Результаты исполнения плана проекта

• Результаты деятельности. Результаты деятельности - результаты выполнения работ проекта. Информация о результатах деятельности - то, какие цели были достигнуты, а какие - нет, до какой степени удовлетворены стандарты качества, какие издержки были совершены и каких удалось избежать, и т.д. - все это собирается как часть процесса «Исполнение плана проекта» и фиксируется процессом «Отчетность о ходе выполнения проекта».

• Требования изменений. Данные требования (например, расширить или сжать замысел, пересмотреть смету или расписание и т.д.) часто определяются по ходу работ выполнения проекта.

10.3. Всеобщий контроль изменений

Данный процесс имеет дело с: (а) влиянием на факторы, создающие изменения, с целью удостовериться в полезности изменений; (б) определением того, что произошли изменения, и (в) управлением изменениями при их появлении. Всеобщий контроль изменений требует:

• Поддержания целостности основ (баз) измерения выполнения проекта - все подтвержденные изменения должны быть отражены в плане проекта, но только изменения замысла (целей) окажут влияние на эти основы.

• Подтверждения того, что изменения в замысле продукта отражены в определении замысла проекта.

• Координирование изменений в различных функциях проекта. Например, при изменении расписания изменению могут подвергнуться области стоимости, риска, качества и персонала.

Входные данные всеобщего контроля изменений

• План проекта. План проекта обеспечивает основу (базу), отклонения от которой и должны контролироваться. См. выше в процессе «Разработка плана проекта».

• Отчеты о ходе выполнения проекта. Отчеты о ходе выполнения (описанные в процессе «Отчетность о ходе выполнения проекта») представляют информацию о выполнении проекта. Эти отчеты могут также предупредить команду проекта о предметах, которые могут вызвать проблемы в будущем.

• Требования изменений. Требования могут проявляться во множестве форм - устно или письменно, прямо или косвенно, под действием внешних или внутренних причин, а также утвержденные руководством или необязательные.

Инструментарий и технологии для всеобщего контроля изменений

• Система контроля изменений. Система контроля изменений - это набор формальных документированных процедур, который определяет шаги, посредством которых могут быть изменены официальные документы проекта. Она включает бумажную работу, системы слежения и уровень утверждения, необходимый для подтверждения изменений. Во многих случаях исполняющие организации имеют систему контроля изменении, которая может быть принята для использования в проекте «как есть». Но если подходящая система отсутствует, то команде придется создать её как составную часть проекта.

Большинство подобных систем включает комиссию контроля изменений (ККИ = Change Control Board = ССВ), ответственную за принятие запросов об изменениях или соответственно за отказ. Полномочия и ответственность ККИ должны быть определены и согласованы между ключевыми участниками. В больших комплексных проектах может быть несколько комиссий с различной ответственностью. Система контроля изменений должна также включать процедуры, позволяющие управлять изменениями, которые можно утверждать без предварительной проверки, например, в результате непредвиденных (чрезвычайных) обстоятельств. В общем случае система контроля изменений позволяет «автоматически» утверждать определенные виды изменений. Такие изменения все равно должны быть зафиксированы, чтобы позже по ходу выполнения проекта они не вызвали проблем.

• Конфигурационный менеджмент. Конфигурационный менеджмент подразумевает любую документированную процедуру, используемую для применения технического и административного управления и надзора в следующих целях:

• Определение и документирование функциональных и физических характеристик объекта или системы.

• Контроль любых изменений этих характеристик.

• Запись и отчет об изменении и статусе его осуществления.

• Проверка объектов и системы для выявления соответствия требованиям.

Во многих прикладных областях конфигурационный менеджмент является подмножеством системы контроля изменений и используется, чтобы удостовериться в том, что продукт проекта создан правильно и полностью. В то же время в других областях данный термин используется для описания любой строгой системы контроля изменений.

• Измерение хода выполнения проекта. Технологии измерения хода выполнения освоенного объёма помогают понять, требуют ли отклонения от плана корректирующих действий.

• Дополнительное планирование. Проекты редко выполняются точно по плану. Грядущие изменения могут требовать новых или пересмотра старых смет, модификаций последовательности выполнения работ, анализа действий в рисковых ситуациях или иных корректировок плана проекта.

• Информационная система управления проектами (ИСУП). Информационные системы управления проектами описаны в процессе «Разработка плана проекта».