36. Организация кадрового документооборота: понятие, номенклатура дел, стадии (создание или получение, регистрация, проверка, исполнение, контроль исполнения, передача в архив).

Делопроизводство- деятельность по разработке и оформлению документов, организации их движения и учету (документооборот), хранению документов (архивное дело).Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки на хранение.

Стадии:

Получение (создание): полученные документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые(документы, присланные для информации). На регистр документы проставляют регистр штамп - на 1- й странице в нижнем правом углу ставят отметку, входящий номер и дату. Затем часть документов, если указан конкретный адресат передается по назначению.

Регистрация:это запись учетных данных о документе, фиксирующая факт его содержания, отправки или получения. Цель регистрации - учет, контроль, поиск и придание документу юридической силы. Форма: журнальная, электронная, карточная.

Проверка (обработка):обработка поступивших документов (курьер, почта), проверка правильности его адресования, количества листов, приложений. Если есть нарушение, то составляется акт.

Исполнение:1.прочтение резолюции руководителя; 2.определение порядка исполнения документа; 3. осуществление сбора информации по данному вопросу; 4.составление проекта ответа; 5. проведение предварительного согласования проекта; 6.перепечатывание проекта документа на бланк; 7.письменное согласование проекта; 8.подписание; 9.проставление даты и регистрационного (исходящего) номера; 10.внесение секретарем записи в регистрационную форму; 11. осуществление отметки об исполнении на основном документе, подшивка ответа; 12.оформление копии документа и ее подшивка с основным документом (1-ый экземпляр - адресату).

Контроль исполнения:ведет руководитель.Цель:своевременное обеспечение исполнения документов.Задачи:проверка сроков, регулирование хода исполнения, учет и анализ исполнения документов.Виды:текущий, предупредительный (за 3-5 дней), итоговый).Сроки исполнения:индивидуальные (до 10 дней), типовые.Этапы:- постановка на контроль, - проверка своевременности; - предварительная проверка хода исполнения, - снятие документа с контроля, - направление документа в дело, - учет и анализ исполнения, - информирование руководства.

Передача в архив:оформление дел в зависимости от сроков хранения проводится: частичное оформление дел до 10 лет включительно; полное оформление свыше 10 лет; оперативное хранение - с момента заведения и до передачи в архив предприятия, дела хранятся по месту их формирования, располагают в шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохранность. Архив – организация или ее структурное подразделение, которое осуществляет прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Номенклатура дел- систематизированный перечень дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформленные в установленном порядке.

Дело– документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности.

Виды НД:типовые, примерные, конкретные.

НД предназначена для:

1)классификации документов

2)порядка формирования дел в делопроизводстве

3)учета дел

4)группировки исполненных документов в дела.

5)систематизации дел

6)индексации дел

7)определения сроков хранения на основании экспертизы ценности документов.

Формирование дел- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Составление описей дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и дела по личному составу.

Дело не должно содержать более 250 листов (толщина не более 4 см).