9.3. Обращение

Обращение включает получение информации (сделки и предложения) от предполагаемых продавцов для определения того, как удовлетворить нужды проекта. Большая часть фактических усилий в этом процессе тратится на предполагаемых продавцов, обычно не увеличивая стоимость проекта.

Входные данные для обращения

• Документы для обращений. Документы для обращений рассматриваются в процессе «Планирование поставок».

• Списки компетентных продавцов. Некоторые организации ведут списки или записи на предполагаемых продавцов. Эти списки обычно содержат информацию об опыте и других характеристиках предполагаемых продавцов.

Если таких списков не существует, команда проекта должна будет разрабатывать свои собственные источники. Общая информация широко доступна в библиотечных справочниках, в относящихся к проблеме местных ассоциациях, торговых каталогах и подобных источниках. Получение более детальной информация по специфическим источникам может потребовать больших усилий - личных встреч и контактов с предыдущими заказчиками выбранных продавцов.

Документы для обеспечения могут быть разосланы нескольким или всем предполагаемым продавцам.

Инструментарий и технологии для обращения

• Переговоры с участниками торгов. Переговоры с участниками торгов (также называемые переговоры с контрагентами, конференции продавцов и досделочные встречи) - это встречи с предполагаемыми продавцами с целью подготовки предложений. Они используются для проверки того, что все предполагаемые продавцы имеют ясное, общее понимание процесса обеспечения (технические требования, контрактные требования и т.д.). Ответы на вопросы могут быть включены в документы для обеспечения в качестве поправок.

• Реклама. Существующий лист потенциальных продавцов может быть расширен путем помещения рекламы в общих периодических изданиях, таких как газеты, или в специальных изданиях, таких как профессиональные журналы. Некоторые правительственные нормативные документы требуют публикации объявлений о некоторых типах элементов обеспечения; большинство же законов требуют публикации объявлений о субконтрактах при работе с правительственными контрактами.

Результаты обращения

• Предложения. Предложения - подготовленные продавцом документы, которые описывают возможности и желания продавца поставить необходимый продукт. Они составляются в соответствии с требованиями имеющих отношение к сделке документов обеспечения.

9.4. Выбор источника

Выбор источника заключается в получении заявок или предложений и в применении оценочных критериев для выбора поставщика. Этот процесс редко бывает простым:

• Цена может быть первично определена на готовые изделия, но наименьшая предложенная цена может и не быть наименьшей стоимостью, если партнер не в состоянии доставить продукт в определенное время.

• Предложения часто разбиваются по техническим (подход) и коммерческим (цена) разделам, которые оцениваются по отдельности.

• Для особо важных продуктов может потребоваться несколько источников.

Инструментарий и методы, описанные ниже, могут быть использованы поодиночке или в комбинации друг с другом. Например, система «взвешивания» может применяться для:

• Выбора одного партнера, которому будет предложено подписать стандартный контракт.

• Ранжирования всех предложений с целью определения последовательности переговоров.

Для главных элементов обеспечения этот процесс можно повторить. Короткий список компетентных партнеров выбирается с учетом первичных предложений, а затем ведется более детальная оценка, основываясь на более детальных и исчерпывающих предложениях.