Episode five First day at Dynateam innovations

Paul Lucas, а newly recruited sales and marketing manager of the Eastern European Department arrived at the office at 8:4_` AM. As agreed he meets John Boden, his new boss, at the company's reception and information desk. This is his first day at Dynateam Innovations and he smiles at everybody he meets but he is nervous deep in his heart.

Mr. Boden: Hi, Paul. How are you today?

Paul: Very well, thank you.

Mr. Bodes: How do you like Cleveland? Your wife must be

very busy decorating your new apartement.

Paul_ Yes she is. She likes it here. I can show you

a picture of my family.

Mr. Bode: Oh, it's a nice picture ... Come on, I'll show you

your office. You don't smoke, do you?

Paul: No, l don't.

Mr. Bodes: It's good that you are a non-smoker. Smoking is

prohibited here. Your office is on the second

floor, next to mine.

John Bodes and Paul Lucas go upstairs.

Mr. Bodes: This room is the Accounts Department. It's headed by Bill Bentley. He's been with the company for 20 years. You'll meet him tomorrow at 11 AM. I have already told that we've introduced a flexitime system, have I?

Paul: Does it mean that I can start anytime?

Mr. Boden: It means that you can start any time from 8 AM to 10 AM. Your work day lasts 7 hours plus 1 hour lunch break.

Paul: Where does the staff usually have lunch?

Mr. Bodes: We used to have a canteen. But it was not popular with the employees. Most people prefer to go out for lunch. Of course, we have micro-waves and coffee-machines. They are on the first floor near the photo-copying room. If you drink a lot of coffee, you'll need a lot of quavers.

John Bodes greets a tall lady in a dark-blue suit.

Mr. Bodes: Do you see Mrs. MacNeill? Stella is our personnel manager. The Personnel Department is in the North Wing next to the Purchasing Department.

Paul: Am t supposed to meet Mrs. MacNeill in person? I got my employment contract and the company's insurance papers last Monday. I signed everything, but I believe I need your signature.

Mr. Bodes: As I'm your immediate boss, I'll sign the papers and take you to the Personnel Department to meet Stella. if you have any questions about the company pension scheme end the holiday arrange­ments, ask Stella.

Paul Thank you, John. You are most helpful ... Do you have any conference facilities?

Mr. Boden: Yes, we do. On the first floor. We have staff meet­ing there on Monday at 10 AM. The big wigs, I mean the Board of Directors, have their meetings there too. Look, we are just passing the office of Mr. Henry Н. Walker III, the Chairman of the Board of Directors. Oh! It's 5 to 10. Let's come back to ту room. At 10 I have а meeting with а very important customer from Taiwan. I'd like you to be present. Your subordinates Kerr and Young will also be there.

BUSINESS VOCABULARY

Boss Босс

Immediate - Непосредственный

Chairman of the Board of Председатель совета дирек­

Directors торов

Conference facilities Помещения и оборудования для проведения

конференций

Flexitime system Система организации рабочего

времени, когда работник сам решает когда приходить и ухо­дить с работы, при условии, что он отрабатывает опреде­ленное количество часов

Holiday arrangement Условия предоставления от­пуска и выходных дней

Information desk Стойка информации

Pension scheme План пенсионного обеспече­ния

Photocopying room Фотокопировальная комната

signature Подпись

Staff meeting Совещание персонала

Wing Крыло

First Day at Dynateam Innovations. Review

1. Paul Lucas is а newly-recruited

а) chief accountant

b) marketing and sales manager

с) CEO.

2. He meets John Boden

а) at the company's reception and information desk

b) in the hail

с) in the photocopying room.

3. Paul's new office is next to

a) the canteen

b) John Boden's office

c) the Accounts Department.

4. The Accounts Department is headed by

a) Stella MacNeil

b) Bill Bently

c) Henry H. Walker III.

5. Staff meetings at Dynateam Innovations are held

a) annually

b) every Monday

c) twice a week.

6. Stella will inform Paul about

a) company's pension scheme

b) parking regularities

c) Henry H. Walker iii office hours.

7. Paul's immediate boss is

a) Mr. Kerr

b) Mr. Young

c) Mr. Bodes

8. Mr. Bodes is having a meeting with a very important customer from

а) Taiwan

b) Hong-Kong

c) Honolulu.

9. When John Bodes said "big wigs", he meant

a) Paul's subordinates

b) the staff of the Personnel Department

c) the Board of Directors.

Your own business.

Which department do you work in?

What is your position in the company?

Do you work at the saint-Petersburg head office or are you from a sales office in another city?

What are your responsibilities in the company?

How long do staff meetings last in your company?

• Draw an arganogram of your company and make a short presentation using this organograrn.

BUSINESS ETIQUETTE

Так, у Вас сегодня первый рабочий день. Вам предстоит познакомиться с новыми сотрудниками, войти в курс дела, возможно, принять участие в собрании рабочей группы или даже в общем собрании коллектива. Существует ряд обще­принятых правит этикета, определяющих поведение в общественных местах, в том числе на работе.

Руководитель фирмы, отдела, рабочей группы обычно пред­ставляет нового сотрудника коллективу. Он же вводит новичка в курс дела. Старые сотрудники также не остаются в стороне и ведут себя так, чтобы период адаптации нового сотрудника прошел максимально безболезненно. При этом не стоит сразу же посвящать нового сотрудника во взаимные обиды и слож­ные, конфликтные отношения между некоторыми коллегами.

Сложившиеся в коллективе традиции, а также то, насколько дружны между собой члены коллектива, определят форму обращения друг к другу среди членов этого коллектива. Тра­диции также определят масштаб и форму проведения совмес­тных праздников и дней рождений.

Входя в офис или любое другое помещение, в котором находятся его подчиненные, руководитель фирмы, учреждения, отдела, здоровается первым. Сотрудники отвечают на привет­ствие руководителя, но вставать при этом не нужно. Руково­дитель, находящийся в своем кабинете, не встает, если в кабинет заходит сотрудник или сотрудница и подходит к его столу. Если предстоит долгий разговор, то руководитель до­лжен предложить подчиненному сесть. Когда руководитель беседует с подчиненным, ему не следует:

• просматривать документы, которые не имеют отношения к обседаемому делу

• постоянно отвлекаться на телефонные разговоры

• постоянно вставать и садиться, расхаживать по кабинету

Окончание беседы, особенно если она принимает нежела­тельный оборот, руководитель может обозначить, поднявшись со стула.

Следует помнить, что все формы вежливости не должны отвлекать сотрудника от работы, от выполнения его прямых служебных обязанностей.

BUSINESS DOCUMENTS

Minutes

Minutes - протокол

Minutes - Summary of what is said and decided at a meeting

Minutes are taken at staff meetings and meetings of the Board of Directors. The layout of the minutes in English-speaking countries is similar to the layout of the minutes in Russia. The compulsory elements of any minutes are:

Present Присутствовали

.

Apologies Отсутствовали

AOB (Any other business) Прочее

Topics discussed Предмет обсуждения

Date of the next meeting Предлагаемая дата проведения следующего собрания

Here your have the minutes of one of the staff meetings at Dynateam Innovations.

Minutes Present: Mr. Bill Bently (Chairman), Mr. John Boden, mr. Paul Lucas, Mrs. Stella MacNeil, Ms. Patricia Scott (secretary). Apologies: None AOB: No business remained from the last meeting. In-company training After some discussion, it was agreed to develop a four-week training program for newly recruited employees. The program should encompass the following fields: Aggressive marketing strategies Brand loyalty development Eastern European tax regulations The program should get started no later than October 1, 20­ Mrs. Stella MacNeil will be responsible for the implemen­tation of the program. Proposer: Mr. Bill Bently Carried unanimously. Date of next meeting: The next meeting will be held on September 30, 20-.

Enlarge your business vocabulary

Carried unanimously Принято единогласно

Compulsory Обязательный

Layout Планировка, композиция

Proposer Человек, внесший предложе­ние

Secretary Секретарь

Тах regulations Налоговое законодательство