12.3. Работа с документами в структурных подразделениях Исполнительного комитета

12.3.1. Делопроизводство в структурных подразделениях Исполнительного комитета ведется службами, сотрудниками, выполняющими соответствующие функции.

12.3.2. Входящая корреспонденция, поступившая в структурное подразделение Исполнительного комитета, регистрируется в системе электронного документооборота и подлежит рассмотрению в сроки, определенные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

12.3.3. Письма-ответы размещаются и регистрируются в базе данных «Поручения», инициативные письма - в базе данных «Согласование» в системе электронного документооборота.

Письмо-ответ на бланке структурного подразделения Исполнительного комитета или на бланке руководителя структурного подразделения Исполнительного комитета (администраций районов города Казани) направляется автору, его заверенная копия и лист согласования или второй экземпляр с оригиналом подписи подшиваются в номенклатурное дело.

12.3.4. Информация о проделанной работе с документами, размещенная в базе данных «Поручения», служебные письма, размещенные в базе данных «Согласование» (внутренняя переписка), направляются в системе электронного документооборота адресату (адресатам) и хранятся в структурном подразделении Исполнительного комитета в электронном виде. При необходимости документ и лист согласования к нему распечатываются, документ заверяется штампом «Копия верна», печатью структурного подразделения Исполнительного комитета.

Письма, адресованные Мэру города Казани, Руководителю Исполнительного комитета, размещенные в базе данных «Служебные письма» в системе электронного документооборота, направляются непосредственно адресату.

12.3.5. Входящие, исходящие документы архивируются и хранятся в структурных подразделениях Исполнительного комитета в электронном виде и на бумажном носителе в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел.

12.3.6. Входящие, исходящие документы подлежат хранению в соответствующей базе данных в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

12.4. Перевод документов на государственные языки Республики Татарстан

12.4.1. Делопроизводство в Исполнительном комитете ведется на двух государственных языках Республики Татарстан. Перевод проектов исходящих писем, подписываемых Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета, первыми заместителями, заместителями Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, руководителями структурных подразделений Аппарата Исполнительного комитета, осуществляют специалисты-переводчики общего отдела управления делопроизводства.

Перевод проектов исходящих писем, подписываемых руководителями структурных подразделений Исполнительного комитета, осуществляется непосредственно в данных подразделениях. В отдельных случаях переведенные в структурных подразделениях Исполнительного комитета тексты передаются на проверку специалистам-переводчикам общего отдела управления делопроизводства на фирменном бланке перед представлением на подпись руководителю.

12.4.2. Проекты исходящих писем направляются специалистам-переводчикам общего отдела управления делопроизводства в системе электронного документооборота после прохождения процедуры согласования (до распечатывания на фирменном бланке). Для этого в качестве рецензентов в системе электронного документооборота делается соответствующий выбор («Переводчики»).

Срок перевода текста составляет не более трех дней. Специалисты-переводчики общего отдела управления делопроизводства вносят в системе электронного документооборота рецензию «Не согласен» (с целью согласования исполнителем переведенного варианта с руководителем структурного подразделения Исполнительного комитета) и прикрепляют окончательный электронный вариант перевода к документу.

Для работы с переведенным вариантом письма исполнитель в системе электронного документооборота в листе согласования открывает рецензию специалистов-переводчиков общего отдела управления делопроизводства и переходит в закладку «Для документов и ссылок».

12.4.3. Специалистами-переводчиками общего отдела управления делопроизводства осуществляется также перевод:

- всех входящих документов на татарском языке, поступивших в отдел писем и приема граждан и отдел документооборота управления делопроизводства;

- уведомлений по обращениям на татарском языке, поступившим на имя Мэра города Казани;

- текстов адресов, благодарностей, почетных грамот, удостоверений, поздравительных открыток и приглашений, подписываемых Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, а также вывесок, информации, размещаемой на баннерах в городе Казани, и т.д.;

- проектов решений сессий Казанской городской Думы, законопроектов, которые готовятся на двух государственных языках Республики Татарстан, текстов выступлений Мэра города Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата Исполнительного комитета.

12.4.4. При поступлении документов на иностранном языке их перевод осуществляется комитетом внешних связей и туризма.