7.2. Организация и проведение совещаний в зале заседаний Исполнительного комитета

7.2.1. По мере необходимости Руководитель Исполнительного комитета, его первые заместители, заместители, руководитель Аппарата Исполнительного комитета, руководители структурных подразделений Исполнительного комитета проводят совещания, для которых используется зал заседаний Исполнительного комитета (далее – совещания).

7.2.2. Руководитель Исполнительного комитета, его первые заместители, заместители, руководитель Аппарата Исполнительного комитета, руководители структурных подразделений Исполнительного комитета определяют сотрудников, ответственных за организацию совещания, состав участников, дату и время проведения, а также перечень вопросов, выносимых на рассмотрение.

7.2.3. Советники Руководителя Исполнительного комитета, помощники первых заместителей, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета информируют управление делами в письменной форме о дате, времени, количестве участников совещания не позднее чем за три дня до его проведения.

Управление делами составляет и корректирует график совещаний по мере поступления соответствующей информации.

7.2.4. В случае совпадения даты и времени двух и более совещаний, проводимых первыми заместителями, заместителями Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, приоритет участия руководителей структурных подразделений в том или ином определяется одним из вышеуказанных должностных лиц, курирующим направление деятельности по вопросу, рассматриваемому на проводимом им совещании.

7.2.5. В случае внепланового совещания дата и время его проведения дополнительно согласовываются с руководителем Аппарата Исполнительного комитета. В случае его отсутствия возможность использования зала заседаний Исполнительного комитета сотрудник, ответственный за проведение совещания, согласовывает с управлением делами и лишь после этого информирует его участников.

7.2.6. Готовность зала заседаний Исполнительного комитета к проведению в нем совещания (чистота, исправность и сохранность оборудования, освещенность, кондиционирование, вентиляция, отопление и т.п.), организацию работы его оператора (сотрудника управления делами) обеспечивает управление делами.

7.2.7. По мере необходимости управлением делами производятся аудио-видеозаписи совещаний, которые передаются помощнику первого заместителя, заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета либо сотруднику структурного подразделения Исполнительного комитета, ответственному за организацию совещания.

Ответственность за качество аудиовидеозаписи совещаний несет управление делами.

7.2.8. Сотрудники, ответственные за организацию совещания, обязаны:

7.2.8.1. представить в управление делами информацию о проведении совещания в соответствии с вышеизложенными требованиями;

7.2.8.2. за один день до проведения совещания:

- подтвердить информацию о проведении совещания и представить в управление делами список его участников;

- представить сотруднику отдельной роты охраны зданий Исполнительного комитета Управления внутренних дел по городу Казани (дежурному сотруднику милиции) список участников совещания;

- представить демонстрационные материалы, сопровождающие выступление (в том числе видеоматериалы на DVD-дисках, VHS-кассетах, аудиозаписи на кассетах или компакт-дисках, схемы, чертежи в программе Power Point на электронном носителе), оператору зала заседаний (сотруднику управления делами), проверить совместно с ним их качество;

- при наличии потребности в переводчике предупредить управление делами о необходимости обеспечить для него рабочее место;

- обеспечить информирование участников совещания о повестке, дате, времени его проведения;

7.2.8.3. обеспечить регистрацию участников совещания не позднее чем за 30 минут до его начала;

7.2.8.4. сообщить об окончании совещания в управление делами.

7.2.9. Составление протокола (стенограммы) совещания, направление принятых на совещании решений исполнителям осуществляют помощники первых заместителей, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета, ответственные сотрудники структурных подразделений Исполнительного комитета.

7.2.10. Протоколы совещаний оформляются на том государственном языке Республики Татарстан, на котором проводилось совещание, в соответствии с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани, утвержденной распоряжением руководителя Аппарата Исполнительного комитета от 24.11.2009 №1940р (далее – Типовая инструкция по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете).

В пунктах протокола содержатся принятые на совещании решения, указываются их ответственные исполнители и сроки исполнения. Протокол подписывается секретарем, утверждается председателем совещания и доводится до всех ответственных исполнителей.

Протокол совещания представляется помощникам первых заместителей, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета для постановки на контроль и контроля исполнения содержащихся в нем решений на бумажном и электронном носителях. Необходимость продления сроков исполнения решений, содержащихся в протоколе, снятия с контроля исполнения решения, содержащегося в определенном пункте протокола, или исполнения всех решений, содержащихся в протоколе, определяет председатель совещания.

Оригиналы протоколов совещаний, проведенных первыми заместителями, заместителями Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, руководителями структурных подразделений Исполнительного комитета, находятся у помощников вышеуказанных должностных лиц либо в структурных подразделениях Исполнительного комитета.