и в будущем.

Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все ее подсистемы, их взаимодействие между собой и взаимоот­ношениях с внешним окружением. В связи с этим объектом изу­чения являются факторы как внешней, так и внутренней среды.

2.3. Внутренняя среда организационной системы

Внутренняя среда каждой организации формируется под воз­действием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределя­ют структуру предприятия, необходимые ресурсы и культуру, ко­торые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Под структурой организации понимаются состав и соотноше­ние входящих в нее подсистем, выделяемых по критериям про­изводственных и управленческих процессов. В соответствии с этим в составе каждой организации имеются производственная (управ­ляемая) и управленческая подсистемы. В структуре управления не­редко создаются функциональные подсистемы, к которым отно­сятся маркетинг, управление нововведениями, управление произ­водством, управление персоналом и т.п.

Ресурсы как фактор внутренней среды также связаны с проте­кающими в организации процессами. Для их осуществления необ­ходимо иметь все виды ресурсов – трудовые, материальные, денеж­ные, информационные – в количествах, обеспечивающих решение поставленных целей и задач.

Культура организации – это совокупность коллективно разде­ляемых ценностей, убеждений, традиций и норм, оказывающих влияние на поведение отдельных индивидов и групп людей, а сле­довательно, и на процессы, протекающие в организации.

Философия предприятия – это изложение принципов успе­ха в сжатой, максимально конкретной форме.

Миссия предприятия – это высшие ценности организации, включающие цели предприятия, принципы взаимоотношений работников предприятия, стиль руководства, взаимосвязи с заказ­чиками и общественными организациями. Миссия компании служит обоснованием ее стратегических целей.

Внутренняя среда организации зависит от внешней, представ­ляя собой органическую составляющую внешней среды, получая из нее все необходимое для того, чтобы реализовывать свое пред­назначение, и предлагая ей результаты своих усилий по преобра­зованию ресурсов в продукцию и услуги.

Функциональные области внутренней среды предприятия приведены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Функциональные области внутренней среды предприятия

КАДРОВАЯ ФУНКЦИЯ	Обеспечение производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и пе­реподготовка). Выполнение всех управленче­ских действий, связанных с социальной сфе­рой: оплатой, благосостоянием и условиями найма
ФИНАНСЫ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ	Денежные аспекты бизнеса, включая управле­ние средствами (расход, изменение денежных масс), бухгалтерский учет – сбор, обработка и анализ финансовых данных
ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕСУРСАМИ	Осуществление и совершенствование системы материально-технического снабжения мате­риалами и полуфабрикатами, машинами и энергетическими ресурсами

Продолжение табл. 2.1

ПРОИЗВОДСТВЕН­НАЯ ФУНКЦИЯ	Обеспечение функционирования производст­венного процесса в зависимости от цели про­изводственной функции. Принятие решений в сфере технологий, организации, календарного планирования, создания запасов производства, а также контроля качества (все эти многочис­ленные задачи включены в оперативно-производственное управление)
ФУНКЦИЯ РАЗВИ­ТИЯ МАТЕРИАЛЬ­НО-ТЕХНИЧЕС­КОГО ОБЕСПЕЧЕ­НИЯ ПРОИЗВОД­СТВА	Развитие инструментального хозяйства, ре­монтных служб и служб технологической ос­настки с целью обеспечения рациональных сроков физического и морального износа тех­нических систем
МАРКЕТИНГ	Особый вид деятельности по прогнозирова­нию, осуществлению, выявлению и удовлетво­рению желаний потребителя. Выполнение этих функций для одного предприятия называют микромаркетингом, в целом для общества - макромаркетингом. При изучении поведения покупателя следует учитывать его социальные, психологические, культурные, образователь­ные, возрастные и многие другие факторы. Они определяют необходимость создания про­дукта, проблему поиска информации о нем, оценку альтернатив, принятия решения о по­купке продукта и оценке качества при его экс­плуатации

Для описания состояния внутренней сре­ды предприятия используются показатели:

• качество и ассортиментное разнообразие строительных работ;

• научно-технический потенциал и технологический уровень выполняемых работ;

• уровень издержек производства;

• длительность производственного цикла строительных работ;

• уровень использования производственной мощности предпри­ятия;

• объем строительно-монтажных работ;

• расходы на НИОКР;

• систему маркетинга и сбыта готовой продукции;

• портфель заказов;

• уровень подготовки персонала предприятия и его квалифика­цию;

• систему экономических показателей предприятия (прибыль, рентабельность, величина активов предприятия, текущая задол­женность, качество системы финансового контроля и т.п.).

2.4. Внешняя среда организационной системы

Внешняя среда предприятия – это силы, внешние по отно­шению к предприятию, которые воздействуют на его результа­тивность. Она включает такие элементы, как потребители, кон­куренты, правительственные учреждения, поставщики, финан­совые организации, источники трудовых ресурсов, значимые и влияющие на операции внутренней структуры. Внешняя среда может классифицироваться по ее свойствам, воздействию на внутреннюю среду и функциональным областям проявления (табл. 2.2).

Таблица 2.2