5. Забезпечення ефективності комунікацій

У спрощеній формі комунікації відбуваються за такою схемою: ХТОСЬ здійснює ЩОСЬ у напрямі КОГОСЬ із ПЕВНИМ ЕФЕКТОМ. Ефективність будь-яких комунікацій залежить від кількох елементів, зокрема:

• того, хто спілкується, або від джерела;

• суті повідомлення, або повідомлення;

• того, хто отримує, або аудиторії;

• як передається повідомлення, або каналів і засобів комунікацій.

Джерело. Арістотель вказував, що для успішного спілкування людина повинна володіти здоровим глуздом, справжнім бажанням та істинними моральними якостями. Протягом тривалого часу більшість досліджень у даній сфері була сконцентрована на елементах правди­вості, достовірності інформації. Згодом дослідники дійшли висновку, що ефективність того. хто спілкується, залежить від:

• правдивості (достовірності);

• динамізму;

• соціалізації:

• авторитарних рис;

• надійності;

• особистої привабливості.

Окремі дослідження свідчать про залежність ефективності ко­мунікацій від соціального статусу, віку відправника інформації, зов­нішнього вигляду, манери спілкування тощо.

Повідомлення. При виборі шляхів ефективних комунікацій відправник інформації стикається з рядом проблем:

• порядком викладу аргументів

• першочерговістю

• однобічністю чи двобічністю

• спрощеним чи ускладненим викладом висновків

• особистими якостями

Аудиторія. Ефективність спілкування суттєво залежить від ау­диторії. До чинників ефективності належать:

• рівень підготовленості, здатність зрозуміти повідомлення;

• якості особистості (передусім самоповага, догматизм, авторитаризм);

• загальномотиваційні риси (побоювання і ускладнення тощо).

Канали комунікацій. Ефективність будь-якого спілкування за­лежить від того, як воно здійснюється, через який канал. Канадський вчений Маршал МакЛюен вказував, що "засіб є повідомлення". Най­частіше дослідники зосереджують увагу на мові, яка є вищою формою спілкування. Вербальний (словесний) компонент будь-якого людсько­го повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести того, хто надсилає повідомлення, і того, хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі:

1. Розуміння потреб і настроїв підлеглих.

2. Вдосконалення персональних стосунків.

3. Використання зрозумілої мови та повторів.

4. Правильний вибір засобів комунікацій.

5. Забезпечення довіри у підлеглих.

6. Розвиток вміння слухати.

7. Забезпечення активності слухача.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом ре­алізації таких кроків:

1. Об'єктивна оцінка трудомісткості кожної управлінської функції.

2. Вдосконалення інформаційних потоків і діловодства.

3. Перегляд організаційної структури управління організацією.

4. Застосування сучасних інформаційних технологій.

6. Методи поширення інформації про діяльність організації

Ефективна діяльність будь-якої організації вимагає поширення інформації про її функціонування та досягнення. Менеджери, які прагнуть ефективно здійснювати цей комунікаційний процес, повинні відповідно спланувати йо­го, тобто розробити план комунікацій. Для цього необхідно взяти до уваги наступні ситуаційні чинники, що впливають на подальші дії:

1. Цілі комунікацій. Найважливішим є перший крок, коли ви­значаються цілі комунікацій, які необхідні для:

• інформування чи збору інформації;

• впливу на ставлення аудиторії до організації;

• впливу на поведінку аудиторії.

2. Аудиторія. Аналіз аудиторії включає дослідження її струк­тури та визначення профілю (профілів) аудиторії. Аналіз аудиторії ви­магає визначення:

• первинної аудиторії (людей, які приймають рішення або діють, спи­раючись на, факти, що містяться у повідомленні);

• вторинної аудиторії (людей, на яких впливають ці рішення чи дії);

• безпосередньої аудиторії (людей, які безпосередньо скеровують пе­редачу повідомлення).

3. Аналіз управлінської ситуації. Наведемо ряд чинників, які повинні бути у центрі уваги:

• стиль лідерства (наприклад, в установі, де діє автократичний стиль керівництва і централізовано приймаються рішення, ди­ректор е первинною аудиторією незалежно від того, кому адресо­ване повідомлення і який його зміст, стиль, тон тощо);

• політична атмосфера (наприклад, у високо політизованій ситу­ації досить важливими є нюанси у словах і тон);

• організаційний клімат (наприклад, повідомлення, що надси­лається у секретний відділ, потребуватиме більше часу для то­го, щоб потрапити до адресата, і повинно бути викладене так, щоб задовольнити якомога більшу кількість тих осіб, які будуть його переглядати);

• організаційний стан (наприклад, упродовж критичної ситуації здатність організації отримувати та інтерпретувати повідомлення швидко зменшується, тому ми повинні мати підготовлений критичний план комунікацій, який передбачав би процедуру комунікацій і в умовах критичної ситуації);

• організаційна культура (наприклад, ступінь офіційності, фор­малізації організації передбачає відповідний стиль спілкування, який відрізнятиметься, скажімо, в міністерстві оборони та в міністерстві культури).

4. Відправник повідомлення. Останній ситуаційний чинник передбачає ідентифікацію особи (організації), від імені кого надси­лається повідомлення. Вона повинна проаналізувати свої характери­стики для визначення певного, підсвідоме сприйнятного засобу ко­мунікацій, домагаючись власних переваг.