3.6. Особенности дипломного проекта

Дипломный проект выполняется на материале конкретной организации и предполагает разработку способов рационализации делопроизводства в определенном структурном подразделении. Темы дипломных проектов могут выглядеть следующим образом: «Оптимизация работы с документами в отделе кадров Клетского ДРСУ», «Совершенствование работы с документами в службе делопроизводства ЗАО «Интеко».

Можно выделить основные этапы проектирования:

1) Проведение предварительного исследования, то есть сбор исходных данных для проектирования.

2) Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования.

3) Составление задания на проектирование.

4) Разработка проекта рационализации делопроизводства.

5) Внедрение.

Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо изучить состояние объекта исследования на сегодняшний день.

Рассмотрению подлежат следующие моменты:

• функции, задачи и структура учреждения;

• структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты;

• организационно-нормативные материала по делопроизводству;

• характер загруженности персонала;

• организация секретарского обслуживания;

• документы учреждения (оформление и содержание);

• состав и структура документопотоков;

• организация работы с документами;

• технология прохождения документов;

• организация изготовления и размножения документов;

• система доставки документов;

• особенности текущего хранения документов;

• архив учреждения;

• уровень автоматизации и механизации делопроизводства;

• организация и оборудование рабочих мест делопроизводственного персонала.

На первом этапе, этапе предварительного исследования, используются следующие научные методы исследования: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, интервьюирование, систематизация и классификация, сравнение, графический метод.

Изучение документов – один из основных методов, с помощью которого начинается обследование. Сначала рассматриваются законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Чтобы получить полное представление об объекте исследования, необходимо проанализировать законодательные акты, приказы, положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также штатное расписание. Если организация создана давно и имеет свою историю, надо посмотреть в архиве материалы о фондообразователе, где отражаются история организации с момента ее создания, все структурные изменения и т.д. Штатное расписание позволяет представить размеры организации, документные потоки и их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции специалистов ДОУ, положение об экспертной комиссии, методические рекомендации по составлению, оформлению и изготовлению документов, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций, нормы выработки на различные операции. Эти документы позволяют получить общее представление о структуре и задачах делопроизводственной службы, уровне организации ДОУ. Общая численность сотрудников учреждения и процент делопроизводственного персонала выясняются по штатному расписанию.

На втором этапе, когда проводится анализ системы делопроизводства, собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, студент-дипломник изучает учетные формы, списки постоянных корреспондентов, классификаторы структурных подразделений и исполнителей с индексами, графики и маршруты движения документов и др.

Изучение порядка регистрации и контроля исполнения документов требует ознакомления с регистрационными формами, перечнем документов, не подлежащих и подлежащих контролю, сводками исполнения документов в срок.

В копировально-множительном центре собираются данные из журнала учета копировально-множительных работ и выдачи готовой продукции.

Студент знакомится с материалами, характеризующими организацию текущего хранения документов. Если есть номенклатура дел, ее необходимо проанализировать, а также анализируются описи дел постоянного хранения, акты об уничтожении документов.

Изучая уровень автоматизации и механизации делопроизводственного процесса, оборудование и организацию рабочих мест, дипломники обращают внимание на спецификацию оборудования, средств автоматизации и оргтехники. Обследование поэтажного плана, размеров площадей используется впоследствии при проектировании размещения и организации рабочих мест.

Наиболее трудоемкой и кропотливой частью анализа является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне и создаваемых в нем. Полученные сведения о корреспондентах и основных вопросах переписки необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота. Унификация и трафаретизация требуют просмотра большого массива материалов. Вся совокупность документов или какая-то их часть анализируется для рационализации технологического процесса их обработки или для решения вопросов унификации и трафаретизации документов по форме и содержанию.

Метод наблюдения заключается в непосредственном присутствии в учреждении и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда. Этот метод используется для выявления характера загруженности различных категорий сотрудников, секретарского обслуживания, работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояния архива.

Технологию движения и обработки типичных видов документов лучше всего изучать с помощью фиксации наблюдений в технологических цепочках. Технологическая цепочка – это результат фиксирования совокупности операций, отражающий последовательность работы с документами. В технологической цепочке указываются все исполнители операций, их должности, наименование структурных подразделений. С ее помощью происходит сбор и систематизация исходных данных о документе:

• состав и очередность операций;

• вид обработки документа;

• состав исполнителей и распределение работы между ними;

• длительность каждой операции и паузы между ними;

• длительность маршрутов исполнителей и документов.

На основе данных технологических цепочек впоследствии составляются различные оперограммы, которые станут основой автоматизированной системы организации движения документов, то есть документооборота.

Для определения загруженности персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, используется метод фотографии рабочего дня. Результаты данного метода исследования необходимы при проектировании структуры и штатов делопроизводственного отдела и служат доказательной частью. Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества обработанных единиц и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства. Это позволит предложить рекомендации по автоматизации управленческого труда, штатной численности сотрудников отдела, перераспределению обязанностей между ними. Результаты фотографии рабочего дня являются основой при составлении таких документов, как положение о службе ДОУ, должностные инструкции отдельных категорий сотрудников.

Интервьюирование уточняет и дополняет данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними. Этот метод позволяет выяснить распределение обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы, вид работ, выполняемых ими. Опрос помогает выяснить мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе.

Сбор исходных данных показывает картину организации делопроизводства на предприятии.

Полученный материал анализируется, результаты обобщаются и формулируются выводы, которые послужат основой для рекомендаций рациональной организации делопроизводства.

Обработка результатов обследования требует систематизации собранного материала, сравнения с помощью графиков, схем, таблиц, диаграмм, текстового описания. Систематизация материалов означает приведение их в определенный порядок путем классификации собранных данных. Классификация представляет собой распределение данных по родственным группам. Основания для классификации могут быть самые разные в зависимости от поставленных задач.

Метод сравнения (сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия между ними) позволяет выявить соответствие организации делопроизводства данного предприятия с требованиями законодательных и нормативно-методических документов или с образцовым делопроизводством.

Графический метод представляет собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, чертежей, то есть в наиболее наглядной форме. Графический метод часто используется вместе со статистическим методом, результаты которого оформляются в форме таблиц и графиков.

Детальный анализ делопроизводственной службы предполагает анализ собранных нормативных документов по делопроизводству. Все это оформляется в виде структурной схемы подразделения, занимающегося ДОУ. Такая схема наглядно представляет службу делопроизводства на сегодняшний день, что в ней сосредоточено и насколько централизовано выполнение делопроизводственных операций, какие службы, относящиеся к ДОУ, находятся в подчинении других структурных подразделений.

Всестороннему количественному и качественному анализу подвергается документооборот учреждения. Здесь выясняется общее количество входящих, внутренних и исходящих документов путем суммирования данных, полученных из регистрационных форм или прямым подсчетом всех документов. Эти данные представляются в виде таблиц, сопоставительных графиков входящей и исходящей корреспонденции за один – два года. Графики позволяют судить о стабильности объема документооборота или о его существенных колебаниях за определенный период. Они выявляют постоянную закономерность, которую можно затем учитывать при прогнозировании объема документооборота и информационных потоков на будущее, а также при проектировании рациональных систем делопроизводства. Кроме количественного, проводится анализ структуры входящей и исходящей корреспонденции, что также удобнее представить в виде таблиц или диаграмм. Помимо деления всей совокупности документов учреждения на входящие, исходящие и внутренние, возможно деление их на регистрируемые и нерегистрируемые и специальное выделение массива контролируемых документов, что также дается в процентном соотношении. Необходимо выявить, есть ли перечень документов, не подлежащих регистрации. Если данного перечня нет, то его нужно составить.

Значительное место в дипломном проекте занимает изучение технологии движения и обработки документов, от которых во многом зависит оперативность решения вопросов. Необходимые сведения могут быть получены путем наблюдения, технологических цепочек движения документов, фотографии рабочего дня. Эти данные лучше всего анализировать путем составления оперограмм движения конкретных видов документов. На оперограммах показываются все операции по обработке и движению документов, структурные подразделения и работники, занятые их исполнением. При этом видны повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки.

Отдельно анализируются маршруты доставки документов курьерами внутренней и внешней связи. Как правило, эти маршруты представляются в виде графиков, на которых отражается последовательность захода курьера в структурные подразделения. В дальнейшем эти графики будут использованы при проектировании маршрутов движения документов и внедрения систем электронного документооборота.

При анализе системы регистрации документов изучаются регистрационные формы, места регистрации документов, лица, выполняющие эту работу, используемое программное обеспечение, годовое количество регистрируемой корреспонденции, технология проведения этой операции и время, затрачиваемое на ее проведение. Все это дается в виде текстового описания.

Аналогично анализируется контроль за исполнением документов. На основе собранных данных студент-дипломник должен ответить на вопросы: каков массив контролируемых документов по объему и качеству, кто проводит контроль (его технология), имеет ли место предупредительный контроль, осуществляется ли контроль по существу? Служба делопроизводства всегда должна знать, где в данный момент находится документ и на какой он стадии исполнения.

При анализе текущего хранения документов основное внимание уделяется номенклатуре дел, правильности ее составления, единой систематизации дел, времени утверждения в архивных органах, соблюдению требований номенклатуры при формировании дел, охвату номенклатурой всей документации учреждения. Анализ дел проводится выборочно, при этом обращается внимание на дела постоянного и длительного сроков хранения. Выясняется соответствие заголовка заведенного дела содержанию дела, последовательность расположения документов внутри дела, правильность и полнота оформления обложки. Важны сведения о том, кто формирует документы в дела (секретари или исполнители), где и как хранятся дела (централизованно или в столах у исполнителей). Эти данные можно представить в форме таблицы.

Анализ организации архива учреждения должен прежде всего дать количественные данные об объеме хранимой в архиве документации. Это позволит определить необходимую площадь помещения архива, штаты, их соответствие нормам. Обследованию подвергается ежегодный график приема дел в архив структурными подразделениями, полнота приема дел, правильность оформления сдачи дел в архив (описи и акты).

Оборудование рабочих мест и наличие средств оргтехники может проектироваться как самостоятельный раздел или как часть каждого раздела. Оборудование каждого помещения делается графически с указанием мебели и средств оргтехники. Кроме того, составляется отдельно таблица наличия средств автоматизации и оргтехники в учреждении с указанием сроков ее эксплуатации и фактического использования. Эти данные позволяют сделать вывод о степени оснащенности организации компьютерами, оборудованием и средствами оргтехники.

Весь собранный нормативный материал подвергается анализу с точки зрения его полноты и степени соответствия новейшим нормативным требованиям и другим инструктивным документам.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сравниваются с данными по фактическому выполнению работ, собранными путем опроса и фотографии рабочего дня.

Анализ результатов обследования позволяет выявить недостатки, сделать выводы о состоянии существующей организации делопроизводства. При этом недостатки и выводы можно расположить в таблице, первая часть которой содержит недостатки, вторая – выводы, третья – предложения.

В организации делопроизводства чаще всего встречаются такие недостатки, как отсутствие структурного подразделения, которое занимается ДОУ, или же его несоответствие современным требованиям. Иногда делопроизводственная служба объединена с другими подразделениями или ее состав недостаточен, между работниками отдела нет рационального распределения обязанностей. В организации часто отсутствуют организационные документы (Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции). Если эти документы есть, то они обычно не соответствуют требованиям сегодняшнего дня. Кроме того, отсутствует или является устаревшей инструкция по делопроизводству данной организации.

На основе анализа и выводов составляется техническое задание, представляющее собой основной перечень вопросов, по которым будет проводиться проектирование рациональной организации делопроизводства в учреждении.

В своем проекте дипломник должен представить в соответствии с выявленными недостатками предложения по рационализации делопроизводства, например, следующие:

1. Необходимо выделить в организации самостоятельное структурное подразделение.

2. Высчитать его состав по формуле, приведенной в нормативах времени по ДОУ (Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995).

3. Составить положение о службе делопроизводства (дать новую редакцию в приложении к дипломному проекту).

4. Четко распределить обязанности между работниками службы ДОУ, которые закрепляются должностной инструкцией.

5. Предложить рационально оборудовать рабочее место каждого сотрудника (если есть компьютеры, то объединить их в сеть).

При анализе документирования деятельности организации чаще всего встречаются ошибки в оформлении бланка организации. Студент-дипломник предлагает проекты новых бланков (общего, бланк для письма или конкретного вида документа – в тексте дипломного проекта или в приложении), кроме того, выявляет типичные ошибки при оформлении документа (отсутствие заголовка, неправильное написание адреса или оформление подписи, должности, инициалы после фамилии).

При повторяющихся ситуациях разрабатывается проект нескольких трафаретных текстов. Если дипломный проект посвящен только документной деятельности организации, надо составить табель форм документов, создаваемых в организации или в одном структурном подразделении, где в табличной форме указывается вид документа (его форма), составитель документа, с кем документ согласовывается, кто подписывает, кто утверждает (если надо), кому (куда) документ передается, где хранится, периодичность его составления. Полностью описывается технология работы с документом. Важно прописать порядок составления и оформления лишь отдельных, наиболее часто создаваемых документов, например договоров.

При первичной обработке документов обычно наблюдаются следующие недостатки:

1) отсутствие полного учета объема документооборота, когда не учитываются все нерегистрируемые документы, поэтому документооборот всегда занижен (необходимо использовать электрический штемпелеватель, который учитывает количество полученных документов с 1 января по 31 декабря);

2) отсутствие перечня документов, не подлежащих регистрации (в тексте дипломного проекта предлагается такой перечень);

3) децентрализация получения факсов;

4) журнальная система регистрации документов (предложить переход на автоматизированную систему регистрации и создать несколько баз данных, которые используются при регистрации документов: адресная книга, в которую вносятся все корреспонденты, полный почтовый адрес организации, Ф.И.О. руководства, записываются телефоны руководителей). Для автоматизированной регистрации документов в память машины вводится номенклатура дел организации, из которой в регистрационную карточку будет вставлен номер дела, где подшит исполненный документ.

При рационализации контроля исполнения документов необходимо поручить его определенному работнику и составить должностную инструкцию, а также перечень документов, подлежащих обязательному контролю с указанием сроков их исполнения, описать технологию ведения срокового контроля.

Студент-дипломник предлагает аналитические справки по сроковому контролю:

а) по исполнителям,

б) по отделам в целом,

в) общее количество просроченных документов, из них по уважительной причине.

Если объединить программу «Сроковый контроль» с программой «Премия», то автоматически будет уменьшена премия при неисполнении документа в срок.

Справочная работа обычно вообще не существует в организации, поэтому эту функцию необходимо передать службе делопроизводства. При этом предлагается соответствующая технология, например:

а) составить ручные картотеки по вопросам деятельности, по корреспондентам, по товарам и т.д.;

б) создать кодификационную картотеку, в которой стоят законодательно-правовые, организационные и распорядительные документы организации, расположенные по вопросам деятельности;

в) совместить справочную работу с автоматизированной системой регистрации (машина должна дать справку по конкретному документу, по всем документам на определенный день, по всем документам по одному вопросу, по всем документам одной организации, по документам за определенный период и т.д.).

Недостатки в текущем хранении документов нередко связаны с плохо составленной номенклатурой дел. В дипломном проекте предлагается методика составления номенклатуры дел, ее заполненная форма. Кроме того, дается образец грамотно оформленной обложки дела и определяется порядок размещения документов внутри дела. Необходимо в каждом отделе назначить работника, отвечающего за формирование и хранение дел в структурном подразделении, и записать эту обязанность в его должностную инструкцию. Если дела не обрабатывались для сдачи в архив, описать, за какие годы это надо сделать и как. Создать форму описи дел постоянного и временного хранения. Для архива кроме положения об архиве можно предложить структурно-хронологический или хронологически-структурный порядок хранения систематизированных дел и разработать должностную инструкцию на работника архива.

Экспертиза ценности документов должна проводиться экспертной комиссией. Если ее нет, то нужно предложить ее состав (работник службы делопроизводства, из бухгалтерии, из отдела кадров, из архива; во главе комиссии один из заместителей руководителя). Дипломник составляет проект приказа о создании комиссии, разрабатывает положение об экспертной комиссии на базе примерного и дает форму акта на уничтожение документа.

Если в организацию поступают жалобы и заявления граждан, надо расписать порядок работы с ними: назначить сотрудника, отвечающего за рассмотрение жалоб; создать отдельную форму для регистрации (например, автоматизированная программа «Жалоба»), в нее вписываются сроки рассмотрения поступившего заявления, расписывается контроль за исполнением жалоб, создается справочная алфавитная картотека.

Анализируя работу кадровой службы, необходимо обратить внимание на то, что в небольших организациях не применяют обязательные общегосударственные унифицированные формы кадровых документов или применяют формы 2001 г., поэтому предлагается перейти на последние унифицированные формы. Если новая форма по своей информативности не устраивает организацию, можно в нее включить недостающую информацию, обязательно утвердить эту форму приказом руководителя.

В дипломном проекте по оптимизации работы с документами в отделе кадров наибольший объем текста занимает анализ действующих законодательно-правовых актов по работе с кадрами.

Все рекомендации должны основываться на возможности внедрения компьютерных технологий в организации, для чего предлагаются трафаретные тексты (шаблоны), наборы стандартных фраз и выражений, автоматизированная регистрация, контроль, справочная работа, переход к электронному хранению документов и созданию электронного архива.

Выводы должны включать анализ недостатков и меры их устранения, для чего необходимо составить соответствующий документ (например, методические рекомендации).

В заключении дипломного проекта подводятся общие итоги, т.е. чего можно достичь в результате внедрения внесенных предложений.